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- Ablage von Backups wäre wünschenswert
- Wien hat einen intern gehosteten Cloud Speicher im Einsatz und steht für Kooperation zur Verfügung
- Der externe Cloudspeicher würde vordergründig für die Sicherung der auf dem hauseigenen Server vorhandenen Daten herangezogen werden. Bei dem angeführten Speicherbedarf könnte alle elektronischen Daten der Stadtgemeinde Horn der letzten 2 bis 3 Wochen gesichert werden.
- Einfacher Upload,
Passwortgeschützer Download,
automatische Löschfunktion
- Übermittlungsmöglichkeit auch für Externe nach intern in die Gemeinde via Link
Anzahl der Benutzer bzw. des Speicherplatzes erweiterbar
- - Dateifreigabe (auch per Mailversand)
- automatische Sync. mit jeweiligem Client
- Userverwaltung bzw. Adminoberfläche
- Kontoübertragungsmöglichkeit (bei neuen Zuständigen)
- WIN & Mac
- Android und iOS Integration
- Remotelöschungsfunktion
- Funktionsumfang ähnlich wie bei Dropbox oder Nextcloud auf jeden Fall aber Freigabe mit Einzellinks für Dateien und Ordner getrennt nach Lese und Schreibzugriff!
- Versenden eines downloadlinks per Mail!
Dieser Link sollte zeitlich beschränkt sein (z.B.: 3 Tage)
- Temporäre Zugangsdaten für den Datenaustausch mit Externen (zb. Lieferanten), die nach Zeitablauf automatisch verfallen und die Daten dieses Kontos gelöscht werden. Anlage der Temporären Zugänge sollte leicht für alle Mitarbeiter möglich sein.
- Übermittlung von Unterlagen mit hohem Datenvolumen im amtlichen und privatrechtlichen Geschäftsverkehr, Unterlagenbereitstellung bei Gemeinderatssitzungen.
- Textnotizen, Beschlagwortung von Dokumenten, Freigabe per Mail, Terminverwaltung, Gruppenverwaltung zb. Gemeinderäte, Mails aus der Cloud heraus senden.
Für uns wäre sinnvoll die Cloud als "Mini Dokumentenmanagement" zu nutzen wie zb. für die Gemeinderäte, für Pläne/Überprüfungen/Daten/Listen usw. im Aussendienst und Bauhof/Wasserversorgung ebenso für die Dokumentation von Baustellen/Strassenzustände/Beschädigungen etc. Auch sollte es möglich sein das Planer/Baufirmen ihre Daten/Pläne/Bilder mittels Cloud an die Gemeinde übermitteln können.
- Der Zugriff müsste auf Ordnerebene (Verschachtel) zu berechtigen sein.
Import Möglichkeit für das Anlegen von Benutzern.
Zeitlich gesteuerter Direkt-Link zu einer Datei ohne sich Anmelden zu müssen.
- - Standard Own Cloud Funktion
- AD Integration
- App Client
- Secure Connect
- SharePoint Funktionalitäten
- verschiedene Berechtigungen (schreiben/Lesen)
Web Zugriff
- Internes (auch innerhalb der Teilnehmer an der Cloud) und externes teilen und freigeben von Daten. Wichtig wäre auch, dass andere Organisationen (zB Land Steiermark) diese Cloud akzeptieren bzw. vielleicht sogar daran teilnehmen und das gegenseitige Teilen von Daten akzeptieren.
- Benutzerverwaltung, womöglich dezentral
- Archivfunktion (Nachvollziehbarkeit)
- Freigaben per Link
Freigaben mit Ablaufdatum
Freigaben mit Kennwort
Hinweis wenn Speicher voll
Username sollte Mailadresse sein
User sollten Kennwörter selber verwalten können
- Es müsste geschlossene Benutzergruppen geben, sodass z.B. Amtsvorträge für Gemeinderatssitzungen nur den Politikern zugänglich wären.
- zeitlich begrenzte Freigabe einzelner Dateien/Ordner mittels Link und Benutzername/Kennwort ohne dass der Abholer ein fixer User sein muss.
Temporäre GastUser damit Projektdaten oder Pläne usw. von Bauwerbern oder Projektverantwortlichen raufgeladen werden können.
Anlage/Sperre/Löschen der Benutzer durch den Stadtgemeinde-Administrator
- Zugriffssystem für einzelne Funktionen, Zugriffsprotokolierung
- Wir betreiben bereits eine OwnCloud für den Datenaustausch mit Externen (Planern, Handwerkern, Politik, …) sowie ein Projektwiki. An einer Lösung um Sitzungsdokumente mit der Politik auszutauschen ist in Vorbereitung.
Die Funktionalitäten und Erwartungen der TeilnehmerInnen sind dabei sehr unterschiedlich (vom selbst ablaufenden Link bis zur Interaktion im Wiki. Die Verwaltung dementsprechend aufwendig.
- Freigabe von Dateien/Ordnern für externe Personen (passwortgeschützt; Ablaufdatum); Quota-Vergabe für User; zentrales User-Management;
- zB. Planunterlagen für Abwicklung Bauansuchen; gemeindeübergreifende Kooperationsprojekte in vielfältigen öffentlichen Aufgaben (zB gemeindeübergreifende Wandernetz-/Radwegekarten); Abwicklung Einsichtnahme Sitzungsunterlagen durch politische Vertreter;
- Einfache Downloadmöglichkeit für geteilte Inhalte ohne vorherige Registrierung des Empfängers.
- Office-Plug-In, Berechtigungsverwaltung (idealerweise mit AD-Integration), One-Time-Passwörter, DSGVO-Konformität, Security (Virenschutz etc.), Protokollierung optional
- zu Frage 11: 10 GB je User
- Dateianforderungen (Gast-Upload)
- Teilen von Datei via Link für Download
- Freigabe Ordner an externe User (für Zusammenarbeit)
- Benutzerverwaltung; Einmalige zur Verfügungsstellung von Ordnern zur Weiterleitung von Daten an andere Behörden, Parteien und Firmen;
Erstellung von mehreren Ordnerzugriffen (Rechteverwaltung);
- 1) Sharing von Ordnern mit beliebigem Internetuser (mit einstellbarem Verfallsdatum der Freigabe) per Linkfreigabe via Mail
2) Eventuell wäre hier auch anzudenken den Gemeinden eine Möglichkeit der Synchronisierung von lokalen Ordnern und dem Cloudspeicher zu schaffen. (Nextcloud kann dies z.Bsp.) Damit wäre eine Backupmöglichkeit geschaffen für dringend anzuratende Off-Site-Kopien.
- selbige Funktionalität wie Dropbox
- Datenaustausch ohne Benutzerlogin (wie zB Wetranfer)
- Einsicht in Unterlagen für Gemeinderäte ohne Kopier- und Downloadmöglichkeit;
abgesicherte und authentifizierte Downloadmöglichkeit für Adressaten von Zustellungen (ev. auch Upload durch Sachverständige?)
- Dateien müssten direkt in der Cloud bearbeitbar sein.
- Die Anlage einer geeignete Struktur zur übersichtlichen Verwaltung
Jederzeitiger Zugriff von diversen Devices (Smartphone etc.)
Gewährleistung der Sicherheit gemäß DSGVO, Datenschutz
PW geschützter Bereich - Sichtbarkeitseinschränkungen für bestimmte Gruppen wie Ausschüsse etc.
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- *SSO-Unterstützung (Voraussetzung! Keine zusätzliche Benutzerverwaltung erwünscht!)
*Antivirenprogramm (Unterstützung von Multi-Engines unterschiedlicher Hersteller wünschenswert)
*Sperre von Dateianhängen (Formaterkennung über Dateiheader)
*Outlook-PlugIn (autom. versenden von E-Mail Anhängen über Cloudspeicher und damit https)
*Unterstützung 2-Faktor-Authentifizierung
*Unterstützung von Zertifikaten
*Unterstützung von FIDO2
*Unterstützung Handysignatur/eID
*Dateifreigabe für Externe über share mit/ohne Passwort + Anmeldung über Handysignatur
*Möglichkeit der Begrenzung von Speicherplatz pro User
*Möglichkeit der Begrenzung der Speicherdauer (autom. Löschvorgang)
*Übermittlung von LOGGING-Infos an eine zentrale Lösung
*Anpassungsmöglichkeit an das CD (optional)
*Unterstützung der eigenen Domain (optional)
*...
- möglichst einfache Handhabung für Mitarbeiter und Empfänger
keine zusätzliche Installation von Software
- Standardfunktionalitäten
- -"doodle" ähnliche Funktionalität, zur schnellen Abstimmung und Terminfindung (auch mit externen Teilnehmern (ohne Account))
-Synchronisationsclient für Windows, macOS, iOS, Android, ähnlich nextlcoud/ownCloud
-Sychchronisationsmöglichkeit mittels CLI, um serverbasiert diverse Ordner synchronisieren zu können (nicht dass der Client auf einem PC des MA installiert werden muss) -> CLI deshalb, da die Clients eine aktive Sitzung am Server benötigen
-Möglichkeit der Nutzung des DNS der jeweiligen Gemeinde, dh "cloud.leonding.at" führt dann zum neuen zentralen Clouddienst, inkl. Darstellung der korrekten URL "cloud.leonding.at"
-Standardfeatures (ähnliches ownCloud) wie zB Möglichkeit zum Auslesen des Verbrauchs und Kontingentierung, Ordner freigeben, etc.
- Verschlüsselung auf Servern und während Übertragung, selektive oder generelle Synchronisation, Dateibearbeitung vom Mobilgerät, kontrolliertes Teilen von Dokumenten mit externen Usern (z. B. Kindergärten etc.), Dateiversionierung, Bearbeitung von Inhalten im Browser, Widerherstellbarkeit gelöschter Dateien, Verwaltbarkeit von Zugriffen, Benutzern, Ordnern etc.
- Terminalserver fähig,
SQL-Datenbank fähig
- Funktionalität gängiger kommerzieller Anbieter wie:
* Datei-Synchronisierung (OS Client, Webfrontend)
* Datenwiederherstellung bei Löschung
* Versionsverlauf
* Dateien und Ordner freigeben (auch über URLs)
*
- ala Webspace
- verschlüsselte Verbindung, zwei-faktor Authentifizierung
- Funktion des Teilens via E-Mail-Link
Ordnerstruktur
Bereitstellen eines Ordners und dessen Inhalt für mehrere Benutzer
- Wir haben verschiedene Tools für den Datenaustausch mit externen Personen als Dropbox-Ersatz im Einsatz.Es besteht prinzipielles Interesse an einem gv-Cloudspeicher, aber es ist aus dem Fragebogen unklar, welche Funktionalität dieser haben soll:
Dropbox-Ersatz, One-Drive-Ersatz, AWS etc.?
- Zugriffsberechtigungen mit Gruppenfunktionen etc.
- DSGV - konform
- Usability wichtig
- Alle Funktionen, wie die Enterprise-Version der hBox von Huemer Data Center GmbH.
AD Integration gewünscht!
Unternehmens-Branding u. kundenspezifische URL.
- Die rasche Verfügbarkeit hängt für uns vom Nutzungskonzept ab. Das wiederum hängt stark mit den technischen Funktionalitäten zusammen:
wormfähig, metadatenfähig, Objektfähig, Standardschnittstellen zu Content und Archiv, 2 Faktorauthentifizierung, AD-Fremdintegration, Protokollierung, Audits.
dh. der genaue Bedarf und auch die Notwendigkeit der Verfügbarkeit hängt von der technischen Ausprägung ab. -> Nutzung auch als PublicCloud,...
- Austausch von gr. Datenmengen als Fileshare zwischen User
Nachvollziehbarkeit und Information via Mail bei Download.
Gesichert für Daten mit besonders schutzwürdigen Inhalt.
Eventuell 2 Faktor Authentifizierung.
Userverwaltung durch Stadtgemeinde.
Rollen- und Berechtigungssystem für Ordner.
Backup der Daten.
- Der Wert bei den Fragen 9 und 11 ist ein vorsichtig geschätzter Richtwert - gegebenenfalls könnte sich dieser Bedarf erhöhen.
- Auf ein Open Source Produkt, wie Nextcloud oder OnCloud aufsetzen, damit in der Übergangszeit Federation Services weiterhin genutzt werden können.
- zwei Arten von Usern: registrierte (zB AD-) User und anonyme User
Wiederholter bzw dauerhafter Datenaustausch mit anderen Behörden bzw. Partnerfirmen.
Einzelne, vertrauliche und kurzfristige Freigabe von Schriftstücken für einzelne Personen.
Verwaltung der Berechtigungen auf Verzeichniss- bzw. Dokumentenebene
Versionierung der eigenen hochgeladenen Dokumente.
Revisionssicheres Hochladen bzw. Abholung und Löschung.
Mögliche optionale Clientsynchronisation
Erweiterte Revisionrechte für Administratoren.
- Der Cloudspeicher sollte jedenfalls folgende Funktionen aufweisen:
I. Kollaboration-Tools,
insbesondere Echtzeit-Chatfunktion samt Übermittlung von Dateien, Aufgabenverwaltung (Kanban-Boards), Dokumenten- und Versionsverwaltung, Druck- und Exportmöglichkeiten der Kommunikation und der erstellten Dokumente, Tools zum Messen und Steuern der Interaktion (Gantt-Diagramme, Zeiterfassung…), Analyse-/Reporting Tools, Rechteverwaltung (Rollen/Gruppen).
II. Zugriffsmöglichkeit
- für Dritte
- rund um die Uhr
- Desktop, aber auch mittels mobiler Endgeräte
III. Tools für Aufbau Wikis/Wissensmanagement
IV. Weiterentwicklung zu Social Intranet Plattform (Mobile First).
V. Technische Wünsche:
Der Zugriff müsste auf Ordnerebene (Verschachteln) zu berechtigen sein. Import Möglichkeit für das Anlegen von Benutzern. Zeitlich gesteuerter Direkt-Link zu einer Datei ohne sich anmelden zu müssen.
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