Österreichischer Städtebund

Eine durchgängige elektronische Abwicklung kommunaler Aufgaben auf breiter Basis und zu vergleichsweise niedrigen Kosten für die Verwaltung soll bereits im ersten Halbjahr 2007 Realität sein, gibt man sich im Städtebund zuversichtlich. Möglich wird dies durch eine ganze Reihe akkordierter Aktionen und den Aufbau modularer E-Government-Bausteine, die im Rahmen eines großen interkommunalen Kooperationsprojekts in Zusammenarbeit mit der IT-Wirtschaft erstellt werden.

 

Dass E-Government die Zukunft der Verwaltungsführung gehört, ist unbestritten. Dennoch erfolgte die bisherige Umsetzung eher schleppend und nur punktuell. Verantwortlich dafür waren Faktoren wie hohe Kosten, unklare oder noch nicht vorhandene gesetzliche Regelungen, mangelnde Kompatibilität der verschiedenen Softwareprodukte, die in der öffentlichen Verwaltung zum Einsatz kommen, oder Unklarheit über die „richtige“ Umsetzung in der eigenen Gemeinde in Verbindung mit Bedenken, als Pionier Lehrgeld auf Kosten von Steuergeldern zu bezahlen.
Der Österreichische Städtebund hat E-Government schon zu einem sehr frühen Zeitpunkt zu einem seiner strategischen Schwerpunkte erklärt und in den letzten Jahren gleich mehrere Initiativen parallel gestartet, die nun zu einem schlüssigen Gesamtbild einer durchgängigen elektronischen Abwicklung kommunaler Aufgaben zusammenwachsen.

E-Formulare für Städte: www.amtsweg.gv.at
Die kommunale Leistungserbringung – behördliche Verfahren ebenso wie Aufgaben im Rahmen der Privatwirtschaftsverwaltung – erfolgt im Normalfall antragsbasiert. Deshalb stand am Beginn der praktischen Umsetzung von E-Government auch eine intensive Auseinandersetzung mit dem Thema „elektronische Formulare“. Im Rahmen eines interkommunalen Kooperationsprojekts sechs niederösterreichischer Städte erfolgte mit finanzieller und organisatorischer Unterstützung durch den Österreichischen Städtebund (Landesgruppe Niederösterreich) eine gemeindeübergreifende Abstimmung, Reform und elektronische Umsetzung dutzender Formulare auf Basis eines Formularservers. Die Idee war, durch enge Zusammenarbeit Aufgaben zu verteilen und damit unter wesentlich günstigeren Kosten den Bedarf an gemeinsamen, abgestimmten und doch optisch wie auch inhaltlich individuell anpassbaren elektronischen Formularen abzudecken. Bei der Auswahl des Produkts, die im Rahmen eines gemeinsamen Vergabeverfahrens erfolgte, wurde bereits Wert darauf gelegt, das Projekt für alle österreichischen Städte und Gemeinden gleichermaßen zugänglich zu machen. Der Erfolg gibt der Initiative, die dem Fachausschuss für Informationstechnologie des Städtebundes entsprungen ist, recht: Im Mai 2006 wurde das Projekt mit dem „Amtsmanager“-Preis der Wirtschaftskammer ausgezeichnet, das Interesse in den Kommunen ist ungebrochen hoch und es werden sich noch heuer weitere Städte beteiligen.
Mittels elektronischer Formulare sollte es langfristig möglich sein, einen überwiegenden Teil der für Verfahren und Leistungen benötigten Daten unmittelbar in elektronischer Form angeliefert zu bekommen und diese ohne zeitaufwendiges erneutes Erfassen in die verschiedenen Fachanwendungen übernehmen zu können.

egora – multifunktionale Module
Bei egora – der E-Government-Referenzarchitektur – handelt es sich um ein Kooperationsprojekt zwischen dem Österreichischen Städtebund und Microsoft Österreich mit dem Ziel, den Städten und Gemeinden möglichst kostengünstig E-Government-Module auf Basis von Microsoft-Technologie zur Verfügung zu stellen, die den österreichspezifischen Vorgaben und Empfehlungen entsprechen und multifunktional für die verschiedensten Anforderungen und Anwendungen einsetzbar sind.
egora besteht im Prinzip aus zwei Dimensionen – einem „Entwicklungs-Framework“ (den egora-Basisbausteinen) und fertig ausprogrammierten E-Government-Anwendungen (den egora-Modulen), die bereits auf Grundlage des Frameworks erstellt wurden. Dieser „Entwicklungsframework“ ist als eine Art „Softwarebaukasten“ zu verstehen und erlaubt es vor allem größeren Städten mit eigenen IT-Abteilungen und Programmierkompetenzen im Haus, wesentlich einfacher und rascher individuelle E-Government-Anwendungen zu erstellen. Das Prinzip von egora sieht auch eine Weitergabe solcherart erstellter Anwendungen auf „Shared Source Basis“ vor.

Magistrat Villach entwickelt elektronischen Posteingang
In der Praxis elektronischer Verfahrensabwicklung stellt sich relativ rasch das grundlegende Problem, dass Daten aus verschiedenen Quellen – in den meisten Fällen elektronische Formulare oder E-Mails – übernommen, kontrolliert und an die entsprechenden Fachanwendungen übergeben werden müssen. Im Magistrat Villach wurde genau dieses Problem unter Einsatz des egora-Frameworks rasch und in hoher Qualität umgesetzt. In der Posteingangsapplikation werden elektronische Anträge entgegengenommen, können vom Bearbeiter auf Vollständigkeit kontrolliert werden, es besteht die Möglichkeit von Nachbesserungsaufträgen und erst nach Vorliegen korrekter Daten werden diese an die entsprechende Fachanwendung – z.B. ein elektronisches Aktenbearbeitungssystem – weitergereicht.
Ganz im Sinne des egora-Gedankens hat sich der Magistrat Villach bereit erklärt, seine Posteingangsapplikation auch allen anderen egora-Partnergemeinden kostenlos zur Verfügung zu stellen und damit einen wesentlichen Beitrag zur Umsetzung von E-Government in der Kommunalverwaltung geleistet. Gleichzeitig passt dieses Modul auch sehr gut zum bereits erfolgreich laufenden E-Formulare-Projekt, schließlich bildet es den nächsten logischen Schritt in der Bearbeitungskette.

Gemeinde-ELAK und Vorgangsbearbeitung
Eine besondere Herausforderung stellt die elektronische Unterstützung der Aktenverwaltung sowie der Bearbeitung von Routinetätigkeiten wie dem Einholen von Nachweisen, von Gutachten oder dem Versenden von Verständigungen, Bescheiden, Informationsschreiben etc. dar. Die Anforderung war, auf Grundlage des egora-Entwicklungsframeworks ein Aktenverwaltungs- und Vorgangsbearbeitungssystem zu erstellen, das auf den spezifischen Bedarf der Städte und Gemeinden maßgeschneidert ist, möglichst einfach, intuitiv und rasch anwendbar ist und dennoch individuellen Anpassungsspielraum lässt – und natürlich im Sinne der egora-Ideologie den Partnergemeinden möglichst kostengünstig zur Verfügung steht. Herausgekommen ist dabei eine innovative Softwarelösung, die nicht nur allen E-Government-Vorgaben (wie beispielsweise der Abgrenzung von Verfahrensbereichen) entspricht, sondern bereits auch E-Government-Funktionen wie Amtssignatur oder eine (duale) elektronische Zustellung integriert hat und überdies trotz hoher Flexibilität einfachst zu bedienen ist. Mit einer Freigabe für egora-Partnergemeinden wird bereits Anfang 2007 gerechnet. Für interessierte Städte und Gemeinden wird auf Wunsch jederzeit gerne eine Präsentation des aktuellen Entwicklungsstandes der egora-Module bzw. der Vorgangsbearbeitung organisiert.

Einsparungspotenzial beim elektronischen Postausgang
Hohe Priorität bei der Umsetzung genießt auch der elektronische Postausgang. Eine Blitzumfrage hat bestätigt, dass die Kosten für den Postversand – Personal-, Material- und Portokosten – durch eine vollelektronische Zustellung in hohem Ausmaße reduziert werden könnten. Voraussetzung dafür sind elektronisch erreichbare Empfänger. Während normale Briefsendungen keinen besonderen Zustellerfordernissen genügen müssen, ist die elektronische Zustellung eigenhändiger Post (also RSa und RSb) gesetzlich exakt definiert. Das Konzept der „dualen Zustellung“ sieht vor, dass die Verwaltung im Prinzip nur noch elektronisch zustellt und ein sogenannter „Zustellkopf“ die Verteilung tatsächlich elektronisch zustellbarer Schriftstücke an den entsprechenden Zustellservice bzw. nicht elektronisch zustellbarer Post direkt an eine Druckstraße durchführt.
Die Hürde für eine elektronische Zustellung liegt derzeit weniger im technischen Bereich, sondern vielmehr in der geringen Anzahl elektronisch erreichbarer Empfänger im Sinne des Zustellgesetzes. Dieses sieht nämlich vor, dass sich ein zukünftiger Empfänger eigenhändig übermittelter behördlicher Schriftstücke vorher mittels Bürgerkarte bei einem behördlichen Zustelldienst registriert hat. Der derzeit einzige offizielle Zustelldienst wird unter www.zustellung.gv.at vom Bundeskanzleramt betrieben.

„E-Government findet Stadt“ forciert Bürgerkarte
Genau bei diesem Problem setzt eine weitere, flankierende Maßnahme des Österreichischen Städtebundes den Hebel an: Unter dem Titel „E-Government findet Stadt“ wurde kürzlich unter großem Medienecho gemeinsam mit dem Hauptverband der Sozialversicherungsträger eine Aktion gestartet, in deren Rahmen Bürgerinnen und Bürger die auf ihrer e-card schlummernde Verwaltungssignatur in der Bürgerservicestelle ihrer Stadtverwaltung aktivieren lassen können.
Bereits vom Start weg schlossen sich 10 österreichische Städte (St. Pölten, Wiener Neustadt, Krems, Klosterneuburg, Schwechat, St. Valentin, Traun, Vöcklabruck, Leoben und Wolfsberg) dieser Aktion an und rüsteten ihre Bürgerbüros als Registrierungsstellen aus. Der große Vorteil einer Aktivierung der Verwaltungssignatur auf der e-card liegt darin, dass bereits fast jeder Sozialversicherte über eine e-card verfügt und die Signatur einen kostenlosen Service des Hauptverbandes darstellt. Im Rahmen der Aktion haben Bürgerinnen und Bürger auch die Möglichkeit, sich im Bürgerbüro als „erstes Anwendungsbeispiel“ der Bürgerkarte bei einer Anmeldung zur elektronischen Zustellung unterstützen zu lassen.
Während mit der Aktion „E-Government findet Stadt“ die Bürgerinnen und Bürger fit für die elektronische Verwaltungszukunft gemacht werden soll und mittel- bis langfristig eine kritische Masse an potenziell elektronisch erreichbaren Empfängern aufgebaut werden soll, befinden sich für die Kommunen egora-Module für die Amtssignatur, die (duale) elektronische Zustellung und das Postausgangsbuch in unmittelbarer Umsetzung, womit sich der Kreis im Bereich des elektronischen Postausgangs schließt.
Das Modul „Amtssignatur“ basiert auf der Spezifikation des Bundeskanzleramtes und verwendet eine vom EGIZ – dem vom Bund mit speziellen Umsetzungsmaßnahmen beauftragten E-Government-Innovationszentrum – bereitgestellte Implementierung auf pdf-Grundlage. Im Endausbau wird die Amtssignatur in die egora-Abfertigung als einfach auswählbarer Service (Kästchen zum ankreuzen) integriert, die Komplexität dahinter wie Integration von Bildmarke, Signatur mit Stapelzertifikat etc. wird vom Benutzer ferngehalten. Die Steuerung, wer im Sinne einer Zeichnungsberechtigung eine Amtssignatur auf eine behördliche Erledigung aufbringen darf, wird über eine zentrale Benutzer- und Rechteverwaltung als Komponente des egora-Stammportals erfolgen. Das Modul „Amtssignatur“ steht bereits kurz vor Fertigstellung.
Einen weiteren wesentlichen Bestandteil der elektronischen Abfertigung bildet das Modul „duale Zustellung“, welches die Aufgabe haben wird, aus den verschiedenen kommunalen Applikationen zuzustellende Erledigungen zu übernehmen, konform der Zustellspezifikation aufzubereiten und an einen Zustellservice – wie z.B. die sogenannte „Sendstation“ der Firma HPC – zu übergeben. Erste Tests im Zusammenspiel Vorgangsbearbeitungssoftware, egora-Zustellmodul und HPC-Sendstation, konnten bereits zufriedenstellend abgewickelt werden. Die größte Herausforderung bei diesem Modul stellt im Moment die Übernahme von Erledigungen aus den diversen kommunalen Fachanwendungen dar.

Stammportal-Modul für egora-Partnerstädte kostenlos
Einen zentralen Dreh- und Angelpunkt der E-Government-Module, die im Rahmen der egora-Initiative erstellt werden, bildet das Stammportal. Es konnte im Oktober nach erfolgreicher Implementierung in den Städten Salzburg und Villach und umfangreichen Tests abgeschlossen werden und steht nun allen egora-Partnerstädten im Rahmen des „Shared Source Lizenzmodells“ kostenlos zur Verfügung. Das egora-Stammportal zeichnet sich vor allem durch eine sehr schlanke Umsetzung aus, die sich beliebiger, bereits in den Kommunen vorhandenen Benutzer- und Rechteverwaltungen bedient – mit dem großen Vorteil, dass Benutzer nur einmal und nicht mehrfach angelegt und verwaltet werden müssen. Auch eine Integration mit bestehenden kommunalen Fachanwendungen – die ein Stammportal für den Zugriff auf das ZMR 2 benötigen – ist unkompliziert und wurde auch bereits mit den KIM-Produkten der Firma Datasystems Austria in der Praxis umgesetzt. Zum Redaktionsschluss dieser Ausgabe der ÖGZ waren auch bereits überaus konstruktive Gespräche mit den anderen großen Herstellern kommunaler Fachanwendungen im Gange. Die Vorteile des egora-Stammportals sprechen für sich – es steht allen egora-Partnerstädten kostenlos zur Verfügung, es kann verwaltungsintern nahtlos in die bestehende IT-Infrastruktur integriert und selbst betrieben werden und es bedarf keiner gesonderten und damit teilredundanten Benutzer- und Rechteverwaltung.

Weitere egora-Module geplant
Die Priorität liegt derzeit klar auf einer Fertigstellung der begonnenen und von den Städten dringend benötigten Module für Amtssignatur und Postausgang. Danach werden auch weitere, sinnvolle Module angedacht wie Integration von e-payment oder eine Multiregisterabfrage, bei der im Vorfeld jedoch noch umfassender Klärungsbedarf besteht – z. B. in Bezug auf eine datenschutzrechtliche Konformität einer solchen gebündelten Abfrage mehrerer Register in einem Verfahren.

Verein bündelt kooperative Aktivitäten
Interkommunale Kooperationen, wie sie im Zuge von egora, dem E-Formulare-Projekt oder der Aktion „E-Government findet Stadt“ mit großem Erfolg praktiziert werden, sollen künftig auch einen institutionellen Rahmen erhalten. Zu diesem Zweck wurde unter dem Namen „Zentrum für Verwaltungskooperation“ ein Verein gegründet, dessen Hauptaufgabe zukünftig die Betreuung und Begleitung interkommunaler Kooperationen sein wird. Allen interessierten Städten und Gemeinden wird in einem ersten Schritt für den kooperativen Austausch zu verschiedensten Fachthemen und auch individuell initiierbaren Themen – aber auch für den Bezug der jeweils fertiggestellten egora-Module – eine Plattform im Internet zur Verfügung gestellt. Dass Bedarf an einer derartigen Drehscheibe für Kooperationen vorhanden ist, daran besteht jedenfalls kein Zweifel und wird von einer ähnlichen Initiative des Deutschen Städte- und Gemeindebundes belegt, der für seine Gemeinden vor kurzem ein „Solution Sharing Network“ aufgebaut hat, das im Übrigen auf der gleichen, von Microsoft für den öffentlichen Sektor weltweit kostenlos zur Verfügung gestellten Technologie basiert.

Kostenlose E-Government-Schulungen
Zwar sollte E-Government zukünftig so benutzerfreundlich umgesetzt werden, dass es im elektronischen Geschäftsverkehr zwischen der Verwaltung und deren Kunden unauffällig im Hintergrund abläuft (siehe Amtssignatur oder Stammportal), dennoch sollte die Verwaltungsführung und deren Bedienstete die groben Eckpfeiler und Zusammenhänge der österreichischen E-Government-Strategie und deren Umsetzung kennen. Dazu zählen jedenfalls die einschlägige Gesetzgebung, welche den elektronischen Verkehr regelt, und Spezifikationen bzw. Empfehlungen, die nicht unmittelbar in technische Systeme einfließen, sondern einer individuellen Umsetzung bedürfen – wie beispielsweise der Styleguide für E-Formulare, die Barrierefreiheit von Internetseiten oder die Abgrenzung von Verfahrensbereichen nach der Bereichsabgrenzungsverordnung. Um einen einheitlichen Standard im Bereich der E-Government-Ausbildung für politisch Verantwortliche und Verwaltungsbedienstete zu gewährleisten, wurde 2005 in einer gebietskörperschaftsübergreifenden Arbeitsgruppe ein E-Government-Weiterbildungskonzept ausgearbeitet, dessen Umsetzung nun direkt vom Bundeskanzleramt und dem im BKA angesiedelten „Zentrum für Verwaltungsmanagement“ koordiniert wird. Dank der aktiven Beteiligung des Österreichischen Städtebundes an der Erstellung des Weiterbildungskonzepts stehen Mitgliedsgemeinden die seit September 2006 durchgeführten eintägigen E-Government-Schulungen kostenlos zur Teilnahme offen.

E-Government-Umsetzung wird konkret
Erst ein Überblick über die Vielfalt an aktuell laufenden Aktivitäten zur Umsetzung von E-Government in der Gemeindeverwaltung zeigt den konzeptiven Zusammenhang und fügt sich zu einem Gesamtbild zusammen, das bereits sehr konkrete Formen annimmt. Einige der angeführten Komponenten für eine durchgängige elektronische Verfahrensabwicklung sind bereits jetzt oder in Kürze verfügbar – E-Formulare, elektronischer Posteingang, Stammportal, Amtssignatur, elektronische Zustellung – und auch bei den noch fehlenden Elementen wie Vorgangsbearbeitung oder elektronisches Postausgangsbuch ist eine Fertigstellung absehbar. Laufen die Entwicklungen plangemäß, sollte bereits Mitte 2007 eine Vollversorgung mit E-Government-Modulen und Anwendungen für die Gemeindeverwaltung möglich sein und im Prinzip einer durchgängigen elektronischen Verfahrensabwicklung nichts mehr im Wege stehen.

Städtebund-Linktipps:
www.egora.at
www.amtsweg.gv.at
www.public-management.at