Österreichischer Städtebund

Der Magistrat Linz hat 2002/03 die EDV-Musterlösung „V-Opti“ (Vergabe-Optimierung) entwickelt, die einen verbesserten Ablauf der öffentlichen Auftragsvergabe auf kommunaler Ebene gewährleistet. Nicht nur 360 (von 442) oberösterreichische Gemeinden nutzen das bewährte „V-Opti“ mittlerweile, sondern auch die Städte Graz, Steyr und die Mitgliedsgemeinden des Kärntner Gemeindebundes.

Problem: Vergaberecht = Komplexität
Das österreichische Vergaberecht wurde aufgrund verfassungs- und gemeinschaftsrechtlicher Vorgaben durch das Bundesvergabegesetz 2002 neu geregelt. Die genaue Beachtung der wesentlichen Neuerungen des Bundesvergabegesetzes 2002 (detaillierte Regelung des Ober- und Unterschwellenbereiches, Ausdehnung des spezifischen Rechtsschutzes auf den Unterschwellenbereich etc.) und der Judikatur der Vergabekontrollinstanzen brachten eine „Verrechtlichung“ der Einkäufe von öffentlichen Auftraggebern mit sich.
Das Vergaberecht entwickelte sich zu einer diffizilen und unübersichtlichen Rechtsmaterie, die den Vergabepraktikern in den Kommunen vor allem durch massiven Formalismus und ständigen Anpassungsbedarf durch Novellierung der Rechtsvorschriften (Bundesvergabegesetz 2006 ab 1. Februar 2006) das wirtschaftliche Handeln erschwert haben.

Die Linzer Lösung
Vor diesem Hintergrund erschien eine optimale und EDV-gestützte Gestaltung der durch das BVergG 2002 vorgegebenen Abläufe und ein optimiertes Formularwesen zur Vermeidung von Fehlerquellen in formeller Hinsicht notwendig. Ziel des Projekts ist es, den gesamten vergaberechtlichen Schriftverkehr von A bis Z (von der Auftragswertschätzung bis zur Zuschlagserteilung) in rechtlich abgesicherter Weise und in einheitlicher Form formalrichtig in der EDV-Anwendung „Vergabe-Optimierung“ (V-Opti) abzuwickeln.
Die Geschäftsprozesse im Vergabeverfahren sollten optimiert, die Vergabeverfahren möglichst vereinfacht und das Formular- und Berichtswesen vereinheitlicht und standardisiert werden.

Projektgruppe Vergabe-Optimierung
Im Magistrat der Landeshauptstadt Linz wurde im März 2002 die Projektgruppe „Vergabe-Optimierung“ eingerichtet, um die in der Bauverwaltung entwickelte Serienbriefanwendung für den magistratsweiten Einsatz zu adaptieren, die Vergabe öffentlicher Aufträge zu vereinfachen und zu vereinheitlichen bzw. den Vergabestellen eine EDV-Anwendung unterstützend zur Verfügung zu stellen.
Parallel dazu wurden organisatorische Maßnahmen wie die bedarfsgerechte Unterstützung der Vergabestellen durch die Einrichtung des Vergabemanagements in Präsidium, Personal und Organisation, Abteilung Verfassung, einem zentralen internen Dienstleister, getroffen.
Die Projektleitung „Vergabe-Optimierung“ wurde Birgit Kliba übertragen. Das Projektteam bestand aus MitarbeiterInnen aus (damals) 6 Vergabestellen.

Die realisierten Projektschritte
Das Projekt im Magistrat Linz gliederte sich in 4 Abschnitte:

1. Entwicklung und Perfektionierung des Formularwesens

2. Planung, Entwurf, Datenbank-Design und Implementierung einer magistratsweiten EDV-Lösung

3. Errichtung der Ausschreibungsinformation auf www.linz.at

4. Optimierung sonstiger verwaltungsinterner Geschäftsprozesse im Vergabeverfahren von magistratsweiter Relevanz

Die Abschnitte 1 und 2 konnten bereits vollständig umgesetzt werden:

- Seit Juni 2003 ist die webbasierte EDV-Anwendung Vergabe-Optimierung, die eine Eigenentwicklung der Informationstechnologie der Stadt Linz darstellt, nach einer Testphase im Bereich der Linzer Stadtverwaltung im Einsatz. Das Bundesvergabegesetz 2002 erforderte eine gänzliche Anpassung des bereits entwickelten Formularwesens. In der Zwischenzeit wurde sie noch um Vergabeverfahren wie Wettbewerbe und Rahmenvereinbarungen ergänzt.

Die Abschnitte 3 und 4 sind noch nicht abgeschlossen.

Woran noch gearbeitet wird
Auf der Homepage der Stadt Linz unter www.linz.at/Aktuell/Ausschreibung/ aktuell_22396.asp sind die Ausschreibungsbekanntmachungen der Linzer Stadtverwaltung elektronisch abrufbar. Der Download von Ausschreibungsunterlagen bzw. Vorgaben des Bundesvergabegesetzes 2006 für die Verkürzung von Fristen bei elektronischer Verfügbarkeit der Ausschreibungen sollen noch realisiert werden. Auch soll die EDV-Anwendung künftig eine automatisierte Präsentation von Ausschreibungsbekanntmachungen auf der Homepage des Auftraggebers bzw. bei der EU ermöglichen.
Vom Gemeinderat wurden die in einer Projektgruppe erarbeiteten Allgemeinen Geschäftsbedingungen der Stadt Linz (erstmals AGB 2002, nach Evaluierung an Bundesvergabegesetz 2002: AGB 2003 und ab 1. Februar 2006: AGB 2006) beschlossen. Die AGB dienen primär einer Vereinheitlichung der Vertragsbedingungen der im Bereich der Linzer Stadtverwaltung abzuschließenden Leistungsverträge.

Totalrevision des Bundesvergabegesetzes 2006
Die Umsetzung der mit 1. Februar 2006 in Kraft getretenen Totalrevision des Bundesvergabegesetzes (Bundesvergabegesetz 2006) erfordert ein gänzliches Re-Design der bestehenden EDV-Anwendung, des Formular- und Berichtswesens und der Allgemeinen Geschäftsbedingungen.
Damit den Vergabestellen die aufgrund der Bundesvergabegesetz-Novelle zu ändernden Formulare unverzüglich zur Verfügung stehen konnten, erfolgte die erforderliche Evaluierung zentral in der EDV-Anwendung durch die Administratoren des Vergabemanagements.

Adaptierung für den Gemeindebereich
Die vom Magistrat Linz erarbeitete Lösung wurde vom oberösterreichischen Gemeindebund in Lizenz erworben, in Kooperation mit Magistrat Linz und Amt der Oberösterreichischen Landesregierung für die oberösterreichischen Gemeinden adaptiert und in der Folge auch für die oberösterreichischen Gemeinden über das Portal des Landes Oberösterreich als Internet-Lösung zur Verfügung gestellt.
Das Projekt im Rahmen der Kooperation gliederte sich in folgende Umsetzungsschritte:

- Anpassung des Formularwesens des Magistrats Linz an die Erfordernisse der oberösterreichischen Gemeinden

- Implementierung einer oberösterreichweiten Internet-Lösung über das Portal des Landes Oberösterreich und unter Einbeziehung der EDV-Koordinatoren der Bezirkshauptmannschaften zur Vergabe der Berechtigungen

- Soweit möglich Publizieren der Ausschreibungsinformation auf der Internetseite der jeweiligen Gemeinde

- Laufende Begleitung der teilnehmenden Gemeinden durch vierteljährliche Rundschreiben zu neuen rechtlichen und technischen Entwicklungen.

Zwischenzeitig nutzen mehr als 360 der 442 Mitgliedsgemeinden des oberösterreichischen Gemeindebundes V-Opti.

Geschäftsprozessoptimierung bringt Vorteile
Die Vergabe-Optimierung stellt für die Vergabepraktiker ein optimales Instrument für die korrekte Handhabung des Vergaberechts dar und bietet gleichzeitig den Unternehmern die Gewähr für ein faires und transparentes Verfahren. Unternehmen und kleine sowie mittlere Betriebe treffen nun in den Nutzerkommunen auf standardisierte Abläufe, was die Kommunikation mit kommunalen Dienststellen wesentlich erleichert. Die Kommune wird damit als dynamischer und zukunftsorientierter Dienstleister wahrgenommen. Weiterer Vorteil: Mit der EDV-Lösung werden de facto alle Fehlerquellen ausgeschlossen. Da das Formularwesen exakt den geltenden Vorgaben des Bundesvergabegesetzes entspricht, können Formalfehler nicht vorkommen. Damit minimieren sich für alle Beteiligten allfällig notwendige Nachprüfungsverfahren. Last but not least kann auf gesetzliche Änderungen flexibel reagiert werden.

EDV-Unterstützung der Vergabestellen
Die EDV-Lösung führt durch die jeweiligen Arbeitsschritte der einzelnen Vergabeverfahren und liefert automatisch die im Bundesvergabegesetz geforderte Dokumentation. Durch die EDV-Basierung kann darüber hinaus eine Senkung der Kosten des Beschaffungsprozesses und eine Erleichterung der Administration des vergaberechtlichen Schriftverkehrs erreicht werden. Die Wartung und Evaluierung wird zentral durch Administratoren durchgeführt. Die EDV-Anwendung ist als dynamisches System konzipiert und sehr benutzerfreundlich. Durch die Internetapplikation ist auch keine zusätzliche Installation auf Client-Geräten erforderlich.

Städtebund-Linktipp:
www.linz.at/aktuell/ausschreibung