Österreichischer Städtebund

Seit März dieses Jahres bietet die IKT-Abteilung der Stadt Wien (Magistratsabteilung 14) eine Webapplikation an, die in Portale von anderen Behörden integriert werden kann. Die Anwendung dient zur Terminreservierung von Bürgerinnen und Bürgern bei Behörden und ist ein Musterbeispiel der Wiederverwendbarkeit.

 

Zum einen basiert die Applikation technisch auf dem Vorbild der Reisepass-Terminreservierung in den Magistratischen Bezirksämtern, die sich schon seit einigen Jahren bestens bewährt. Zum anderen wird auch hier die eigentliche Terminverwaltung vom sogenannten „TerminWeb“ erledigt, einem Webservice, das im Hintergrund läuft und neben der Reisepass-Terminreservierung z. B. auch von der bekannten Grillplatzreservierung verwendet wird. Schließlich trägt aber auch die Applikation selbst zu ihrer eigenen Wiederverwendbarkeit bei, indem sie von verschiedenen Behörden genutzt werden kann und diesen somit erspart, selbst das Rad neu zu erfinden.

Dienstleister Stadt Wien
Das Projekt wurde vom Bundeskanzleramt (BKA) in Auftrag gegeben und gemeinsam mit dem Bundesrechenzentrum (BRZ) als IT-Dienstleister des BKA durchgeführt. Damit wird die Stadt Wien zum Dienstleister (Application Service Provider) für das BKA. Zu diesem Zweck wurde ein ASP-Vertrag abgeschlossen, um die vertragsrechtlichen Punkte zu fixieren. BKA und BRZ übernehmen auch die zentrale Verwaltung des Terminsystems – sie können z. B. festlegen, welche Behörden am System teilnehmen, welche Geschäftsfälle es gibt und welche Benutzer für den Einstieg berechtigt sind. Seit März läuft der Pilotbetrieb für die Gemeinden Hermagor-Pressegger See (Gewerbeanmeldung) und Krems¬münster (Trauungskalender), weiters für die Einsichtnahme ins DVR (Datenverarbeitungsregister) beim BKA selbst. Geplant ist auch der Einsatz im Passwesen für St. Johann sowie für ausländische Vertretungsbehörden (Botschaften). Der Einstieg erfolgt über das bekannte Bundesportal „help.gv.at“, der interne Übergang zur Stadt Wien bzw. wien.at ist für die Benutzerinnen und Benutzer völlig transparent. Die Applikation dient als Pilotprojekt auch als Vorlage für weitere zukünftige Anwendungen dieser Art. Sämtliche Rechte an der Software bleiben bei der Magistratsabteilung 14.

Selbstverwaltung
Die Applikation ist so angelegt, dass die Stadt Wien selbst bzw. die MA 14 möglichst wenig Wartungsaufwand hat und die externen Behörden möglichst viel selbst verwalten können, direkt über die Weboberfläche. Jede Behörde hat ihre eigenen Verantwortlichen, die die jeweiligen Stammdaten selbst verwalten – von den Terminvorgaben selbst (Öffnungszeiten, mögliche Termindauer, Anzahl gleichzeitig möglicher Termine usw.) bis hin zur E-Mail-Adresse, die für Antworten auf die von der Applikation versendeten Terminbestätigungen verwendet werden soll. Eine „Sachbearbeiter“-Rolle ermöglicht es den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der jeweiligen Behörde, telefonische Terminanfragen in der Applikation zu verwalten, und natürlich darf auch der öffentliche Interneteinstieg nicht fehlen, um nach dem Vorbild der Wiener Reisepasstermine den Bürgerinnen und Bürgern selbst ihre Online-Terminreservierung zu ermöglichen. Die möglichen Geschäftsfälle werden selbst über die Applikation verwaltet, daher sind ihnen keine Grenzen gesetzt – vom Reisepass nach dem Wiener Vorbild bis hin zur Gewerbeanmeldung oder dem Trauungskalender beim Standesamt.

Technische Grundlagen
24 Stunden am Tag und sieben Tage die Woche werden von der Magistratsabteilung 14 die technischen Grundlagen geschaffen und gewartet, damit die Bürgerinnen und Bürger der Stadt rasch, kompetent und sicher mit den rund 35.000 Magistratsmitarbeiterinnen und -mitarbeitern (ohne Spitalsbereich) kommunizieren können. 20.000 PC-Arbeitsplätze, über 10.000 Drucker, 700 Server, der Telefonverbund der Stadtverwaltung mit 25.000 Telefonen, davon 21.000 im Telefonverbund, und ca. 7.200 Handys und der kostenlose Zugriff auf alle österreichischen Behördenwebseiten über WLAN-Hotspots an über 200 öffentlichen Orten in Wien sind nur einige der Bereiche, die rund um die Uhr betreut werden. Dazu kommen etwa 12.000 PCs in den Wiener Schulen.