Österreichischer Städtebund

„Herzlich willkommen“-Veranstaltung, Fortbildungspass und Bildungsdatenbank sind nur einige Angebote, die den Mitarbeitern der Stadtgemeinde St. Veit/Glan zur Verfügung stehen. Was steckt dahinter? Die Anforderungen an öffentliche Verwaltungen haben sich im Laufe der letzten Jahre grundlegend geändert. Deshalb hat sich die Stadtgemeinde St. Veit/Glan vor knapp drei Jahren entschlossen, ein umfassendes Aus- und Weiterbildungskonzept zu entwerfen und umzusetzen. Der vorliegende Artikel setzt sich zum Ziel, dieses näher vorzustellen.

 

Unser Steckbrief
Die Stadtgemeinde St. Veit/Glan betreut knapp 14.000 Einwohner und ist somit die fünftgrößte Stadt Kärntens.
Darüber hinaus gehören Wirtschaftstreibende und Touristen zu den wichtigsten Kunden. Die Aufgaben werden von insgesamt 174 Mitarbeitern und 6 Lehrlingen erledigt. Organisatorisch verfügt die Kommune über sieben Abteilungen und fünf kommunale Betriebe. Weiters gibt es vier GmbH, welche im Eigentum der Gemeinde stehen.

Rahmenbedingungen
Die Anforderungen an öffentliche Verwaltungen haben sich im Laufe der letzten Jahre grundlegend geändert. Durch die rasche Veränderung der ökonomischen, technischen und gesellschaftlichen Rahmenbedingungen ist auch die öffentliche Verwaltung gezwungen, sich intensiv mit Managementfragen und -instrumenten auseinander zu setzen und einen Prozess der Verwaltungsmodernisierung einzuleiten.
Die Stadtgemeinde St.Veit/Glan versteht sich als modernes Dienstleistungsunternehmen, das sich mit solchen Fragestellungen aktiv auseinander setzt. Aus diesem Grund steht die Kundenorientierung im Mittelpunkt der Arbeit. Um diesem Anspruch auch in Zukunft gerecht werden zu können, nehmen die Mitarbeiter und Lehrlinge einen zentralen Stellenwert ein.

Wie alles begann
Auf Initiative von Herrn Bürgermeister Gerhard Mock wurde vor nunmehr fast drei Jahren mit den Vorbereitungsarbeiten für ein umfassendes Aus- und Weiterbildungskonzept begonnen. Dieses innovative Vorhaben wurde in Form eines Projektes durchgeführt. Zahlreiche Recherchen, Besprechungen und Workshops mit den Abteilungs- und Betriebsleitern bildeten die Basis.

Umsetzung Phase I
Im April 2002 wurde mit der Umsetzung des Aus- und Weiterbildungskonzeptes begonnen. Ein breites Angebot, das von Inhouse-Seminaren zu kommunalen Themen über Englisch-Kurse und EDV-Trainings bis zu Exkursionen reichte, wurde den Mitarbeitern und Lehrlingen kostenlos angeboten. Im Vorfeld entstand ein eigener Inhouse-Trainer-Pool, welcher aus 20 Fachexperten der Stadtgemeinde St. Veit/Glan besteht.
Die Themen der Inhouse-Seminare lassen sich wie folgt darstellen: Gemeindeorgane, Verwaltung und Gemeinde, Politische Bildung, Auftragsvergabe, Koordination kommunaler Bauvorhaben, Wasser- und Kanalnetz, Gemeindehaushalt, Standesamt/Staatsbürgerschaft, Meldeamt/Wahlen, Gemeindeabgaben, Straßenverkehrsordnung/Straßenrecht, Mietrecht in der Praxis, Personalwesen – Grundsätzliches, Was steht auf meinem Gehaltszettel?, Stadtmarketing, Öffentlichkeitsarbeit in der Gemeinde. Begleitend wurden von den Referenten Skripten zu den einzelnen Inhouse-Seminaren zur Verfügung gestellt.
EDV-Trainings haben insbesondere zu den Softwareprogrammen von MS-Office sowie zu spezifischen kommunalen Programmen stattgefunden.
Die Zielsetzung von Exkursionen bestand darin, dass die Mitarbeiter und Lehrlinge Basisinformationen über kommunale Betriebe und Gesellschaften, Leitbetriebe der Stadt sowie andere öffentliche Institutionen erhalten und somit ein Praxisbezug hergestellt wird. In diesem Zusammenhang wird auch ein Besuch einer Gemeinderatssitzung und einer Landtagssitzung organisiert.
Zusätzlich zu diesen internen Veranstaltungen hatten die Mitarbeiter die Möglichkeit, aus einem breiten Angebot externer Veranstaltungen zu wählen.
Das Kernstück des Aus- und Weiterbildungsangebotes stellt der Fortbildungspass dar. Darin werden sämtliche von den Mitarbeitern und Lehrlingen besuchten Veranstaltungen dokumentiert. Somit verfügen die Teilnehmer über ein Dokument, welches alle von ihnen absolvierten Aus- und Weiterbildungsveranstaltungen verzeichnet.
Darüber hinaus wurde auch eine Bildungsdatenbank eingerichtet. Die besuchten Veranstaltungen aller Mitarbeiter und Lehrlinge werden darin festgehalten und können nach verschiedenen Kriterien selektiert werden.

Exkurs: Die Charakteristika der Lehrlingsausbildung
Seit Jahren nimmt die Ausbildung von Jugendlichen in der Stadtgemeinde St. Veit/Glan einen großen Stellenwert ein. Dabei wurden und werden die jungen Leute sowohl zu Generalisten (Bürokaufleute, Verwaltungsassistenten) als auch zu Spezialisten (z. B. Gärtner) ausgebildet. Damit die Lehrlinge nach Abschluss ihrer Ausbildung den steigenden Anforderungen am Arbeitsmarkt gewachsen sind, werden seitens der Stadtgemeinde St. Veit/ Glan zusätzlich zahlreiche Initiativen gesetzt.
Dabei handelt es sich um folgende:

- Ausbildungsziele
Jede Abteilung bzw. jeder Betrieb definiert entsprechende Ziele, welche die Grundlage der Ausbildung darstellen.

- „Jobrotation“
Der Lehrling im Beruf Verwaltungsassistent wechselt alle sechs Monate die Abteilung bzw. den Betrieb, um möglichst alle Aufgabenbereiche der Stadtgemeinde kennen zu lernen. Damit wird die Ausbildungsvielfalt garantiert. Im dritten Lehrjahr besteht die Möglichkeit einer Spezialisierung, z. B. im Bereich EDV oder Sekretariat.

- „Lehrlingstagebuch“
Die Lehrlinge führen eine Art Tagebuch, in dem sie ihre Tätigkeiten protokollieren.

- „Patenschaft“
Der neu eintretende Lehrling bekommt einen Ansprechpartner zur Seite gestellt. Dieser Mitarbeiter der Gemeinde begleitet den Lehrling während der gesamten Ausbildung.

- Coaching
Das Coaching findet individuell zwischen der jeweiligen Führungskraft und dem Lehrling in den einzelnen Abteilungen statt und dient zur Potenzialentwicklung. Bei jedem Abteilungs- bzw. Betriebswechsel erfolgen in diesem Zusammenhang auch entsprechende Einführungs- und Schlussgespräche zwischen Führungskraft und Lehrling.

Auswertung, Reflexion, Review
Bereits begleitend zu Phase I wurden entsprechende Instrumente der Qualitätssicherung eingeführt. Nach jedem Inhouse-Seminar erhalten die Teilnehmer einen Feedback-Bogen, mit dem sie die Referenten beurteilen und Verbesserungsvorschläge aufzeigen können. Mit allen ausgefüllten Feedback-Bögen wird eine Feedback-Analyse durchgeführt und in weiterer Folge werden die Ergebnisse mit dem jeweiligen Referenten diskutiert. Ein zusätzliches Angebot zur Qualifizierung der internen Referenten besteht in Seminaren zu den Themen „Rhetorik“ sowie „Train the Trainer“.
Nach Abschluss der Phase I fanden zusätzlich schriftliche Befragungen der Mitarbeiter und Lehrlinge – in Form von Fragebögen – statt. Die Teilnehmer hatten damit die Möglichkeit, die Qualität und die Wichtigkeit der einzelnen Seminare gesamtheitlich zu beurteilen. Darüber hinaus konnte der persönliche Aus- und Weiterbildungsbedarf bekannt gegeben werden. Der Fragebogen für Lehrlinge wurde etwas umfangreicher gestaltet, damit auch die begleitenden Maßnahmen (z. B. Ausbildungsziele, „Jobrotation“, „Lehrlingstagebuch“) einer Beurteilung unterzogen werden konnten.
Nach Auswertung der Mitarbeiter- und Lehrlingsbefragung wurden die Ergebnisse im Rahmen von moderierten Workshops mit den Führungskräften diskutiert, die Rückmeldungen reflektiert und die Aus- und Weiterbildungskonzepte überarbeitet.

Umsetzung Phase II
Im September 2003 wurde schließlich die Phase II gestartet. Nachdem alle Mitarbeiter und Lehrlinge die Möglichkeit hatten, am breiten Angebot von Inhouse-Seminaren teilzunehmen, wurde diese Basisausbildung abgeschlossen. Aufgrund der Rückmeldungen der Mitarbeiter und Lehrlinge wurden die neuen „Bausteine“ erarbeitet.

- „Herzlich willkommen“-Veranstaltung
Diese Veranstaltung wird für neu eintretende Mitarbeiter und Lehrlinge organisiert. Die Teilnehmer erhalten Basisinformationen zur Stadt, zur Organisation der Gemeinde sowie allgemeine dienstliche Informationen. Darüber hinaus wird das Aus- und Weiterbildungsangebot vorgestellt.

- „Herzlich willkommen“-Mappe
Begleitend zur „Herzlich willkommen“-Veranstaltung erhalten die Mitarbeiter und Lehrlinge eine Mappe, in denen alle besprochenen Informationen dokumentiert sind. Zusätzlich finden sich darin weitere interessante Informationen über die Tätigkeit in der Stadtgemeinde St. Veit/Glan.

- Einführungslehrgang
Dieser findet im Anschluss an die „Herzlich willkommen“-Veranstaltung statt und vermittelt Basiswissen zur Arbeit in der Gemeinde. Dieser Lehrgang besteht aus mehreren Modulen zu den Themen Politisches System Österreichs, Gemeindeorganisation/Kärntner Gemeindeordnung, Gemeindehaushalt und Modernes Verwaltungsmanagement. Abgeschlossen wird dieser mit einem eigenen Zertifikat, das die Grundlage für die weitere Ausbildung in der Gemeinde darstellt.

- Fremdsprachenqualifizierung
Auch Sprachkompetenz gehört zu den Inhalten der Ausbildung. Zu diesem Zweck finden laufend Sprachkurse (z. B. Englisch) statt, an denen die Mitarbeiter und Lehrlinge teilnehmen können.

- Module „Fachkompetenz“
Nach der Absolvierung des Einführungslehrganges werden entsprechende weiterführende Seminare angeboten. Diese ermöglichen eine Vertiefung im Bereich des kommunalen Managements.

- Module „Sozialkompetenz“ (Kooperation mit Bildungseinrichtungen)
In diesem Zusammenhang gibt es unter anderem Angebote in den Bereichen Rhetorik, Kommunikation und Konfliktmanagement.

- Lehrgänge (in Kooperation mit Bildungseinrichtungen)
Zu erwähnen sind hierbei beispielsweise der Managementlehrgang für kommunale Führungskräfte, der Finanzverwalter-Lehrgang, der Ausbildungslehrgang für Bauamtsleiter sowie der Office-Management-Lehrgang.

Resümee und Ausblick
Die Stadtgemeinde St. Veit/Glan hat mit diesem Aus- und Weiterbildungskonzept vor knapp drei Jahren einen Prozess eingeleitet, um die Mitarbeiter und Lehrlinge optimal auf die Herausforderungen einer veränderten Gesellschaft vorzubereiten. Bereits vom ersten Tag an werden Mitarbeiter und Lehrlinge begleitet. Die „Herzlich willkommen“-Veranstaltung inklusive Mappe, der Fortbildungspass, ein Einführungslehrgang sowie weiterführende Seminare sind nur ein kleiner Teil des umfassenden Angebotes. Abschließend kann angemerkt werden, dass es sich beim Aus- und Weiterbildungsprogramm der Stadtgemeinde St. Veit/Glan um kein starres Konzept handelt, sondern dieses einer ständigen Evaluation und Weiterentwicklung unterliegt.

Fehlende Abbildungen finden Sie in der ÖGZ 9/04.