Österreichischer Städtebund

Im Rahmen der Neugestaltung der Städtebundhomepage www.staedtebund.at bzw. der dahinterliegenden CMS-Datenbank2 im Jahr 2002 hat der Fachausschuss für Kontrollamtsangelegenheiten eine eigene Internetprojektgruppe „KID“ (Kontrollämter-Informations-Datenbank) gegründet. Das Ziel war, die neue Städtebundhomepage möglichst effizient zu nutzen und den individuellen Wünschen des Fachausschusses anzupassen. Da die Entwicklungen von der KID innerhalb der Städtebunddatenbank erfolgten, ist auch ein zusätzlicher Nutzen für alle anderen Fachausschüsse und Landesgruppen seit Mai 2004 geschaffen worden. Gleichzeitig stellt die KID eine Fundquelle von interessanten Informationen für alle dar.

 

Ziele der Kontrollämter-Informations-
Datenbank (KID)
Nutzung als
- Informationsquelle
- Kommunikationsplattform
- Wissensdatenbank

Um jedoch einen möglichst großen Nutzen zu erzielen, stand für den Fachausschuss für Kontrollamtsangelegenheiten (städtische Kontrolleinrichtungen) von vornherein fest, auch die Landesrechnungshöfe und den Rechnungshof in dieses Projekt Kontrollämter-Information-Datenbank von Anfang an mit einzubinden. Aufgrund der guten Kontakte des Fachausschusspräsidiums (Stadtrechnungshofdirektor Univ.-Doz. Dr. Friedrich Klug aus Linz, Kontrollamtsdirektor Mag. Dr. Alois List aus Wien und Leiter der Kontrollabteilung Innsbruck Dr. Edgar Graziadei) zu den genannten Kontrolleinrichtungen und deren Kooperationsbereitschaft ist dies auch sofort gelungen.
Wem können Informationen der KID nutzen?
- allen städtischen Kontrolleinrichtungen
- allen Landesrechnungshöfen
- dem Rechnungshof
- allen anderen Fachausschüssen und Landesgruppen des Städtebundes (plus Zusatznutzen im Bereich der Datenbank)
- der interessierten Öffentlichkeit

Welche Inhalte sind in der KID zu finden?
Um ein möglichst breites Spektrum an interessanten Informationen der breiten Öffentlichkeit und den Kontrolleinrichtungen unter www.kontrollamt.at im Rahmen der Städtebundhomepage bieten zu können, wurde in der Planungsphase besonderes Augenmerk auf die möglichen Inhalte und die daraus resultierenden Untermenüs in der Datenbank gelegt (siehe Abbildung 1 – Startseite des Fachausschusses für Kontrollamtsangelegenheiten mit den Untermenüs rechts = KID-Startseite).
Beispielhaft sind folgende Inhalte in den Untermenüs enthalten:

- Fachausschussinformationen
- Organisation der Kontrolleinrichtungen
- Produkte wie veröffentlichte Tätigkeits- und Jahresberichte sowie Gutachten
- Fachliteratur und andere Publikationen (Diplomarbeiten, Presseaussendungen, Literatur zum Thema Bau-Ablauf-Kontrolle, Vergabe, Kassenprüfung u. v. m.)
- Weiterbildungsmöglichkeiten – Veranstaltungskalender
- Recht und Grundlagen
- Arbeitshilfen
Im eigens geschaffenen Mitgliederbereich des Fachausschusses für Kontrollamtsangelegenheiten (passwortgeschützt) sind darüber hinaus noch
- interne Informationen und
- vertrauliche Informationen (mit verschlüsselter Datenübertragung)
zu finden.

Die neuen Funktionalitäten bzw. das dahinterstehende Berechtigungskonzept für den internen bzw. den vertraulichen Bereich innerhalb von der KID bzw. deren Nutzen für die anderen Fachausschüsse bzw. Landesgruppen werden weiter unten in diesem Artikel dargestellt.

Von der Idee bis zur Umsetzung
Die Grundidee dieser KID war es einerseits, Prüfern einen möglichst einfachen Zugang zu fachspezifischen Informationen zu ermöglichen und im Rahmen eines Forums im vertraulichen KID-Bereich eine Kommunikationsplattform zu schaffen. Andererseits galt das Ziel, interessierten oder geprüften Personen Hilfestellungen und Arbeitsgrundlagen zu bestimmten Themen anzubieten.

Zeitablauf
- Mai 2001: KID-Projektidee und erste Vorgespräche innerhalb des Fachausschusses und Aufbau der KID-Projektgruppe

- Mai 2002: Beschluss zur Umsetzung von der KID (vorerst Stufe 1 – nur öffentliche Daten) als Teil der Internetdatenbank des Städtebundes

- Jänner 2003: Echtbetrieb KID (Stufe 1) gleichzeitig mit dem Relaunch der Städtebundhomepage

- März 2003: Konstituierung des Schwesterprojektes „Portal“ (siehe ÖGZ-Artikel „kontrolle.gv.at – Öffentliche Kontrolle in Österreich“)

- Mai 2003: Beschluss zur Umsetzung von der KID (Stufe 2 – interne und vertrauliche Daten, Forum und Erweiterung der Funktionalitäten)

- Mai 2004: Echtbetrieb KID Stufe 2 (letzte Implementierungsarbeiten bis Sommer 2004)

Zusammensetzung der KID-Projektgruppe
Um im Wesentlichen alle Ebenen der öffentlichen Kontrolle (Bund, Länder, Städte) abdecken zu können, war es für den Fachausschuss wichtig, sowohl Mitarbeiter/innen von kleinen (z. B. Interne Revision Feldkirch) als auch von großen städtischen Kontrolleinrichtungen (z. B. Kontrollamt Wien) sowie von den Landesrechnungshöfen und vom Rechnungshof zu gewinnen.
Darüber hinaus wurde bei der Auswahl der KID-Projektgruppenmitglieder auf Wissensbereiche und Funktionalitäten Bedacht genommen. Vom Prüfer bis zum Leiter einer Kontrollinstitution, vom Juristen über den Techniker und Personalisten bis zum Betriebswirt. Als kleiner Wermutstropfen sei hier vermerkt, dass leider keine Damen aus dem Prüfbereich für diese Projektgruppe gewonnen werden konnten.
Folgende acht Mitarbeiter umfasst die KID-Projektgruppe (Abb. 2 – v. l. n. r.):

- Dipl.-Ing. Dr. Gerd Stöckl – Stadtrechnungshof Graz

- Herbert Gohm – Leitung Interne Revision Feldkirch
- Mag. Walter Mörth – Leitung Kontrollamt Wiener Neustadt

- Ronald Gruber – Oberösterreichischer Landesrechnungshof

- Mag. Christian Ecker (KID-Projektleitung) – Stadtrechnungshof Linz

- Walter Dudas – Rechnungshof, Abteilung E3 (Landesverwaltung)

- Leopold Brix – Leitung Referat für zentrale Agenden des Kontrollamtes Wien

- Christoph Aschenwald – Kontrollabteilung Innsbruck

Eine wesentliche Unterstützung durch den Städtebund erhielt die KID-Projektgruppe durch das Generalsekretariat. Darüber hinaus auch durch das Präsidium des Fachausschusses für Kontrollamtsangelegenheiten (Univ.-Doz. Dr. Friedrich Klug aus Linz, Mag. Dr. Alois List aus Wien und Leiter der Kontrollabteilung Innsbruck Dr. Edgar Graziadei) und durch die Mitglieder des Fachausschusses selbst.
An dieser Stelle gebührt daher allen beteiligten Personen seitens der KID-Projektgruppe Dank für die große Unterstützung.

Die Ziele der KID (Stufe 2)
Im Jänner 2003 war mit dem Relaunch der Städtebundhomepage und der dahinterliegenden Datenbank auch die KID (Stufe 1) abgeschlossen. Um die Zwecke des Fachausschusses für Kontrollamtsangelegenheiten besser erfüllen zu können, war es notwendig, weitere Überlegungen für die KID anzustellen.
Im Rahmen des KID-Projektes (Stufe 2) wurden daher seit Mai 2003 folgende Ziele verfolgt und bis Mai 2004 verwirklicht:

- Einrichtung eines vertraulichen Bereiches (mit verschlüsselter Datenübertragung)

- Einrichtung eines vertraulichen Forums als zusätzliche Kommunikationsplattform

- Erweiterung bestehender Funktionen der Homepage bzw. Datenbank

Da die Entwicklungen von der KID (Stufe 2) innerhalb der Städtebunddatenbank erfolgten, ist auch ein zusätzlicher Nutzen für alle anderen Fachausschüsse und Landesgruppen seit Mai 2004 geschaffen worden. Näheres hierzu ist im Kapitel „Neue Funktionen der Städtebunddatenbank“ beschrieben.

Arten von Zugängen und KID-Berechtigungskonzept
Zum Verständnis her muss man zuerst eine Unterscheidung der einzelnen Zugänge vornehmen.

Zugangsübersicht
- Homepage-Zugang – www.kontrollamt.at (direkter Weg zur KID-Startseite)

- Datenbank-Zugang (eigener Link)
Der Homepage-Zugang zur KID ist der normale Internetzugang auf die Städtebundhomepage (www.staedtebund.at – Untermenü Ausschüsse – Fachausschuss Kontrollamtsangelegenheiten).
Weiters gibt es einen gesonderten Datenbank-Zugang zum Content Management System (CMS) der Städtebunddatenbank (Teilmenge dieser Datenbank ist die KID), von wo aus die Homepage des Fachausschusses für Kontrollamtsangelegenheiten von den einzelnen Mitgliedern des Fachausschusses befüllt wird.
Die zweite Unterscheidung, die man treffen muss, sind die verschiedenen Arten von Usern mit unterschiedlichen Rechten.

Userübersicht
(KID-Berechtigungskonzept)
- Internetuser
Für diese User ist kein Benutzername notwendig.
– Zugang zur Homepage
* kann nur öffentliche Daten lesen und drucken
– kein Zugang zur Datenbank

- Leseuser
Für den passwortgeschützten Bereich auf der Homepage wurde je Kontrollinstitution ein eigener Benutzername angelegt.
– Zugang zur Homepage
* kann öffentliche Daten lesen und drucken (wie Internetuser)
* kann interne bzw. vertrauliche Daten lesen und drucken (passwortgeschützt)
* kann das Forum für Mitglieder nutzen (passwortgeschützt)

– kein Zugang zur Datenbank

- Datenbankuser
Für den passwortgeschützten Bereich auf der Homepage bzw. für den Datenbank-Zugang wurde je Kontrollinstitution ein eigener Benutzername angelegt.
– Zugang zur Homepage
* kann öffentliche Daten lesen und drucken
* kann interne bzw. vertrauliche Daten lesen und drucken (passwortgeschützt)
* kann das Forum für Mitglieder nutzen (passwortgeschützt)

– Zugang zur Datenbank (passwortgeschützt)
* kann eigene öffentliche Daten verwalten (erstellen, ändern, löschen)
* kann eigene interne bzw. vertrauliche Daten verwalten

Die Leseuser bzw. die Datenbankuser für den vertraulichen Bereich stellen bereits eine Neuheit von der KID (Stufe 2) dar und sind daher Hauptbestandteil des KID-Berechtigungskonzeptes.
Es hat sich in der Praxis herausgestellt, dass neben den Datenbankusern auch eigene Leseuser (ohne Datenbank-Zugang) für größere Kontrolleinrichtungen erforderlich sind. Daher wurden neben den Datenbankusern zusätzlich 19 Leseuser im Rahmen des KID-Berechtigungskonzeptes angelegt. Diese Leseuser sind Funktionsuser der jeweiligen Kontrolleinrichtung. Ein Leseuser kann und soll daher auch von mehreren Mitarbeitern einer Kontrolleinrichtung verwendet werden Dies liegt jedoch im Verantwortungsbereich der betreffenden Organisation.
Die Verwaltung dieser Leseuser erfolgt über den jeweiligen Datenbankuser der Kontrolleinrichtung (z. B. zentrale Passwortvergabe, Möglichkeit der Aktivierung/Deaktivierung des Leseusers). Wechseln Mitarbeiter, die den Leseuser in Verwendung hatten, aus dem Kontrollbereich in andere Organisationseinheiten, so ist das Passwort des Leseusers vom Datenbankuser zu ändern. Mittels vertraulicher Dienstpost wird den noch berechtigten Personen das neue Passwort bekannt gegeben.

Wer kann die KID bzw. Städtebunddatenbank befüllen?
Alle Mitglieder des Fachausschusses für Kontrollamtsangelegenheiten, die einen Datenbankuser haben, können die KID befüllen. Derzeit sind 34 Datenbankuser (inkl. vier KID-Administratoren) verteilt auf ganz Österreich für den Fachausschuss für Kontrollamtsangelegenheiten eingerichtet worden. 30 Datenbankuser sind Funktionsuser der jeweiligen Kontrolleinrichtungen. Ein Datenbankuser kann daher auch von mehreren Mitarbeitern einer Kontrolleinrichtung verwendet werden. Dies liegt jedoch im Verantwortungsbereich der betreffenden Organisation. Weiters gibt es noch vier Namensuser für die Datenbank, welche Administratorenfunktionen haben, um in Notfällen eingreifen zu können.
Daher ist die Qualität und der Nutzen der KID von der „Eingabedisziplin“ und der Wartung der Daten durch die einzelnen Datenbankuser des Fachausschusses abhängig.
Alle Mitglieder haben darüber hinaus mit dem Erhalt ihrer Userberechtigungen eine Verpflichtungserklärung betreffend Datenschutz gegenüber dem Fachausschuss für Kontrollamtsangelegenheiten unterschrieben.

Neue Funktionen der Städtebunddatenbank
Wie bereits oben angeführt, erfolgten die Entwicklungen von der KID (Stufe 2) innerhalb der Städtebunddatenbank. Daher können die neuen Funktionen von der KID auch von allen anderen Fachausschüssen und Landesgruppen in ihrem eigenen Bereich bereits jetzt teilweise genutzt werden. Dies trifft auf Funktionen sowohl auf der Homepage als auch in der Datenbank des Städtebundes zu. Es ist jedoch zwischen folgenden Funktionen zu unterscheiden. Jene,

- die bereits seit Mai 2004 automatisch von anderen Städtebundmitgliedern genutzt werden können,

- die erst nach Freischaltung bzw. Adaptierung von anderen Städtebundmitgliedern genutzt werden können.

Fachausschüsse oder Landesgruppen, die ebenfalls Interesse an den neuen noch zu adaptierenden bzw. freizuschaltenden Funktionen für ihren eigenen Bereich haben, mögen sich bitte an ihre jeweiligen Städtebundbetreuer wenden. Hintergrundinformationen zur KID können auch seitens der KID-Projektleitung info@koa.mag.linz.at zur Verfügung gestellt werden.

Neue Funktionen, die bereits zur Verfügung stehen
- betreffend Homepage
– Verbessertes Login
– Verbesserte Druckansicht der Artikel
– Suchfunktion (von ... bis ...)
– Artikel/Menüs als Link per E-Mail versenden
– Verbesserter Hilfetext
– Verbesserte Darstellung der Linkliste

- betreffend Datenbank des gesamten Städtebundes
– Verbessertes Passwort-Tool
– Stammdatenerweiterung um das Feld „DVR-Nummer“
– Zusätzliche Spalten in der Userübersicht
– Sortierung im Newsbereich möglich (Feld: Rang)
– Erweiterte Stichwörtereingabe
– Stichwortverzeichnis
– Individuelle Sortierung von Dokumenten, Links und Bildern innerhalb eines Artikels
– Finden von Artikeln auch in Suchmaschinen
– Letzter bearbeiteter Datensatz erscheint in der Tabellenansicht oben
– Tabellenexport aller Datensätze
– Verbessertes Statistikmodul

Neue Funktionen, die erst nach Freischaltung bzw. Adaptierungen zur Verfügung stehen
- betreffend Homepage
– Internetanmeldung zu den Fachausschusstagungen
– Newsletter-Service/Abo für den eigenen Fachausschuss (Landesgruppe)
– Vertrauliches Forum für Mitglieder des eigenen Fachausschusses (Landesgruppe)
– Suche mit Thesaurusfunktion in allen Untermenüs
– Erweiterte Suche (= Projekt Portal, siehe ÖGZ-Artikel „kontrolle.gv.at – Öffentliche Kontrolle in Österreich“)
– Vertrauliche Veröffentlichungen für Mitglieder des eigenen Fachausschusses (Landesgruppe)

- betreffend Datenbank
– Verbesserte Stammdatenansicht über die User
– Einführung eines geeigneten Berechtigungskonzeptes (Lese- und Datenbankuser) für den jeweiligen Fachausschuss (Landesgruppe)
– Einrichtung eines vertraulichen Bereiches für Mitglieder des jeweiligen Fachausschusses (Landesgruppe)
– Verschlüsselte Übermittlung vertraulicher Daten
– Verwaltung des eigenen Leseusers durch den jeweiligen Datenbankuser
– Verwaltung aller User des jeweiligen Fachausschusses und deren Veröffentlichungen durch die Administratoren (Notfallkonzept mit Protokollierung)

Kosten der KID (Stufe 2)
Die Programmierkosten von der KID (Stufe 2) inkl. dem Schwesterprojekt Portal (KID-Anteil) in der Höhe von rund Euro 13.000,– wurden einerseits durch den Städtebund, andererseits durch die Mitglieder des Fachausschusses für Kontrollamtsangelegenheiten getragen.
Die Personal- und Sachkosten der KID-Projektgruppe wurden durch die jeweiligen Kontrollinstitutionen zur Verfügung gestellt.

Technische Details
Die Datenbank des Städtebundes (KID) wurde unter Verwendung eines serverseitigen Content Management Systems (CMS) implementiert. Bei dem verwendeten Webserver handelt es sich um einen Apache-Server. Für das CMS wurde als Programmiersprache PHP und eine MySQL-Datenbank eingesetzt.

KID – Fundquelle für alle
Sie sind z. B. für die Vergabe im öffentlichen Sektor oder für die Bauablauf-Kontrolle eines Projektes in ihrer Organisation verantwortlich. Kein Problem, die KID bietet auch zu diesen Themen Informationen an.
Egal, ob man nun Geprüfter oder Prüfer ist. Oder suchen Sie etwas über Kennzahlensysteme von Volkshochschulen in Österreich anhand von Praxisbeispielen – auch kein Problem. Über die integrierte Suchmaschine auf der KID-Startseite www.kontrollamt.at findet man schnell das Gewünschte.
Ist man mit dem Suchergebnis einmal nicht ganz zufrieden, dann klickt man auf den Button „erweiterte Suche“ und kann mittels Suchmaschine des Schwesterprojektes „Portal – Öffentliche Kontrolle in Österreich“ die Suche entsprechend einschränken oder erweitern. Hilfefunktionen in den einzelnen Menüs bieten zusätzlich Unterstützung an.
Selbstverständlich werden die Datenbanken inhaltlich laufend erweitert und man findet auch mittels der einfachen bzw. erweiterten Suche alle veröffentlichten Berichte der letzten Jahre der öffentlichen Kontrolleinrichtungen Österreichs.

Wer kann an der KID in Zukunft noch teilnehmen?
Nur Mitglieder bzw. zukünftige Mitglieder des Fachausschusses für Kontrollamtsangelegenheiten können an der KID mit Lese- bzw. Datenbankusern am internen bzw. vertraulichen Bereich und am Portal teilnehmen. Mitglieder sind Städte bzw. Gemeinden mit eigenen unabhängigen Kontrolleinrichtungen. Anfragen hierzu werden vom Präsidium des Fachausschusses für Kontrollamtsangelegenheiten oder vom Österreichischen Städtebund gerne beantwortet.
Weitere Informationen können unter der Homepage www.kontrollamt.at bezogen werden.

Fehlende Abbildungen finden Sie in der ÖGZ 8/04.