Österreichischer Städtebund



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Kennzahlenvergleiche und Benchmarks für kommunale Abfallentsorgungs- und Stadtreinigungsbetriebe als Basis für betriebliche Optimierungen

Kennzahlenvergleiche und Benchmarks für kommunale Abfallentsorgungs- und Stadtreinigungsbetriebe als Basis für betriebliche Optimierungen

Entstanden aus einer Initiative des VKS – Verband Kommunale Abfallwirtschaft und Stadtreinigung e. V.

und verschiedener Mitgliedsbetriebe hat sich der so genannte „VKS-Kennzahlenvergleich“ in Deutschland zu einem wesentlichen Bestandteil des betrieblichen Controllings zur Wirtschaftlichkeitssteuerung für kommunale Abfallentsorgungs- und Stadtreinigungsbetriebe entwickelt.

 

Basis ist ein anonymisierter Vergleich von Kosten und Leistungen mit anderen Betrieben über einen Kennzahlenvergleich. Hierauf aufbauend können die Teilnehmer im Rahmen von themen- bzw. regionalspezifischen Erfahrungsgruppen (5–10 Teilnehmer) Stark- und Schwachstellen näher hinterfragen, in einem Benchmarkingprozess (direkter Vergleich „mit dem Besten“) weiter vertiefen, konkrete Optimierungspotenziale ermitteln und die Umsetzung in die Praxis beurteilen lassen1.

Zielsetzung im Kennzahlenvergleich
Zentrale Aufgabe ist es, im Rahmen des Kennzahlenvergleichs den teilnehmenden Betrieben aus der kommunalen Abfallentsorgung und Stadtreinigung ein Instrument bereitzustellen, um sich auf einer gleichen Basis mit anderen zu vergleichen, von diesen zu lernen sowie das eigene Verhalten, Organisation und Abläufe zu überprüfen, um einen wünschenswerten Leistungs- und Qualitätsstandard auf niedrigem Kostenniveau zu erbringen. Wirtschaftlichkeitssteuerung ist zudem verbunden mit der Suche nach Kostensenkungspotenzialen. Hierzu benötigen die Betriebe regelmäßig Anregungen, in welchen Leistungsbereichen Möglichkeiten der Effizienzsteigerung bestehen. Private Unternehmen orientieren sich dazu an der Preisentwicklung auf ihren Absatzmärkten. Diese Marktpreis-Informationen fehlen den kommunalen Betrieben oftmals; hier setzt der VKS-Kennzahlenvergleich gezielt an.

Erkennen von Kostensenkungspotenzialen
Der VKS-Kennzahlenvergleich ermöglicht somit einen Quasi-Wettbewerb. Interessant ist dabei insbesondere der Vergleich des Betriebes mit den Durchschnittswerten einer Gruppe vergleichbarer Betriebe im Zeitverlauf. Verändert sich im Laufe der Zeit die Position eines Betriebes in seiner Gruppe (z. B. im Vergleich zum Mittelwert) bei einzelnen Kennzahlen, so lassen sich aus der Analyse einer solchen Entwicklung Informationen ableiten, an welchen Stellen die Wirtschaftlichkeit des eigenen Betriebes verbessert werden kann, an welchen Stellen also Kostensenkungspotenziale zu vermuten sind. Hierzu dient die kontinuierliche Durchführung in regelmäßigen Zeitabständen.

Teilnahme österreichischer Städte
Erfreut zeigten sich die Initiatoren insbesondere über das Interesse aus den an die Bundesrepublik Deutschland angrenzenden Ländern. So nahmen an der dritten Durchführung des VKS-Kennzahlenvergleichs die Städte Wien, Salzburg und Klagenfurt teil.
Mit der Bearbeitung des Kennzahlenvergleichs wurden die INFA – Institut für Abfall, Abwasser und Infrastruktur-Management GmbH, Ahlen, Deutschland, das IfU – Institut für Umweltökonomie, Mainz/Münster und die uve GmbH, Berlin, beauftragt.

Methodik beim Kennzahlenvergleich
Mittels eines Datenerhebungsbogens auf Microsoft EXCEL®-Basis werden alle relevanten Leistungsbereiche der teilnehmenden Betriebe abgefragt und analysiert.
Zentrale Frage bei allen Kennzahlenvergleichen ist die Frage nach der Vergleichbarkeit der betrachteten Betriebe bzw. ihrer Leistungen. Hier gibt es wesentliche Unterschiede zwischen den Vergleichsteilnehmern, u. a. in folgenden Bereichen:

- ortsspezifische Besonderheiten (z. B. Einwohnerdichte, Abfuhrrhythmen, Reinigungshäufigkeiten, Schneefallhäufigkeit),

- Unterschiede in der Entsorgungs- und Reinigungsqualität (z. B. Art der Anlagen etc.),

- unterschiedliche Vorhaltung eigener Kapazitäten (z. B. Beauftragung von Dritten),

- verschiedene Kostenrechnungssysteme (z. B. Gemeinkosten-Umlageschlüssel).

Diese Einflussgrößen wurden u. a. durch die Bildung von Clustern (differenzierte Darstellung der Auswertung nach der Einwohnerzahl), durch die Ausweisung von separaten Strukturkennzahlen und die Differenzierung der Kennzahlen nach diesen Strukturdaten berücksichtigt. Aufgrund der speziellen Fragestellungen im Datenerhebungsbogen ist es daher weitestgehend möglich, die Daten aus den unterschiedlichen Kostenrechnungssystemen zu erheben und vergleichbar auszuwerten.
Die Differenzierung der Auswertung nach der Einwohnerzahl ist für eine Vergleichbarkeit von elementarer Bedeutung. Aufgrund dessen wurde eine Klassifizierung (im Folgenden Cluster genannt) entwickelt, die sich an der Einwohnerzahl orientiert:

- Cluster 0: alle teilnehmenden Städte/ Landkreise [Gesamtbezug]
- Cluster 1: Landkreise
- Cluster 2: Städte bis 150.000 Einwohner
- Cluster 3: Städte von 150.000 bis 350.000 Einwohner
- Cluster 4: Städte über 350.000 Einwohner

Jedem teilnehmenden Betrieb wird sowohl die Auswertung für das Cluster 0 (alle Teilnehmer) als auch das jeweilig zutreffende Größencluster zur Verfügung gestellt.
Sowohl bei der Datenerhebung als auch bei der Auswertung wird zwischen Vor- und Endleistungsbereichen unterschieden. Als Vorleistungen (Kostenstellen) sind die Leistungen definiert, die innerhalb eines Betriebes zunächst erbracht werden müssen, um andere Leistungen erst zu ermöglichen. Diese Endleistungen (Kostenträger) stehen in direktem Zusammenhang mit den Kunden der Betriebe. In Abbildung 1 wird einerseits die Differenzierung zwischen Vor- und Endleistungen und andererseits der Abfrageumfang im Kennzahlenvergleich verdeutlicht.

Kostenkennzahlen
Bei der Erarbeitung der aussagefähigen Kennzahlen liegen verschiedene Zielsetzungen zu Grunde. Einerseits sind primär die kostenrelevanten Kennzahlen von Interesse. Bei Kostenkennzahlen beziehen sich die Kosten eines bestimmten Bereiches (z. B. Restabfallabfuhr) auf wesentliche Bezugsgrößen dieses Leistungsbereiches und lassen sich somit normieren und vergleichbar darstellen (z. B. [€/Mg]; [€/(E*a)]).

Leistungskennzahlen
Neben den kostenrelevanten Kennzahlen lassen leistungsbemessende Kennzahlen wesentliche Rückschlüsse auf die Leistungsfähigkeit eines Betriebes zu. Ist beispielsweise die tägliche Sammelleistung je Fahrzeug und Tag eher unterdurchschnittlich, ist zu erwarten, dass dies Auswirkungen auf die spezifischen Kosten hat. Jedoch müssen in diesem Zusammenhang verschiedene strukturelle Rahmenbedingungen in der Bewertung berücksichtigt werden (z. B. Vollservice im Sammelgebiet etc.). Somit zeigt sich auch die Relevanz der Strukturkennzahlen, die wesentliche Informationen zu den Rahmenbedingungen bereitstellen (z. B. Abfuhrrhythmus, Abfuhrservice, Krankheitsquote etc.).

Hohe Vergleichbarkeit und absolute Anonymität
Ein wesentliches Ziel beim VKS-Kennzahlenvergleich ist die vergleichende Darstellung der Ergebnisse, so dass jeder teilnehmende Betrieb seine „eigenen Werte“ (einer Kennzahl) mit Vergleichswerten anderer Betriebe in einer Gegenüberstellung erhält. Hierfür wurde folgende Auswertungsmethodik gewählt: Neben der Definition der Kennzahl wird zunächst der jeweilige Stichprobenumfang aufgeführt. Als Vergleichswerte dienen der Median als Mittelwert sowie das mediale 50-Prozent-Intervall (Unter- und Obergrenze der mittleren 50%). Die Auswertungssystematik gewährleistet die durch den Teilnehmerkreis geforderte absolute Anonymität der einzelnen betrieblichen Kennzahlen (Abb. 2).
Bei der Interpretation der Kennzahlen ist darauf zu achten, dass Werte außerhalb des medialen 50-Prozent-Intervalls nicht angegeben werden. Diese Vorgehensweise ist erforderlich, um insbesondere mögliche Ausreißer aus der statistischen Auswertung zu eliminieren und damit aussagefähige Kennzahlen zu gewährleisten.

Kennzahlenübersicht und Ergebnisbeispiele
Der VKS-Kennzahlenvergleich deckt alle relevanten Leistungsbereiche der Abfallentsorgungs- und Stadtreinigungsbetriebe ab, so dass sich eine Vielzahl von Kennzahlen ableiten lassen, die im Rahmen dieser Veröffentlichung nicht im vollen Umfang und aufgrund der zu gewährleistenden Datenanonymität nicht in umfassender Tiefe (keine Rückschlussmöglichkeit auf einzelne Betriebe) dargestellt werden können.

Weiterverwendung der Kennzahlen
Gemäß der inhaltlichen Struktur des Kennzahlenvergleichs (siehe auch Abb. 3) werden die Kennzahlen aus den verschiedenen Leistungsbereichen in der entsprechenden Reihenfolge betrachtet. Die ausgewählten steuerungsrelevanten Kennzahlen zeigen das hohe Maß an Praxisnähe. Derzeit arbeiten mehrere der teilnehmenden Betriebe an der Umsetzung eines betriebsinternen Controllingsystems auf Basis der verwendeten Systematik und der ermittelten Kennzahlen.
Schwerpunkt bei der Untersuchung des Personalbereichs waren zum einen die Personalkosten sowie zum anderen die Krankheitstage, auf deren Darstellung aufgrund der hohen Sensibilität der Daten in dieser Veröffentlichung verzichtet wird.
Im Bereich des Fuhrparks sind insbesondere die Sammelfahrzeuge der Abfallwirtschaft von Interesse; die Gruppe der Hecklader macht hier naturgemäß den größten Teil der Fahrzeuge aus. Interessant ist bei der Gruppe der Hecklader u. a. die Betrachtung der Fahrzeugkosten pro Jahr differenziert nach Clustern.
Die Reparaturkosten werden insbesondere durch die Wirtschaftlichkeit der Werkstatt beeinflusst. Auch hier zeigen sich erhebliche Kostenunterschiede, die im Rahmen des Vergleichs weiter analysiert wurden.
Im Bereich der Entsorgungsanlagen wurden insgesamt 94 Abfallbehandlungsanlagen in die Auswertung einbezogen. Die Datenerhebung und Auswertung im Bereich der Entsorgungsanlagen ist nach Abfallmenge, Leistungsdaten, Kosten und Strukturdaten untergliedert.
Auch im Bereich der abfallwirtschaftlichen Endleistungen wird zunächst eine grobe Kennzahlenübersicht gegeben. Die nachfolgenden Ergebnisbeispiele beziehen sich exemplarisch auf die Restabfallabfuhr (Abb. 4).
Bei der Auswertung ergaben sich u. a. folgende Ergebnisse im Bereich Restabfallabfuhr: Bei der einwohnerspezifischen Restabfallmenge aus dem Holsystem in [kg/(E*a)] zeigte sich im Ergebnis deutlich der Einfluss der Einwohneranzahl. Liegen die Mengen der Cluster 1 (Landkreise) und Cluster 2 (Städte <150.000 Einwohner) auf vergleichbarem Niveau, so steigen die erfassten Mengen je Einwohner und Jahr mit zunehmender Einwohnerzahl in den Clustern 3 (Städte 150.000 bis 350.000 Einwohner) und im Großstadtcluster 4 (>350.000 Einwohner) deutlich an. In diesem Zusammenhang erkennt man eine vergleichbare Tendenz bei dem bereitgestellten Restabfallbehältervolumen [l/(E*w)]. In einer tiefergehenden Detailanalyse der Restabfallmengen (Ausweisung der Betriebe mit separater Erfassung von Bioabfall) zeigt sich, dass in den Clustern 1 und 2 der überwiegende Anteil der Betriebe eine flächendeckende Bioabfallsammlung anbietet und somit eine Reduzierung der Restabfallmengen begründbar ist.

Aussagefähige Leistungskennzahlen
Betrachtet man nunmehr den umfangreichen Bereich der Leistungskennzahlen, lassen sich insbesondere zwei Kennzahlen besonders hervorheben, die in erheblichem Maß als Indikatoren für eine optimale Einsatzplanung zu verifizieren sind und nachfolgend näher interpretiert werden sollen.
Die Kennzahl Behälterschütteinheiten pro Tag wird für die verschiedenen Abfuhrsystematiken u. a. nach diversen Strukturdaten sowie insbesondere nach der Laderanzahl differenziert. Um die Datenbasis vergleichbar darstellen zu können, ist es notwendig, eine Faktorierung der verschiedenen Behältergrößen sowie des, gegenüber dem Teilservice, aufwandsintensiveren Vollservices vorzunehmen.
In Abbildung 5 ist die Kennzahl Behälterschütteinheiten pro Tag als prozentualer Vergleich für vier verschiedene Abfuhrsystematiken in jeweils drei Betrachtungsebenen (Bezugsgrößen: je Fahrzeug, je Lader, je Produkteinheit) aufbereitet. Zum einen werden die über die Faktoren gewichteten Schütteinheiten auf die gesamte Fahrzeugbesatzung bezogen [Beh./(Fzg.*d)]. Um den Einfluss der Besatzungsstärke – und hierbei insbesondere der Laderanzahl – besser darstellen zu können, bedient man sich der Darstellung der Schütteinheiten je Lader [Beh./(LA*d)]. Hieraus wird deutlich, dass Systeme mit hohem Ladereinsatz (Besatzung 1 Fahrer : 3 Lader) gegenüber Systemen mit geringer Besatzungsstärke (Besatzung 1 Fahrer : 1 Lader) niedrigere spezifische Leistungswerte (Schütteinheiten je Lader) aufweisen. Betrachtet man zudem in einer weitergehenden Ebene die Schütteinheiten bezogen auf eine Produkt-/Systemeinheit [Beh./(PE*d)] (Definition: alle kostenerzeugenden Einheiten eines Systems mit Fahrzeug, Fahrer und Anzahl der Lader; Beispiel: Besatzung 1 : 1 besteht aus 3 PE ), sind bei den verschiedenen Abfuhrsystemen vergleichbare Leistungswerte feststellbar. Im Rahmen eines Vergleichs mit anderen Betrieben können somit die dargestellten Kennzahlen als relevante Leistungskriterien sowie als wichtige planerische Größen bei der Einsatz- und Tourenplanung herangezogen werden.
Eine weitere wichtige Leistungskennzahl stellt die abgefahrene Menge je Fahrzeug und Tag dar. Im Rahmen des Kennzahlenvergleichs erfolgt eine Differenzierung dieser Kennzahl nach verschiedenen Strukturdaten (z. B. Fahrzeugtyp, Nutzlast etc.).

Hoher Anteil Logistikkosten
Bei einer Aufschlüsselung der Kosten im Bereich Restabfall zeigt sich, dass neben dem Kostenanteil für Beseitigung die Logistik (Erfassung, Sammlung, Transport) den zweithöchsten Anteil hervorruft. Im Hinblick auf die Ermittlung von Kostensenkungspotenzialen ist hier ein wesentlicher Ansatzpunkt zu erkennen, zumal bei den Beseitigungskosten u. a. aufgrund der oftmals langfristigen Vertragssituationen keine kurzfristige Kostensenkung bei gleichbleibenden Mengen möglich ist.
Die Auflistung wesentlicher Kennzahlen für den Bereich Straßenreinigung (Auszug aus der obersten Differenzierungsebene) ist in Abbildung 6 dargestellt.
Zur Bestimmung der Leistungsstärke eines Betriebes werden Werte für den Reinigungsprozess ausgewiesen. Hierbei wird u. a. die Reinigungsleistung pro Reinigungssystem und Tag analysiert.
Die Abbildung 7 zeigt die Reinigungsleistung exemplarisch für die separaten Reinigungssysteme Großkehrmaschine (GKM) und Kleinkehrmaschine (KKM) im Zeitverlauf. Sowohl bei GKM als auch bei KKM zeigt sich hierbei, dass der Median keine wesentliche Leistungszunahme von 1997 bis 2001 aufweist. Betrachtet man jedoch den Schwankungsbereich (obere 25-Prozent-Grenze), erkennt man, dass insgesamt ein höheres Leistungsniveau bei einzelnen Betrieben zu verzeichnen ist.

Erkenntnisse und Ausblick
Der dargestellte Kennzahlenvergleich verfolgt das Ziel, den teilnehmenden Betrieben durch eine umfangreiche Auswertung die Möglichkeit zu eröffnen, sich mit anderen zu vergleichen, von diesen zu lernen sowie das eigene Verhalten, Organisation und Abläufe zu überprüfen, um einen wünschenswerten Leistungs- und Qualitätsstandard auf niedrigem Kostenniveau zu erbringen. Diese Wirtschaftlichkeitssteuerung ist zudem verbunden mit der Identifizierung von Kostensenkungspotenzialen, die bereits bei mehreren Betrieben auf Basis der umfangreichen und detaillierten Ergebnisse umgesetzt werden konnte.
Im Anschluss an einen Kennzahlenvergleich kann, in kleineren Erfahrungsgruppen mit einer Größe von maximal 10 Teilnehmern, ein hierauf aufbauendes prozessorientiertes Benchmarking (Konzentration auf einzelne Prozesse in einer kleinen Interessengruppe im Vergleich „mit dem Besten“) durch eine vertiefende Analyse wesentlicher Stärken und Schwächen aufzeigen. Bei erkennbaren Schwachstellen empfiehlt sich zudem eine zielorientierte betriebsspezifische Untersuchung der Organisations- und Leistungsstrukturen, die eine Ableitung von Optimierungsmaßnahmen und deren erfolgreiche Umsetzung anstrebt. Durch einen kontinuierlichen Kennzahlenvergleich können die nunmehr umgesetzten Verbesserungen geprüft und ausgewiesen werden.
Vor diesem Hintergrund sieht der bestehende Teilnehmerkreis in der kontinuierlichen Fortführung des Kennzahlenvergleichs ein geeignetes und praxistaugliches Controllinginstrument. Die vierte Durchführung des Kennzahlenvergleichs ist aktuell für das Frühjahr 2004 geplant. Über eine wiederum starke Beteiligung österreichischer Städte würden sich die Initiatoren sehr freuen.
Weitere Informationen hierzu stellt Ihnen die INFA – Institut für Abfall, Abwasser und Infrastruktur-Management GmbH, Ahlen/Deutschland, oder der VKS – Verband kommunale Abfallwirtschaft und Stadtreinigung e. V., Deutschland, gerne zur Verfügung.

Ansprechpartner:
INFA GmbH
Dipl.-Ing. Heinz-Josef Dornbusch
Beckumer Straße 36, D-59229 Ahlen
Tel.: +49(0)2382/964-508
Fax: +49(0)2382/964-601
E-Mail: dornbusch@infa.de

VKS
Dr. Achim Schröter
Brohler Straße 13, D-50968 Köln
Tel.: +49(0)221/37 70-390
Fax: +49(0)221/37 70-371
E-Mail: schroeter@vks-koeln.de

Fehlende Abbildungen finden Sie in der ÖGZ 3/04.

Fußnote:
1 Der Artikel basiert auf einer Präsentation, die Dipl.-Ing. Heinz-Josef Dornbusch, INFA – Institut für Abfall, Abwasser und Infrastruktur-Management GmbH, Ahlen, Deutschland während der Sitzung des Österreichischen Städtebundes vom 30. Oktober 2003 in Graz erfolgte.