Österreichischer Städtebund

Die sechs niederösterreichischen Städte St. Pölten, Wiener Neustadt, Krems, Schwechat, Waidhofen an der Ybbs, St. Valentin und die projektbegleitenden Verwaltungsberater PuMa – Public Management Consulting wurden am 21. März 2006 für ein richtungsweisendes Kooperationsprojekt mit dem dritten Preis des Amtsmanagers 2006 in der Kategorie „Kommunale Verwaltungsmanagement“ ausgezeichnet. Gegenstand dieses Projekts war eine grundlegende Reform des Formularwesens aller beteiligten Städte.

Die Preisübergabe erfolgte in einem festlichen Rahmen durch die Generalsekretärin der Österreichischen Wirtschaftskammer gemeinsam mit Mitgliedern der Österreichischen Bundesregierung. Auch Stadträtin Sonja Wehsely, die Bgm. Häupl als Präsident des Österreichischen Städtebundes vertrat, wohnte der Preisverleihung bei. Die Auszeichnung wurde von den Bürgermeistern bzw. Magistratsdirektoren und den Projektverantwortlichen der Projektstädte St. Pölten, Wiener Neustadt, Krems, Schwechat, Waidhofen an der Ybbs und St. Valentin entgegengenommen.
Das Projekt selbst geht auf Beratungen im Rahmen des Fachausschusses für Informationstechnologien (FIT) des Österreichischen Städtebundes zurück, bei denen Kooperationsmöglichkeiten im Formularbereich diskutiert und ausgelotet wurden. Die nun ausgezeichnete Initiative wurde als Pilotvorhaben von der Landesgruppe Niederösterreich des Österreichischen Städtebundes finanziell unterstützt. Die externe Begleitung und Umsetzung des Formularserverprojekts erfolgte durch PuMa – Public Management Consulting – ein Beratungsunternehmen, das sich auf IT-nahe Verwaltungsmodernisierung spezialisiert hat.

Jede Stadt kann sich dem Projekt anschließen
Die erste Projektphase mit 60 kommunalen Formularen konnte Anfang April 2006 abgeschlossen werden. Geplant ist eine laufende Erweiterung der externen Formulare, aber auch ein individueller Aufbau gemeindeinterner Formulare, wie beispielsweise Urlaubsanträge, interne Leistungsverrechnung oder Krankmeldungen. Mit Abschluss der ersten Projektphase können nun auch andere Städte und Gemeinden aus dem gesamten Bundesgebiet dieser Initiative beitreten. Da das Vergabeverfahren österreichweit für alle Gemeinden durchgeführt wurde, sind für neu hinzukommende Kommunen diesbezüglich auch keine weiteren Schritte erforderlich.

Zielsetzungen des Projekts und Vorgangsweise
Zunächst erfolgte eine Identifikation der Formulare, die aufgrund häufiger Nachfrage (Anzahl der Geschäftsfälle pro Jahr) eine elektronische Umsetzung rechtfertigen. Das Ergebnis dieser Recherche waren ca. 60 Formulare aus verschiedensten Bereichen des eigenen Wirkungsbereichs der Gemeindeverwaltung. Konkret waren dies der Bereich der Gebühren und Abgaben (z. B. Interessentenbeitrag), das Bauwesen (u. a. Baubehördliche Bewilligung, Bauanzeige, Bekanntgabe Baubeginn, Bauvollendung, Bauführerbescheinigung), der Sozialbereich (Ermäßigungsantrag für Kindergarten, Schulen, Horte, Anmeldung zu Kindergarten, Schulen, Anmeldung Essen auf Rädern usw.), der Bereich der Leistungsverwaltung (Wasser, Abwasser, Müll) sowie weitere Formulare aus diversen anderen Leistungsbereichen (z. B. Zählerstandsmeldung oder Anregungen und Hinweise an die Stadtverwaltung). Die ausgewählten Formulare wurden im Sinne einer konstruktiven Formularkritik (welche Informationen werden tatsächlich vom Antragsteller benötigt, welche Daten können behördenseitig eingeholt werden und bei welchen Angaben ist eine Überprüfung notwendig oder kann auf wahrheitsgetreue Auskünfte des Antragstellers vertraut werden) reformiert und weitgehend vereinheitlicht. Die Vorteile von gemeindeübergreifend abgestimmten Formularen liegen auf der Hand:

- Elektronische Formulare brauchen nur einmal und nicht individuell von jeder einzelnen Stadt gestaltet werden.

- Auch die Wartung der Formulare ist einfacher und kann bei Bedarf zentral erfolgen (z. B. durch eine Partnerstadt oder einen externen Dienstleister).

- Eine Vereinheitlichung der Formulare vereinfacht in der Folge auch eine durchgängige elektronische Umsetzung von Verfahren im Sinne von E-Government.

Danach erfolgte eine inhaltliche und grafische Anpassung an die aktuellen E-Government-Empfehlungen und Richtlinien (z. B. Datenstruktur, Styleguide).

Interkommunales Vergabeverfahren brachte Preisvorteile
In einer zweiten Phase wurde ein gemeinsames Vergabeverfahren für den Ankauf und die Implementierung einer Formularserversoftware durchgeführt. Die technisch-organisatorische Betreuung des Vergabeverfahrens erfolgte durch PuMa – Public Management Consulting, die vergaberechtliche Begleitung wurde Rechtsanwalt Casati übergeben. Das Ergebnis des Vergabeverfahrens brachte für die teilnehmenden Pilotstädte ein überaus erfreuliches Ergebnis: Aufgrund des vergleichsweise hohen Auftragsvolumens einer gemeinsamen Ausschreibung und des möglichen Entwicklungspotenzials dieses Projekts konnten sehr gute Konditionen erzielt werden, die jede einzelne Stadt für sich nie erreicht hätte. Den Auftrag erhielt dabei die Softwarefirma ANECON mit deren Produkt AFS (Anecon Form Server).
Die angekaufte Formularserversoftware wird für alle Städte gemeinsam durch einen externen Partner betrieben.
Die Umsetzung auf Basis AFS ist bereits erfolgt – 60 ausgewählte Formulare liegen nun in Form elektronischer Formulare vor und werden bereits von den Projektstädten eingesetzt. Künftig sollen Inhalt und Layout sowohl von elektronischen als auch physischen Formularen einheitlich gestaltet sein, d. h. benötigt man Formulare in Papierform, werden ausgedruckte elektronische Formulare verwendet.

Teilnahmemöglichkeit für weitere Städte und Gemeinden
In weiterer Folge ist geplant, das Projekt um zusätzliche Formulare aus dem eigenen Wirkungsbereich der Gemeinden sowie aus dem internen Verwaltungsbereich weiter auszubauen. Auch eine engere Zusammenarbeit mit help.gv.at, dem Amtshelfer des Bundes, wird angestrebt, insbesondere was die Verlinkung der Formulare und eine Abstimmung weiterer Schritte betrifft.
Jede weitere Stadt, die sich diesem prämierten Formularprojekt anschließt, kann eine Fülle an Synergieeffekten nützen, deren Liste für sich spricht:

- geteilte Projektkosten für Betrieb, Weiterentwicklung von Formularen, Aufbau neuer Formulare;

- niedrigere Lizenzgebühren für die Formularserversoftware dank des gemeinsam durchgeführten Vergabeverfahrens;

- kein weiterer vergabetechnischer Aufwand (Vergabeverfahren);

- Zugriff auf 60 reformierte und abgestimmte Formulare mit der Möglichkeit, diese ganz einfach an gemeindespezifische Bedürfnisse anpassen zu können;

- Zugriff auf knapp 200 vordefinierte Formularbausteine, aus denen weitere, individuelle Formulare gebaut werden können;

- Möglichkeit, mit einem „Formulardesigner“ ganz einfach eigene, neue Formulare aufbauen und nützen zu können;

- Bündelung von Know-how aus mehreren Gemeinden;

- Schaffung einer einheitlichen Grundlage für die gemeinsame Entwicklung und den gemeinsamen Betrieb von E-Government-Verfahren;

- Kosteneinsparungen durch einmalige (und nicht mehrfache) Projektumsetzung für alle Kooperationspartner, sofern es sich um individuell programmierte Softwarekomponenten oder um softwareseitige Adaptierungen und Erweiterungen zur Standardsoftware handelt (z. B. Posteingangsbox, Schnittstellendefinitionen).