Österreichischer Städtebund

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Handy Hardware Policy 2020

Umfrage beendet am 2. 3. 2020

Bei Detailfragen wenden Sie sich bitte an Ing. Johannes Eschenbacher
Mail: johannes.eschenbacher@staedtebund.gv.at

Ingesamt Antwortende: 65

Wer hat Anrecht auf ein Dienst-HANDY?
Politische Ebene	19	10.3%
Amtsleiter*in	38	20.5%
Abteilungsleiter*in	30	16.2%
Sonstige Personen mit Leitungsfunktionen	29	15.7%
Außendienstmitarbeiter*in	35	18.9%
alle Mitarbeiter*innen die ein Diensthandy beantragen	8	4.3%
alle Mitarbeiter*innen erhalten automatisch ein Diensthandy	0	0%
grundsätzlich niemand, nur mit Sondergenehmigung	13	7%
Sonstige Regelung: - Grundsätzlich Jede(r) bei dem dies sinnvoll erscheint - wird von Dienststelle beauftragt - Alle Mitarbeiter, die eines benötigen. - Mitarbeiter Wirtschaftshof zur Zeiterfassung - Weitere Mitarbeiter nach Genehmigung des/der Vorgesetzten - Nicht Smarte Telefone gibt es nur mehr in Bereichen einer Rufbereitschaft, wo mehrer Personen ein Gerät nutzen. - Antragstellung+Prüfung "für Arbeit nötig?" - Dienstpostenplan - EDV, Schulwarte, Bauhof - Kindergartengruppen, Bibliothek - Genehmigung im Einzelfall erforderlich - wenn dienstlicher Bedarf gegeben ist - über die Planstelle	13	7%

Wer hat Anrecht auf ein Dienst-SMARTPHONE?
Politische Ebene	24	11.4%
Amtsleiter*in	47	22.4%
Abteilungsleiter*in	38	18.1%
Sonstige Personen mit Leitungsfunktionen	34	16.2%
Außendienstmitarbeiter*in	32	15.2%
alle Mitarbeiter*innen die ein Diensthandy beantragen	11	5.2%
alle Mitarbeiter*innen erhalten automatisch ein Diensthandy	0	0%
grundsätzlich niemand, nur mit Sondergenehmigung	11	5.2%
Sonstige Regelung: - Grundsätzlich Jede(r) bei dem dies sinnvoll erscheint - je nach Auftrag der Dienststelle an die IT-Abteilung - alle Mitarbeiter, die eines benötigen - es gibt ausnahmslos Smartphones - Weitere Mitarbeiter nach Genehmigung des/der Vorgesetzten - Grundsätzlich jedem, wenn es vom direkten Vorgesetzten genehmigt wird. - Antragstellung+Prüfung "für Arbeit nötig?" - Dienstpostenplan - EDV, Schulwarte, Bauhof - alle in der Verwaltung - Genehmigung im Einzelfall erforderlich - wenn dienstlicher Bedarf gegeben ist - über die Planstelle	13	6.2%

Gibt es eine Zuordnung von Gerätekategorien zu Hirarchieebenen Ihrer Organisation?
ja	13	20%
nein	52	80%

Gibt es Limits für Anschaffungskosten?
ja	45	69.2%
nein	20	30.8%

Gibt es Einschränkungen bei den Smartphone-Kategorien
ja	31	47.7%
nein	34	52.3%

Welche Betriebssysteme sind zulässig?
Android	62	56.4%
iOS	48	43.6%
Weitere:	0	0%

Wie ist der Umgang bzw. Konfiguration im Bereich Playstore/Applestore geregelt?
Nein; Jedem steht die Privatnutzung frei; Via MDM werden Arbeitsprofile und Apps verteilt, die geschäftlich genutzt werden; Es werden private User-IDs verwendet (Mobiltelefon darf privat verwendet werden) MDM-Lösung Durch zentralte IT persönliche Verwaltung des Users, App - Kosten müssen individuell getragen werden User-ID ist die Dienstliche Mailadresse Mitarbeiter nutzt seine privaten Accounts. Firmenanwendungen laufen in einem eigenen Container (Citrix) Von den Benutzern selbst und auf eigene Kosten. Eigenverantwortung Einschränkung durch Anti-Virus Lösung Es dürfen keine App´s ohne Genehmigung heruntergeladen werden. Die Stadt Krems legt für jedes Diensthandy einen Firmenuser an. Verwaltung durch User Google Konto durch Gemeinde erstellt und eingerichtet werden von der IT-Abteilung eingerichtet Werden in Absprache mit Admin erstellt und verwaltet Zentral Da die Handys auch privat genutzt werden obliegt die ID und PW Verwaltung dem Mitarbeiter Nicht geregelt Keine Einschränkung, die Handys werden lediglich zum Telefonieren verwendet. Kein Datenzugriff auf Server und auch nicht auf E-Mails. jeder Mitarbeiter mach es selbst User-ID's und Passwörter werde nicht weitergegeben Durch einen Admin Playstore wird mittels App-Lock gesperrt, es ist kein User angemeldet Programmnutzung eingeschränkt; User/PW-Verwaltung zentral Selbstverwaltung WhatsApp nicht zulässig. Mobile Device Management User darf keine Einstellungen vornehmen, nur in Absprache mit der EDV-Abteilung. Apps dürfen nur in Absprache mit der EDV-Abteilung installiert werden - Dienstanweisung User verwaltet eigens die ID's und Passwörter Durch Mitarbeiter selbst derzeit gibt es keine Regelung Solange kein Missbrauch vorliegt - keine Regelung. Es ist jeder selbst verantwortlich. Nur die Zeiterfassung ist von mir vorinstalliert. Es wird vor Ausgabe des Gerätes ein Konto für den Mitarbeiter angelegt. In Zukunft werden die Einschränkungen über eine MDM-Software geregelt. mittels zentraler Steuerungssoftware (Sophos mobile) Wird vom User selbst verwaltet. Dienstliche Inhalte werden über ein Mobile Device Management in einem Container bereitgestellt. Derzeit noch händisch -&gt; MDM ist für heuer geplant Apple-ID werden von den Smartphone Besitzer selbst erstellt und deren Kennwörter verwaltet. Nur bei Smartphones die einer Funktion (z.B. Handwerker Team 1) zugewiesen werden, werden die Apple-Ids von der EDV verwaltet. Android Enterprise mit Baramundi MDM - Zum Teil werden die PW mitverwaltet. Konfiguration der Mobiltelefone mittels MDM. in der IKT alles von der IT Abteilung verwaltet durch die EDV-Koordination Kein Zugang zu Playstore, Apps werden mittels Software auf Geräte ausgerollt MIcrosoft Exchange 2016 Die User-ID und Passwörter werden derzeit vom jeweiligen Nutzer verwaltet. jeder User selbst - keine städt. ID - - ausgenommen Sicherheits-Software SOPHOS Von der IKT angelegt Unterschiedlich Mittels MDM (MaaS360 von IBM). 2 Container Lösung unter Android (privat/geschäftlich) Jeder User verwaltet seine ID's und Passwörter selbst und haftet für die ordnungsgemäße Verwendung des Smartphones sowie deren App-Installationen selbst Playstore-Zugänge bzw. Gmail-Konten werden vom EDV-Admin verwaltet von IT Es gibt eine "BYOD Strategie", das heißt, die User-ID's und Passwörter werden von den Usern selbst verwaltet. Die Geräte befinden sich aber im Eigentum der Stadt Graz.

Ist Privatnutzung erlaubt?
erlaubt	53	81.5%
wird nur in Einzelfällen ermöglicht	7	10.8%
verboten	5	7.7%
	0	0%

Wenn es Restriktionen für die Verwendung des Dienst-Telefons im Ausland gibt, wie sehen diese aus?
Grundsätzlich Nicht; Aufgrund der Nähe zur Schweiz haben wir das Datenroaming deaktiviert und schalten es nur auf Anfrage - mit Unterweisung frei; Das Ganze basiert auf Eigenverantwortung - bis EUR 25 sind die mobilen Telefonkosten gedeckt, was darüber ist wird nach einer einmaligen Verwarnung durch die Finanzabteilung weiterverrechnet; Privat: Kosten müssen vom DN getragen werden Dienstreise + dienstl. Gespräche: Kosten werden vom DG getragen Privatnutzung muss eingerichtet sein (Rechnungstrennung). Private Zahlungen möglich Alle Hanys sind für das Ausland gesperrt. Die verursachten (nicht dienstlichen) Kosten trägt der MitarbeiterIn. Ausland dienstlich nur mit Sondergenehmigung Verwendung bzw. Pakete nur nach Genehmigung. nur im EU-Raum Dienst-Telefon verbleibt am Gemeindeamt bzw. im Ort, mit Ausnahme des Bürgermeisters nur wenn es dienstlich notwendig ist ansonsten müssen die Mehrkosten selbst bezahlt werden Anbietereinschränkung grundsätzlich keine Auslands-Verwendung außer bei Bürgermeister und Amtsleiterin Wenn nicht dienstlicher Nachweis oder im EU-Roaming-Paket enthalten, müssen die Mitarbeiter es nach erfolgter Abrechnung einzahlen. keine Überschreitung der Volumina für Gespräche und Daten -> private Verrechnung an den User. Dies gilt im Inland, EU und Roaming-Ausland. Prinzipiell darf im Ausland nicht telefoniert werden, außer mit spezieller Genehmigung. Mobile Daten müssen im Ausland ausgeschaltet sein, ansonsten keine Einschränkungen. Ab best. Betragslimit muss Mitarbeiter selbst bezahlen. anfallende Mehrkosten sind zu ersetzen die anfallenden Kosten werden nach Vorliegen der Abrechnung in Rechnung gestellt Nach Möglichkeit keinesfalls mobile Daten aktivieren. Telefon bzw. Internetkosten werden nur dann refundiert, wenn sie nachweislich für dienstliche Zwecke erfolgt sind ansonsten sind diese Kosten vom Benutzer zu tragen. Es gibt keine Die im Paket inkludierten Daten- und Sprachgrenzen dürfen verbraucht werden. Ansonsten müssen zusätzliche Pakete beantragt werden. Falls dies nicht gemacht wird, muss der Mitarbeiter die Kosten tragen. Anfallende Kosten werden dem Mitarbeiter verrechnet Es gibt eine Richtlinie für Gesprächsminuten/Datennutzung. Hier ein Auszug: ---- 1. Privates Telefonieren innerhalb Österreichs (Achtung Roaming in Grenznähe!) Das Führen privater Telefongespräche ist innerhalb des gültigen Tarifes und der damit verbundenen Telefonie-Freieinheiten gestattet. Das Ausmaß privat geführter Telefongespräche darf jedoch nicht dazu führen, dass das grundsätzlich für dienstliche Gespräche zur Verfügung gestellte Freieinheiten-Kontingent vorzeitig aufgebraucht wird und der Umfang dienstlicher Gespräche dadurch beeinträchtigt wird. Wird das monatliche Telefonie-Freieinheiten-Kontingent jedoch überwiegend durch Privatgespräche überschritten, dann erfolgt eine Gegenverrechnung der Überschreitungskosten über die Gehaltsverrechnung (siehe Punkt 5: Verrechnung der Kosten über die Gehaltsverrechnung). Bitte beachten Sie: In grenznahen Gebieten kann es vorkommen, dass sich Ihr Gerät automatisch in ein ausländisches Mobilfunknetz einbucht. Dadurch fallen Roaming-Gebühren an. Sie können unerwünschte Roaming-Verbindungen vermeiden, indem Sie Ihr Gerät auf „manuelle Netzauswahl“ stellen und das A1 Netz wählen. 2. Privates Telefonieren außerhalb Österreichs und ins Ausland a. Innerhalb der EU/EWR Enthält Ihr Mobilfunktarif auch Freieinheiten für die Telefonie im europäischen Ausland (zu sehen in der A1 App unter: Freiminuten Ö & EU/EWR), so sind private Telefongespräche entsprechend den Regeln in Punkt 1 Absatz 1 gestattet. b. Außerhalb der EU/EWR Sonstige private geführte, internationale Telefongespräche müssen über die Gehaltsverrechnung gegenverrechnet werden (siehe Punkt 5: Verrechnung der Kosten über die Gehaltsverrechnung). --- bei EU-Reisen keine Restriktionen Auslandskosten werden dem Dienstgeber refundiert, außer es wurden dienstliche Telefonate oder Datenabfragen durchgeführt. Sämtliche Rechnungen werden durch die EDV geprüft und verbucht sowie die Einhebung der Mehrkosten bei Auslandsnutzung. Nur für die Schweiz, ist nicht bei unserem Rahmenvertrag dabei. - Nur bestimmte Mobiltelefone sind für das Ausland freigeschaltet. Privattelefonie im Ausland wird zurückerstattet. Ausland wird nur mit Sondergenehmigung freigeschaltet. ALLE Roamingkosten sind vom Mitarbeiter zu bezahlen. sperren alles über Kontingente strikt geregelt Auslandsgebühren sind idR. selbst zu bezahlen Verwendung im Ausland ist nur dann gestattet, wenn Benutzer Kosten selbst trägt Kosten, die einen bestimmten monatlichen Grenzwert überschreiten, sind vom Nutzer selber zu tragen. werden an den Mitarbeiter über den Lohn verrechnet bzw. sind bestimmte Zeiteinheiten - je nach Tarif - inkludiert Telefonieren und Roaming im EU-Bereich freigeschalten, kostenpflichtige Überschreitungen für Privatnutzung wird verrechnet. organisatorisch: Nutzung von WLAN erlaubt, etc. technisch: A1 Portal, Ausland ist grundsätzlich gesperrt und wird auf Anfrage und Begründung freigeschaltet. Sperre über Admintool des Mobilfunkanbieters Zeitliche Ausnahmegenehmigung (dienstlich) Roamingpaket für Sprache und Daten im EU Ausland inkludiert. Falls das inkludierte Paket überschritten wird, muss es von dem jeweiligen User selbst bezahlt werden.

Setzen Sie Mobile Device Management (MDM) ein?
ja, für alle mobile Devices	20	31.3%
ja, für einzelne mobile Devices	6	9.4%
nein	38	59.4%

Wenn Sie MDM einsetzen - welches setzen Sie ein?
Baramundi (MDM Premium) MobileIron (für mobile Devices mit MX-Sync bzw. Zugriff auf interne Server) Cisco Meraki Xen Mobile Funktionen von Exchange und Apple MDM A1 Kaspersky VmWare WorkspaceOne Gerade in der Evaluierungsphase. Voraussichtlich VMware Workspace One (AirWatch). Einsatz für mobile Devices mit Zugriff aufs Firmennetz (zB Exchange Sync, ...) geplant. Microfocus Groupwise Mobility Service Mobile Iron MS Intune Sophos A1 Netzwerkmanagement Baramundi AirWatch Mobile Device Manager Plus von Manage Engine Samsung IAM&EMM Semi-MDM mit Sophos: geschützter Bereich für Dienst-Mail/Kalender/Kontakte zentral verwaltet MaaS 360 von IBM Wird geprüft: Blackberry,Ikarus MobileIron MDM/EMM

In welcher Form wurde die Handy-Hardware-Policy festgelegt?
Mitarbeitervereinbarung	23	32.9%
IT-Nutzungsvereinbarung	25	35.7%
politischer Beschluss (Stadtrat, Gemeinderat, ...)	6	8.6%
Sonstiges: - Organisatorische Festlegung - Richtlinie für mobile Endgeräte (Verfügung durch MD) - IT-Strategieentwicklung - keine spezielle Vereinbarung - in Absprache mit Bürgermeister und Gemeindedirektor - keine Regelung, gewachsene Struktur - individuell - interne Vorgabe - Weisungen - Präsidialerlass und ID-Richtlinie - Amtsleiter - mündliche Vereinbarung - keine - gibt es nicht - in Absprache mit Bürgermeister - Vereinbarung mit Kunden	16	22.9%

Was Sie zu diesem Thema noch sagen möchten:
Bei uns ist die IT Benutzerordnung als Bestandteil der Kanzleiordnung im Gemeinderat beschlossen worden (dort wird zB die private Nutzung im ortsüblichen Umfang erlaubt). Die Details sind aber zu kurzlebig, um Sie jedes Mal anzugreifen und neu beschließen zu lassen. Mir fehlt Security Frage (zB zulässige Betriebssystemversion) und die Frage zur internen Leistungsverrechnung (muss die jeweilige Fachdienststelle) für Handy / Smartphone an die IT zahlen? Handwerklicher Dienst (Bauhof) keine Smartphones, kein Internet Mitarbeiter stimmen in der IT-Policiy zu,, dass durch MDM auch private Daten im Anlassfall gelöscht werden (Fernreset) Punkt 15 ... im Besonderen auf Sorgfaltspflicht und Datenschutz Vorschläge für ein handliches MDM wäre schön. Bei uns gibt es lediglich 6 Diensthandys, vorwiegend um telefonisch erreichbar zu sein. Bei allen anderen Bediensteten, bei denen eine dienstliche Handynutzung erforderlich ist, zahlt die Gemeinde jährlich EUR 50,- pro Mitarbeiter und es sind alle Ansprüche damit abgegolten. Die Geräte kaufen die Dienstnehmer selber auf eigene Kosten, somit kann jeder sein Wunschgerät verwenden. Die Gesprächsgebühren (auch bei privater Nutzung) trägt die Gemeinde. Oft sind Smartphones die einzigen Incentives im öffentlichen Bereich. Will man das MiarebeiterInnen dieses nicht um 16:00 in die Lade legen sollte man gute Geräte (für jeden und nicht nur die Führungsebene) anbieten und eine Privatnutzung (denn ein Smartphone ist mehr als ein Telefon und hat auch privaten Nutzen) erlauben. Der geringe Invest eines Smartphones (alle 3-4) Jahre bringt mehr (Kultur, Erreichbarkeit, Zufriedenheit), als hier sehr restriktiv zu sein. Wenn der Städtebund für alle Gemeinden einen günstigen Preis für eine MDM-Lösung aushandeln würde, würden wir dieses Angebot gerne in Anspruch nehmen. Gibt es Vorlagen/Muster für Mitarbeiter-/IT-Nutzungsvereinbarung Die EDV-Abteilung drängt nach entsprechenden schriftlichen Richtlinien, zu denen es aber bisher nicht gekommen ist. Alle Kosten, die einen bestimmten monatlichen Grenzwert überschreiten, sind vom Nutzer selber zu tragen. Die normale dienstliche und auch private Nutzung liegt im Normalfall unter diesem Grenzwert. Kosten für zusätzliche kostenpflichtige Nutzung, die dienstlich nicht erforderlich ist, sind vom Nutzer zu tragen. Bei uns haben alle Bauhofmitarbeiter ein Diensthandy damit sie ihre Zeitaufzeichnungen mobil machen können. Kunde und IT Dienstleister legen Handy-Hardware-Policy fest.

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