Österreichischer Städtebund

Seit den neunziger Jahren ist der Datenträger Papier immer mehr durch eine elektronische Archivierung zurückgedrängt worden. Diese leistet einen wichtigen Beitrag zur Optimierung der Geschäfts- bzw Verwaltungsabläufe und hilft außerdem Raumressourcen zu sparen und Kosten zu senken. Trotz einer grundsätzlich geltenden Formfreiheit sah sich der Gesetzgeber veranlasst, gewisse Vorschriften dazu zu erlassen.

 

1. Allgemeines
Eine geordnete Datenaufbewahrung ist Voraussetzung für ein geordnetes Geschäftsleben. Sie dient der Rechtssicherheit, der Beweissicherung und in vielen Fällen auch dem Schutz vor Übervorteilungen. Trotz des Prinzips der Formfreiheit hat der Gesetzgeber in zahlreichen Sonderregelungen Formvorschriften verfügt. Oftmals äußert sich diese Formgebundenheit im Gebot, Geschäftsvorgänge schriftlich aufzuzeichnen und diese Unterlagen aufzubewahren. Über diese Formvorschriften hinaus erfasst die Aufbewahrung von Aufzeichnungen die unterschiedlichsten Geschäfts- bzw Verwaltungsvorgänge, Korrespondenzen, Verträge, Urkunden etc.

2. Vorteile der elektronischen Archivierung
Seit Beginn der neunziger Jahre ist der Datenträger Papier immer mehr durch Formen der elektronischen Speicherung ersetzt worden, denn die elektronische Archivierung von Daten bringt deutliche Vorteile mit sich: Auf kleinem Raum lassen sich riesige Mengen an Information festhalten, die neuen Technologien eignen sich zur Langzeitaufbewahrung und die Suche nach Daten kann in der Regel relativ einfach erfolgen.1
Insgesamt leistet also die elektronische Archivierung einen wichtigen Beitrag zur Optimierung der Geschäfts- bzw Verwaltungsabläufe sowie zur Kostensenkung.

3. Begriff
a) Allgemeines
Als elektronische Archivierung2 wird generell die Erfassung, Ablage, Verwaltung und Bereitstellung von Informationen in einem Archivsystem bezeichnet.
Wesentliche Bestandteile dieses Archivsystems sind Erfassungskomponenten, mit denen Daten übernommen werden können3, Speichersysteme und -formate4, Speichermedien zur physikalischen Aufbewahrung5 sowie elektronische Ablagen. Diese Form der Archivierung betrifft sowohl den kommerziellen elektronischen Geschäftsverkehr – kurz E-Commerce6 genannt – als auch die öffentliche Verwaltung. Da sich die vorliegende Arbeit jedoch hauptsächlich auf die öffentliche Verwaltung7 bezieht, wird der Bereich des E-Commerce nur der Vollständigkeit halber angeführt.
Hinsichtlich der öffentlichen Verwaltung bedeutet elektronische Archivierung die zeitlich unbegrenzte, elektronische Aufbewahrung und Bereitstellung behördlicher Unterlagen. Dazu sind für die Erfassung digitaler Unterlagen, deren Übergabe an das Archiv sowie deren Löschung spezielle Verfahren zu entwickeln und anzuwenden.

b) Additive und substitutive Archivierung
Im Hinblick vor allem auf die kostensenkende Wirkung der elektronischen Archivierung ist in funktionaler Hinsicht zu unterscheiden zwischen einer

- elektronischen Archivierung bei gleichzeitiger Pflicht zur Aufbewahrung der schriftlichen Unterlagen in herkömmlicher Form (additive Archivierung) und einer

- elektronischen Archivierung unter Wegfall der Aufbewahrungspflicht betreffend die schriftlichen Geschäftsunterlagen (substitutive Archivierung).

Es ist evident, dass der mit der elektronischen Archivierung zu erzielende Rationalisierungseffekt im vollen Ausmaß nur bei der zweiten Variante, also bei der substitutiven Archivierung, zum Tragen kommt. Denn nur hier können die umfangreichen Einrichtungen, die zur Speicherung „körperlicher“ Unterlagen notwendig sind, abgebaut werden. Im Falle der additiven Archivierung ergeben sich Einsparungseffekte jedenfalls insofern, als durch die Konzentration der Informationsspeicherung bei einer zentralen Stelle Rationalisierungspotenziale nutzbar gemacht werden können. Gerade diese Zentralisierung der Datenverwaltung stößt aber bei der klassischen Aufbewahrung auf enge Grenzen, die durch das Erfordernis des raschen und unkomplizierten Zugriffs gezogen sind, der eben mit zunehmender Größe der Registraturen erschwert wird. Abgesehen davon wird die additive Archivierung in der Praxis nur mehr vereinzelt angewendet8 bzw gesetzlich vorgeschrieben9.
Die Frage, welche der erwähnten Formen der elektronischen Archivierung zur Anwendung gelangen kann, ist von zwei Voraussetzungen abhängig:

- einerseits bedarf die elektronische Archivierung grundsätzlich des Einverständnisses der Beteiligten,

- andererseits dürfen der elektronischen Archivierung keine gesetzlichen Formerfordernisse entgegenstehen.

c) Vereinbarung zwischen den Beteiligten
Wie bereits ausgeführt, ist elektronische Archivierung in der öffentlichen Verwaltung bzw im rechtsgeschäftlichen Verkehr nur dann möglich, wenn die Beziehungen von Geschäftspartnern grundsätzlich auf der Basis der elektronischen Kommunikation abgewickelt werden. Voraussetzung dafür ist eine entsprechende Vereinbarung der Vertragspartner.
Dies lässt sich mittelbar dem Wortlaut des § 3 SignaturG10 entnehmen und wird eindeutig in den EB zu § 3 leg cit ausgeführt: „Die Zulässigkeit elektronischer Kommunikation – zumindest im rechtsgeschäftlichen Verkehr – wird grundsätzlich an eine Vereinbarung zwischen den Beteiligten zu knüpfen sein.“ Darüber hinaus legt § 32 Abs 1 ZustellG11 fest, dass jeder Zustelldienst12 im Internet ein elektronisches Verfahren bereitzustellen hat, das eine Anmeldung zur elektronischen Zustellung ermöglicht. Die ersten Schritte von Bürgern und Unternehmern, die eine elektronische Zustellung wünschen, sind daher das „Aufsuchen“ und die Anmeldung beim Zustelldienst, welcher sodann für die Zustellung sämtlicher behördlicher Dokumente zuständig ist. Nur wenn eine Anmeldung erfolgt, ist eine elektronische Zustellung möglich; ansonsten kommt die bisherige Form der Zustellung zum Tragen.13 Daraus ist abzuleiten, dass jedenfalls eine Form des Einverständnisses zwischen einem Zustelldienst, der im Auftrag der Behörde handelt, sowie dem Bürger, der die ihn betreffenden Schriftstücke elektronisch zugestellt bekommen möchte, vorliegen muss.
Weiters legt § 91c Abs 2 GOG14 fest, dass die Speicherung einer Urkunde in einem Urkundenarchiv von Körperschaften öffentlichen Rechts nur mit Zustimmung ihres Ausstellers erfolgen darf, soweit gesetzlich nicht anderes bestimmt ist. Auch aus dieser Regelung, die mit 1. 1. 2007 in Kraft tritt, lässt sich das Einverständnis der Beteiligten als Voraussetzung für die elektronische Archivierung ableiten.
Liegt also eine Vereinbarung, das Rechtsgeschäft bzw behördliche Erledigungen auf elektronischer Basis abzuwickeln, nicht vor, dann sind sämtliche Anbringen in herkömmlicher Schriftform durchzuführen. Das bedeutet, dass in diesem Fall eine substitutive elektronische Archivierung der Dokumente nicht zur Anwendung kommen kann; eine additive Archivierung würde jedoch nur einen geringen Rationalisierungsertrag bewirken.

d) Gesetzliche Formerfordernisse als Hindernis für die elektronische Archivierung
aa) Das Formerfordernis der Schriftlichkeit
Auch bei einem grundsätzlichen Einverständnis der Beteiligten ergeben sich für die elektronische Archivierung weitere formale Hürden in Form gesetzlicher Formvorschriften.15
Demgemäß ist ua auf § 13 AVG16 hinzuweisen, der für Anträge, Gesuche, Beschwerden und insbesondere für Rechtsmittel bzw Anbringen, die an eine Frist gebunden sind oder durch die der Lauf einer Frist bestimmt wird, „Schriftlichkeit“ vorschreibt. Dies gilt auch für externe behördliche Erledigungen, wenn Verwaltungsvorschriften es anordnen, eine Partei es verlangt oder wenn die Zustellung dieser Erledigung erforderlich ist.17
Speziell im „Besonderen Verwaltungsrecht“ finden sich zahlreiche Vorschriften, die für Anbringen respektive Ansuchen Schriftlichkeit ausdrücklich festlegen. So ist gemäß § 21 Abs 1 TBO18 um die Erteilung einer Baubewilligung bei der zuständigen Behörde schriftlich anzusuchen; über dieses Bauansuchen ist in der Folge schriftlich zu entscheiden.19 Weiters schreibt § 23 Abs 1 TGVG20 für die Anzeige eines Rechtserwerbes Schriftlichkeit vor; darüber hat die Grundverkehrsbehörde – wenn die Genehmigungsvoraussetzungen vorliegen – mit schriftlichem Bescheid die Genehmigung zu erteilen.21
Auch in der Gewerbeordnung22 finden sich Regelungen, aus denen das Erfordernis der Schriftlichkeit hervorgeht, wie zB § 359 Abs 3, der die Zustellung des Genehmigungsbescheides festlegt. Da iSd § 18 Abs 4 AVG Schriftlichkeit für Behördenerledigungen vorgeschrieben ist, wenn diese zuzustellen sind, lässt sich daraus das Formerfordernis der Schriftlichkeit ableiten. Weiters ist auf zivilrechtliche Vorschriften, insbesondere § 886 ABGB23 hinzuweisen, wonach für Verträge per Gesetz die „Schriftlichkeit“ bestimmt werden kann.

bb) Die Beweisregel des § 294 ZPO
In Zusammenhang mit der in der Rechtsordnung vorgesehenen Schriftlichkeit von Anbringen, Verträgen und behördlichen Erledigungen kommt der Beweisregel des § 294 ZPO24 besondere Bedeutung zu. Gemäß § 47 AVG gilt diese auch für Verwaltungsanbringen, da die Beweiskraft von öffentlichen und Privaturkunden von der Behörde nach den §§ 292 bis 294 ZPO zu beurteilen ist. Dieser Bestimmung zufolge begründen Privaturkunden, „sofern sie von den Ausstellenden unterschrieben (sind), … vollen Beweis darüber, dass die in denselben enthaltenen Erklärungen von den Ausstellern herrühren“.
Mit dieser Beweisregel wird nicht die inhaltliche Richtigkeit („Beweiskraft“) außer Streit gestellt, die ja stets der freien Beweiswürdigung unterliegt, sondern es wird durch § 294 ZPO eine Echtheitsvermutung aufgestellt: soweit sie unterschrieben sind, begründen Privaturkunden „vollen Beweis“ dafür, dass die darin enthaltenen Erklärungen vom Namensträger der Unterschrift herrühren. Ist die Unterschrift echt, gilt auch der unterschriebene Text als echt.25 Die Beweisregel des § 294 führt zu einer Beweislastumkehr: der Gegner des Beweisführers kann den Beweis der Unechtheit des unterschriebenen Textes führen (Beweis des Gegenteiles).

cc) ZPO-Novelle durch das BRÄG 2006
Wie oben bereits ausgeführt, ist auch im Verwaltungsverfahren die Beweiskraft von öffentlichen und Privaturkunden gemäß §§ 292 bis 294 ZPO zu beurteilen. Diese derzeit geltenden Regelungen der ZPO umfassen jedoch nicht elektronische Signaturen und damit nicht elektronisch errichtete öffentliche Urkunden, Privaturkunden oder Rechtsgeschäfte, die zu ihrer Wirksamkeit an das Erfordernis einer öffentlichen Beurkundung bzw Beglaubigung gebunden sind.
Das Berufsrechts-ÄnderungsG für Notare, Rechtsanwälte und Ziviltechniker 2006 – BRÄG 200626, welches überwiegend mit 1. 1. 2007 in Kraft tritt, enthält nunmehr Änderungen der entsprechenden Regelungen der ZPO insofern, als auch diese elektronisch errichteten Urkunden aufgrund der neu einzuführenden Berufs- und Beurkundungssignatur, die speziellen Sicherheitsanforderungen entsprechen muss, mit umfasst sind.27 Damit soll eine vollständige Gleichstellung der elektronischen Form mit der Papierform erreicht werden.

dd) Zwischenergebnis
Festzuhalten ist also, dass immer dann, wenn ein Gesetz Schriftform verlangt, es zur Gültigkeit des Rechtsgeschäftes bzw des Anbringens der schriftlichen Abfassung der wesentlichen Inhaltspunkte und der Unterschrift bedarf28; auch bedeutet „Schriftlichkeit immer Unterschriftlichkeit“.29 Somit wäre der Einbringung rechtsverbindlicher Willenserklärungen über elektronische Medien eine enge Grenze gesetzt, die auch die elektronische Archivierung betreffen würde.
Allerdings wurden seit dem Jahr 1999 im Rahmen der EU und auch im österreichischen Recht30 wichtige Schritte zur rechtlichen Anerkennung und Absicherung des elektronischen Geschäfts- und Behördenverkehrs gesetzt, die zu einer Erweiterung der Einbringungsformen rechtsverbindlicher Erklärungsarten geführt haben.
Im Zentrum steht dabei die elektronische Signatur, die dem Sicherheitsbedarf im Geschäftsverkehr grundsätzlich entspricht, da sie alle Funktionen eigenhändiger Unterschriften im elektronischen Bereich erfüllt.31 Gleichwohl hat der Gesetzgeber in einzelnen besonders sensiblen Geschäftsfeldern eine elektronische Signatur ausgeschlossen. Im Einzelnen ergeben sie sich aus dem im Folgenden darzustellenden SignaturG.
Neben den im SignaturG geregelten Ausnahmen vom elektronischen Geschäftsverkehr finden sich in einer Vielzahl weiterer Verwaltungsmaterien Vorschriften, die die Form der Datenaufbewahrung betreffen und – allerdings nur ausnahmsweise – ein Hindernis für die elektronische Archivierung darstellen.32

4. Das SignaturG und elektronische Archivierung
a) Definition
Das österreichische SignaturG33 definiert die elektronische Signatur generell als „elektronische Daten, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder mit diesen logisch verknüpft werden und die der Authentifizierung, also der Feststellung der Identität des Signators, dienen“34. Mit anderen Worten liegt die Funktion der elektronischen Signatur darin, den/die AbsenderIn eindeutig zu identifizieren und elektronisch übermittelte Nachrichten bzw Dokumente vor unberechtigtem Zugriff, Manipulation oder Veränderung zu schützen.
Dafür ist im Gesetz ein mehrstufiges System von Signaturen und Zertifikaten vorgesehen, das von einer „einfachen“ elektronischen Signatur35 über die sichere elektronische Signatur, das einfache Zertifikat36 bis hin zum qualifizierten Zertifikat37 reicht. Je nach Aufwand werden die Signaturen und mit ihnen signierte elektronische Dokumente in ihrer Rechtserheblichkeit unterschiedlich eingestuft.38
Wie unten weiter ausgeführt wird, kommt der sicheren elektronischen Signatur39 besondere Bedeutung zu; diese wird vom Gesetz als Signatur definiert, die

- ausschließlich dem Signator zugeordnet ist,
- die Identifizierung des Signators ermöglicht,
- mit Mitteln erstellt wird, die der Signator unter seiner alleinigen Kontrolle halten kann,
- mit den Daten, auf die sie sich bezieht, so verknüpft ist, dass jede nachträgliche Veränderung der Daten festgestellt werden kann sowie
- auf einem qualifizierten Zertifikat beruht und unter Verwendung von technischen Komponenten und Verfahren, die den Sicherheitsanforderungen dieses Bundesgesetzes und der auf seiner Grundlagen ergangenen Verordnungen entsprechen, erstellt wird.

b) Elektronische Signatur als eigenhändige Unterschrift
Grundlage für die elektronische Archivierung ist nunmehr die Bestimmung des § 4 Abs 1 SignaturG, wonach eine sichere elektronische Signatur das rechtliche Erfordernis einer eigenhändigen Unterschrift erfüllt, insbesondere der Schriftlichkeit des § 886 ABGB, sofern durch das Gesetz oder Parteienvereinbarung nicht anderes bestimmt ist. Damit erst sind die Voraussetzungen geschaffen, dass unter Wahrung der obgenannten Formerfordernisse bzw jener des § 886 ABGB sowie in Ansehung der Beweisregelung gemäß § 294 ZPO eine elektronische Archivierung stattfinden kann.

c) Ausschluss der elektronischen Signatur durch das SignaturG
Allerdings sieht das derzeit in Geltung stehende SignaturG eine Reihe von Fällen vor, bei denen eine sichere elektronische Signatur nicht die Rechtswirkungen der Schriftlichkeit iSd § 886 ABGB entwickelt. Diese Fälle sind:

- Rechtsgeschäfte des Familien- und Erbrechts, die an die Schriftform oder ein strengeres Formerfordernis gebunden sind. Hier sind etwa familienrechtliche Rechtsgeschäfte einschlägig, die die vermögensrechtliche Stellung Minderjähriger betreffen.

- Andere Willenserklärungen oder Rechtsgeschäfte, die zu ihrer Wirksamkeit an die Form einer öffentlichen Beglaubigung, einer gerichtlichen oder notariellen Beurkundung oder eines Notariatsakts gebunden sind (s dazu im Folgenden Z 5.).

- Willenserklärungen, Rechtsgeschäfte oder Eingaben, die zu ihrer Eintragung ins Grundbuch, Firmenbuch oder ein anderes öffentliches Register einer öffentlichen Beglaubigung, einer gerichtlichen oder notariellen Beurkundung oder eines Notariatsakts bedürfen.

- Bürgschaftserklärungen gemäß § 1346 Abs 2 ABGB, die von Personen außerhalb ihrer gewerblichen, geschäftlichen oder beruflichen Tätigkeit abgegeben werden.40

In allen diesen Fällen ist ein elektronischer Rechts- und Geschäftsverkehr ausgeschlossen, sodass auch eine substitutive elektronische Archivierung der in den Ausnahmetatbestand des § 4 Abs 2 SignaturG fallenden Geschäftsunterlagen zur Zeit nicht möglich ist.

d) SigG-Novelle durch das BRÄG 2006
Das BRÄG 2006 enthält nicht nur Novellierungen zur Notariatsordnung oder der ZPO, sondern erweitert auch den Gültigkeitsbereich des SigG. Dies insbesondere in Bezug auf jene oben angeführten Rechtsakte, welche bislang nicht rechtswirksam elektronisch errichtet und damit auch nicht archiviert werden können.41 Die nunmehr auch im BRÄG 2006 festgeschriebene Gleichstellung der „sicheren elektronischen Signatur“ mit der eigenhändigen Unterschrift ermöglicht es, elektronische Urkunden herzustellen, die in ihren Rechtswirkungen einer auf Papier errichteten Urkunde gleichzuhalten sind.
Daher soll mit Inkrafttreten der betreffenden Änderungen des SigG am 1. 1. 2007 die elektronische Errichtung von Willenserklärungen oder Rechtsgeschäften, die zu ihrer Wirksamkeit an die Form einer öffentlichen Beglaubigung, einer gerichtlichen oder notariellen Beurkundung oder eines Notariatsakts gebunden sind, möglich werden, wenn die maßgeblichen Beurkundungsvorschriften eingehalten werden. Insofern bleibt § 4 Abs 2 SigG taxativ, soweit die Ausnahmen von der Zulässigkeit der elektronischen Form betroffen sind.
Mit anderen Worten kann auch iSd BRÄG 2006 die Schriftform elektronisch errichteter Rechtsakte gemäß dem ABGB nur dann erfüllt sein, wenn dem gesetzlich vorgeschriebenen Erfordernis der öffentlichen Form rechtswirksam entsprochen wurde, also die Beurkundung, die Beglaubigung oder der Notariatsakt rechtswirksam zustande gekommen sind. Dies ist beispielsweise immer dann nicht der Fall, wenn das errichtende Organ unzuständig oder dessen Signatur „ungültig“ war.
Ausdrücklich von der elektronischen Form ausgeschlossen bleibt die Errichtung und damit auch die substitutive Archivierung von letztwilligen Anordnungen.42

5. Elektronische Archivierung und Notariatszwang
Derzeit können zahlreiche Rechtsgeschäfte nicht auf elektronischer Ebene abgewickelt werden, weil sie der öffentlichen Form bedürfen, die in der Mitwirkung des Gerichts oder Notars besteht.
Dazu zählen die in § 1 NotariatsaktsG43 angeführten Ehepakte, Kauf-, Tausch- und Darlehensverträge zwischen Ehegatten; weiters Schenkungsverträge ohne wirkliche Übergabe sowie alle Urkunden über Rechtsgeschäfte unter Lebenden, welche von Blinden oder von Tauben, die nicht lesen, oder von Stummen, die nicht schreiben können, errichtet werden; zudem der Erbverzicht gemäß § 551 ABGB und der Erbschaftskauf gemäß § 1278 ABGB. Ebenso sind die Errichtung einer GmbH44, die Übertragung von GmbH-Anteilen45 sowie die Erklärung zur Errichtung einer Privatstiftung46 notariatsaktpflichtig.
Zudem bedürfen bestimmte Tatsachenfeststellungen (zB die Übereinstimmung einer Abschrift mit dem Original) sowie konkret verzeichnete, in Anwesenheit eines Notars abgewickelte Vorgänge einer notariellen Beurkundung. Zu letzteren zählen ua Hauptversammlungsbeschlüsse einer AG47 oder die Abänderung des Gesellschaftsvertrages einer GmbH48.
Diesen Willenserklärungen bzw Rechtsgeschäften ist gemeinsam, dass sie bei Nichtbeachtung dieser konkreten Formvorschrift ungültig sind. Für die elektronische Archivierung bedeutet dies, dass in allen diesen Fällen die schriftlichen Unterlagen auch in herkömmlicher Form aufbewahrt werden müssen, eine substitutive Archivierung daher derzeit nicht zur Anwendung kommen kann.
Dies wird nun durch das BRÄG 2006 insofern geändert, als dass eine elektronische Berufs- und Beurkundungssignatur, welche den Anforderungen der „sicheren Signatur“ iSd § 2 Z 3 SigG entspricht, im Rahmen der Berufsausübung von Notaren zur elektronischen Errichtung und Beglaubigung von Notariatsakten verwendet werden kann. Es entfalten daher sämtliche bei oben angeführten Notariatsakten von dem Notar oder vor dem Notar gesetzten elektronischen Signaturen die Rechtswirkungen der Schriftlichkeit iSd § 886 ABGB. Daraus leitet sich ab, dass diese Rechtsakte sodann auch substitutiv in den – ebenfalls im BRÄG 2006 geregelten – elektronischen Urkundenarchiven archiviert werden können.

6. Elektronische Archivierung von Urkunden
a) Begriff der Urkunde
Vom Erfordernis der Schriftlichkeit von Rechtsgeschäften gemäß § 886 ABGB, die durch elektronische Signaturen substituiert werden kann, zu unterscheiden ist die Beweiskraft von Urkunden. Die Beweisregeln der Zivilprozessordnung stellen im Gegensatz zu den Regeln der einfachen Schriftform nicht nur auf die Unterschrift ab, sondern werden von den Gerichten nach den Regeln des Augenscheins behandelt. Dies entspricht dem Urkundenbegriff der ZPO, der die schriftliche Verkörperung von Gedanken auf einem festen Trägermaterial umfasst. Elektronische Dokumente, mögen sie auch signiert sein, zählen bisher nicht dazu. Gemäß § 47 AVG gilt dies nicht nur für private, sondern auch für öffentliche Urkunden.

b) Gleichstellung der elektronischen Form mit der Papierform
Mit den im BRÄG 2006 vorgesehenen Änderungen soll nun auch im gerichtlichen Verfahren eine vollständige Gleichstellung der elektronischen Form mit der Papierform erreicht werden. Dies resultiert aus der Zulassung der elektronischen Form für die Errichtung öffentlicher Urkunden. Gemäß § 292 ZPO werden rechtswirksam elektronisch errichtete öffentliche Urkunden den in der vorgeschriebenen Form auf Papier errichteten Urkunden in Bezug auf ihre Beweiskraft gleichgestellt.49

c) Konsequenzen für die elektronische Archivierung
Konkret bedeutet dies, dass die in Österreich sicher elektronisch signierten bzw rechtsgültig errichteten Dokumente den Anforderungen der Schriftform gemäß § 886 ABGB sowie den Anforderungen, die insbesondere zivilprozessual an Urkunden gestellt werden, entsprechen. Daraus ergibt sich, dass die Urkunden, auch wenn sie in herkömmlicher Form errichtet wurden, nicht mehr in ihrer körperlichen Form aufbewahrt werden müssen, sondern der substitutiven Archivierung zugeführt werden können, da in den elektronischen Urkundenarchiven auch die Speicherung von eingescannten Dokumenten möglich ist.

7. Weitere gesetzliche Aufbewahrungsvorschriften
a) Allgemeines
Von den oben genannten Vorschriften sind jene Bestimmungen zu unterscheiden, die eine elektronische Kommunikation zwar nicht verhindern, aber eine bestimmte Form bzw Dauer der Datenaufbewahrung vorschreiben, die bei der elektronischen Archivierung zu beachten sind. Dazu zählen Materiengesetze, wie zB das

- BankwesenG – BWG, BGBl 1993/532 idF BGBl I 2006/104,
- VersicherungsvertragsG 1958 – VersVG, BGBl 1959/2 idF BGBl I 2006/95,
- Handelsgesetzbuch – HGB, dRGBl 1897/ 219 idF BGBl I 2006/103,
- Bundes-Abgabenordnung – BAO, BGBl 1961/194 idF BGBl I 2006/100,
- GrundbuchsG 1955 – GBG 1955, BGBl 1955/39 idF BGBl I 2003/112,
- WertpapieraufsichtsG – WAG, BGBl 1996/753 idF BGBl I 2006/48,
- DatenschutzG 2000 – DSG 2000, BGBl I 1999/165 idF BGBl I 2005/13.50

b) Aufbewahrungsvorschriften des BankwesenG
Wesentliche Bedeutung für die Form der Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen im Zuge der Abwicklung von Bankgeschäften kommt § 40 BankwesenG zu, der besondere Sorgfaltspflichten zur Bekämpfung von Geldwäscherei und Terrorismusfinanzierung regelt und der in dieser Form mit 15. 6. 2003 in Kraft getreten ist. Demgemäß ist unter anderem die Identität eines Kunden, mit dem eine dauernde Geschäftsbeziehung angeknüpft wird, durch persönliche Vorlage seines amtlichen Lichtbildausweises festzustellen. Gemäß Abs 3 leg cit trifft die Kredit- und Finanzinstitute eine Aufbewahrungspflicht für alle Unterlagen, die der Identifizierung eines Kunden dienen, sowie der die einzelnen Transaktionen betreffenden Belege und Aufzeichnungen. Die Dauer der Aufbewahrung beträgt mindestens fünf Jahre nach Beendigung der Geschäftsbeziehung mit diesem Kunden.

c) Aufbewahrungsvorschriften des VersicherungsvertragsG 1958
Gemäß § 3 Abs 1 des VersicherungsvertragsG 1958 ist der Versicherer verpflichtet, dem Versicherungsnehmer einen Versicherungsschein auszuhändigen. Im Besonderen kann der Versicherungsnehmer jederzeit Abschriften der Erklärungen fordern, die er mit Bezug auf den Versicherungsvertrag abgegeben hat. Dies setzt voraus, dass das Original der Polizze aufbewahrt wird.
§ 11a VersVG enthält weiters eine die Aufbewahrung negativ begrenzende Bestimmung insofern, als Gesundheitsdaten dem besonderen Geheimnisschutz des § 108a VersicherungsaufsichtsG51 unterliegen und grundsätzlich nicht weitergegeben52 werden dürfen. Diese Daten sind umgehend zu löschen, sobald sie nicht mehr für einen rechtlich zulässigen Zweck aufbewahrt werden.

d) Aufbewahrungsvorschriften nach dem Handelsgesetzbuch
Soweit das Handelsgesetzbuch auf einzelne Geschäftsfälle, die elektronisch archiviert werden sollen, anzuwenden ist, ist grundsätzlich auf die Buchführungspflicht gemäß § 189 HGB zu verweisen. Zu den einschlägigen Handelsbüchern zählen ua das Grundbuch53, das Hauptbuch54, Nebenbücher und eventuelle Hilfsbücher.55 ISd § 189 Abs 3 leg cit kann der Kaufmann zur ordnungsmäßigen Buchführung und zur Aufbewahrung seiner Handelsbriefe Datenträger benützen.
Hinsichtlich der Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen etc besteht auch eine Aufbewahrungspflicht, die sich über sieben Jahre erstreckt. Die Aufbewahrung muss „geordnet“ erfolgen. Die Unterlagen sind grundsätzlich im Original aufzubewahren; dies gilt nicht für abgesendete Handelsbriefe56 und im Fall der Aufbewahrung von Handelsbüchern, Handelsbriefen, Buchungsbelegen und Inventuraufzeichnungen durch Speicherung auf Datenträgern.

e) Aufbewahrungsvorschriften nach der Bundes-Abgabenordnung
Die Aufbewahrungsvorschriften des Handelsgesetzbuchs korrespondieren im Wesentlichen mit den Aufbewahrungsvorschriften der Bundes-Abgabenordnung. Hier stellt § 124 BAO fest: „Wer nach Handelsrecht oder anderen gesetzlichen Vorschriften zur Führung und Aufbewahrung von Büchern oder Aufzeichnungen verpflichtet ist, hat diese Verpflichtungen auch im Interesse der Abgabenerhebung zu erfüllen.“ Gemäß § 132 Abs 1 leg cit sind diese Unterlagen grundsätzlich sieben Jahre aufzubewahren.
Wesentlich erscheint die Bestimmung gemäß § 132 Abs 2 BAO57, wonach die Aufbewahrung auf Datenträgern geschehen kann, „wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist“. Soweit solche Unterlagen nur auf Datenträgern vorliegen, weil sie im elektronischen Rechtsverkehr generiert wurden, entfällt gemäß letzter Satz dieser Bestimmung das Erfordernis der urschriftgetreuen Wiedergabe. Buchführungspflichtige, die zur Führung oder Aufbewahrung der Bücher und Schriften Datenträger verwenden, müssen, wenn bei der Einsichtnahme dauerhafte Wiedergaben erforderlich sind, diese in Druckdateien oder Exportfiles als unformatierten Text zur Verfügung stellen.58
Durch das AbgabenänderungsG 199859 wurde weiters verfügt, dass bei Aufbewahrungen in Form von Datenträgern der zur Einsichtgewährung Verpflichtete auf seine Kosten die Unterlagen „lesbar zu machen hat und, soweit erforderlich, ohne Hilfsmittel lesbare, dauerhafte Wiedergaben beibringen“ muss (§ 132 Abs 3 BAO). Anstelle der Aufbewahrungspflicht normiert der Abgabengesetzgeber also lediglich eine Reproduktionsverpflichtung.

f) Aufbewahrung gemäß GrundbuchsG 1955
Hinsichtlich der Urkunden, aufgrund derer eine Eintragung im Grundbuch erfolgen soll, schreibt § 87 GBG 1955 vor, dass sie im Original beizulegen sind. Insofern dürfen Dokumente, die einem Grundbuchsansuchen beizulegen sind, nicht ausschließlich auf Datenträgern gespeichert werden. Eine substitutive elektronische Archivierung kommt daher derzeit nicht zur Anwendung. Diese Aufbewahrungsform wird künftig durch die Errichtung elektronischer Urkundenarchive60 möglich. Eine entsprechende Gesetzesänderung ist durch das BRÄG 2006 erfolgt, welches – wie bereits oben erwähnt – überwiegend mit 1. 1. 2007 in Kraft tritt.

g) Aufbewahrungsvorschriften gemäß WertpapieraufsichtsG
Auch im Zusammenhang mit der Erbringung von gewerblichen Dienstleistungen, die mit Wertpapieren oder der sonstigen Veranlagung des Vermögens von Kunden in Zusammenhang stehen, bestehen Aufbewahrungsvorschriften für alle natürlichen und juristischen Personen oder auch Personengesellschaften des Handelsrechts.61
Die Aufzeichnungen sind mindestens sechs Jahre aufzubewahren. Zur Aufzeichnung sowie zur Aufbewahrung können auch Datenträger verwendet werden, wenn die inhaltsgleiche, vollständige und geordnete Wiedergabe bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist gewährleistet ist.62

h) Datensicherungsmaßnahmen nach dem DatenschutzG 2000
Auch das DatenschutzG 200063 ist hinsichtlich der elektronischen Archivierung beachtenswert. Sein Gegenstand ist das „Verarbeiten von Daten“, wozu im Besonderen auch das Speichern, also die Aufnahme der Daten auf dem Datenträger, zählt64. Besondere Bedeutung kommt Datensicherheitsmaßnahmen gemäß § 14 DSG 2000 zu. Der Zweck dieser Maßnahmen liegt nicht bloß in der ordnungsgemäßen Datenverwendung, sondern auch in der Sicherung der Daten vor Verlust oder Zerstörung.65
Um diese Ziele zu erreichen, schreibt § 14 Abs 2 leg cit eine Vielzahl organisatorischer Maßnahmen vor, die auf folgenden Prinzipien beruhen:

- Kompetenzklarheitsprinzip: die Aufgabenverteilung bei der Datenverwendung zwischen den Organisationseinheiten und zwischen den Mitarbeitern ist ausdrücklich festzulegen;

- Auftragsprinzip: die Verwendung von Daten ist an das Vorliegen gültiger Aufträge der anordnungsbefugten Organisationseinheiten und Mitarbeiter zu binden;

- Belehrungspflichtprinzip: jeder Mitarbeiter ist über seine datenschutzrechtlichen Pflichten zu belehren;

- Zutrittsbeschränkungsprinzip: die Zutrittsberechtigung zu den Räumlichkeiten des Auftraggebers oder Dienstleisters sind zu regeln (etwa durch einen entsprechenden Wachdienst, die Einführung eines Zugangssystems oder bauliche Maßnahmen etc);

- Zugriffsbeschränkungsprinzip: die Zugriffsbeschränkung kann durch personelle (zB Einsatz bestimmter Mitarbeiter), organisatorische (Führung einer automationsunterstützten „User-Verwaltung“) und technische (zB Zugriffscodes) Maßnahmen gewährleistet werden;

- Betriebsbeschränkungsprinzip: die Berechtigungsbeschränkung erfolgt durch Zuordnung bestimmter Geräte, Computerprogramme oder gesamter Rechensysteme zu bestimmten Menschen. Infrage kommen personelle, organisatorische und technische Maßnahmen, die jenen der Zugriffsbeschränkung ähnlich sind.

8. Zusammenfassung
Abschließend bleibt zur elektronischen Archivierung festzuhalten, dass die bestehenden gesetzlichen Aufbewahrungsvorschriften grundsätzlich durch Speicherung der relevanten Informationen auf Datenträgern erfüllt werden können. Ausnahmen für substitutive Archivierung bestehen derzeit nach grundbuchsrechtlichen Vorschriften. Da durch das BRÄG 2006 eine Gleichstellung der Rechtswirkungen der „sicheren elektronischen Signatur“ mit den Rechtswirkungen einer eigenhändigen Unterschrift erreicht wird, kommt die Rechtslage – insbesondere nach Inkrafttreten des BRÄG 2006 – der (substitutiven) elektronischen Archivierung weitgehend entgegen.
Inwieweit die genannten datenschutzrechtlichen Prinzipien durch technisch-organisatorische Maßnahmen erfüllt werden, lässt sich aus juristischer Sicht nicht beurteilen. Feststeht jedenfalls, dass der elektronischen Archivierung auch aus datenschutzrechtlicher Sicht keine Hindernisse entgegenstehen, weil die vorgeschriebenen Datensicherungsmaßnahmen eingehalten werden können.

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Fußnoten:
1 S Meyer, Der Schweizer Treuhänder 2001, H 6–7, 587 f.
2 OV, Elektronische Archivierung, in Eichhorn et al (Hrsg), Verwaltungslexikon3, 302 f.
3 ZB Scanner.
4 ZB XML (Extensible Markup Language). Dies ist eine Beschreibungssprache, die zur Speicherung strukturierter Daten in eine Textdatei eingesetzt werden soll und seit 1996 als Nachfolgesprache von HTML (Hypertext Markup Language, die im World Wide Web die multimediale Darstellung von Texteinträgen, Grafiken etc ermöglicht) entwickelt wird. Da XML flexibler ist als HTML und eine bessere Standardisierung bietet, soll sie diese künftig ersetzen; vgl von Lucke, XML, in Eichhorn et al (Hrsg), Verwaltungslexikon3, 1228; ders, World Wide Web, in Eichhorn et al (Hrsg), Verwaltungslexikon3, 1227.
5 ZB Magnetplatten oder CD-ROM.
6 Unter E-Commerce werden generell geschäftliche Prozesse, die zwischen Anbieter und Nachfrager als Marktteilnehmer auf elektronischem Weg abgewickelt werden, verstanden. Rechtsgrundlagen bilden die E-Commerce-Richtlinie, RL 00/31/EG, ABl 2000 L 178/1 sowie das E-Commerce-G, BGBl I 2001/152. Zu den unterschiedlichen Erscheinungsformen des E-Commerce s Damjanovic, Aspekte, in Holoubek/Potacs (Hrsg), Wirtschaftsrecht, 1132 f.
7 Mit Ausnahme jener Verwaltungsbereiche, in denen die elektronische Aktenführung bereits umgesetzt wird.
8 ZB im Bereich des Grund- und Firmenbuchs. Künftig soll es aber durch die Errichtung elektronischer Urkundenarchive möglich werden, die in diesem Bereich derzeit im Original vorzulegenden Beilagen elektronisch an das Gericht zu übermitteln. Damit würde auch eine substitutive Archivierung zulässig.
9 So sieht das BRÄG 2006 in § 67 Abs 1 und § 70 NO vor, dass Erbverträge und letztwillige Verfügungen nicht elektronisch errichtet werden dürfen (vgl EB zu RV 1169 Blg XXII. GP, 5 f). Daher entfällt auch die Archivierungsvoraussetzung des Einverständnisses der Beteiligten; somit sind derartige Urkunden jedenfalls in herkömmlicher Form bzw additiv aufzubewahren.
10 SignaturG – SigG, BGBl I 1999/190 idF BGBl I 2005/164.
11 ZustellG – ZustG, BGBl 1982/200 idF BGBl I 2004/10.
12 Mit dem elektronischen Zustelldienst kann jede geeignete öffentliche oder private Institution betraut werden, die die Voraussetzungen der §§ 28 bis 30 ZustG idgF erfüllt wie zB die Post; s § 2 Z 9 ZustG. Jedoch kann die Behörde nach wie vor selbst für die Zustellung ihrer Schriftstücke Sorge tragen, wenn sie sich dafür entscheidet.
13 Vgl EB zu RV 252 Blg XXII. GP, 17.
14 Vgl Art VII BGBl I 2005/164.
15 Dabei ist anzumerken, dass die folgenden Ausführungen lediglich als beispielhafte Übersicht über die in der österreichischen Rechtsordnung festgeschriebenen bezüglichen Regelungen anzusehen sind.
16 Allgemeines VerwaltungsverfahrensG – AVG, BGBl 1991/51 idF BGBl I 2004/10.
17 S § 18 Abs 4 AVG.
18 Tiroler Bauordnung 2001 – TBO 2001, LGBl 2001/94 idF LGBl 2005/60.
19 Vgl § 26 TBO 2001.
20 Tiroler GrundverkehrsG 1996 – TGVG, LGBl 1996/61 idF LGBl 2005/85.
21 S § 25 TGVG.
22 Gewerbeordnung 1994 – GewO 1994, BGBl 1994/194 idF BGBl I 2006/84.
23 JGS 1811/946 idF BGBl I 2006/92.
24 Zivilprozessordnung – ZPO, RGBl 1895/113 idF BGBl I 2006/7.
25 Siehe dazu Rechberger, § 294, in Rechberger (Hrsg) Kommentar, 946.
26 BGBl I 2005/164.
27 EB zu RV 1169 XXII. GP, 14.
28 Koziol/Welser, Bd 112, 167.
29 Vgl Vonkilch, VR 2001, 25.
30 Speziell durch das Berufsrechts-ÄnderungsG für Notare, Rechtsanwälte und Ziviltechniker 2006 – BRÄG 2006, Fundstelle s FN 26.
31 Menzel, Signaturen, 4.
32 S dazu Z 4.c).
33 Fundstelle s FN 10. Konkretisiert wird das SigG durch die SignaturV – SigV, BGBl II 2000/30, die am 3. 2. 2000 in Kraft getreten ist.
34 § 2 Z 1 SigG. S dazu auch Philapitsch, Signatur, in Holoubek/Kassai/Wiebe (Hrsg), Informationswirtschaft, 177 ff.
35 Vgl § 2 Z 1 SigG. Die „einfache“ elektronische Signatur entspricht im Wesentlichen der gesetzlichen Definition der Signatur, jedoch nicht den strengen Maßstäben, die an die sichere elektronische Signatur gestellt werden. Trotzdem darf die einfache elektronische Signatur nicht gegenüber der sicheren elektronischen Signatur diskriminiert werden, dh ihre rechtliche Wirksamkeit darf nicht allein deshalb ausgeschlossen werden, weil sie ua nicht auf einem qualifizierten Zertifikat beruht oder weil sie nicht unter Verwendung von technischen Komponenten und Verfahren iSd § 18 SigG erstellt wurde; s § 3 Abs 2 SigG.
36 Darunter wird eine elektronische Bescheinigung verstanden, mit der Signaturprüfdaten einer bestimmten Person zugeordnet werden und deren Identität bestätigt wird; vgl § 2 Z 8 SigG.
37 Dies ist ein Zertifikat, das die taxativ aufgezählten Angaben des § 5 leg cit enthält und von einem den Anforderungen des § 7 leg cit entsprechenden Zertifizierungsdiensteanbieter ausgestellt wird; vgl § 2 Z 9 SigG.
38 S Menzel, Signaturen, 79 ff.
39 Vgl § 2 Z 3 SigG.
40 Dadurch soll einer Verbürgung durch „Mausklick“ die Grundlage entzogen werden. S dazu Brenn, ecolex 1999, 243 ff.
41 Der Grund dafür lag darin, dass die Einhaltung der öffentlichen Form nicht nur der Sicherstellung der Echtheit einer Erklärung – somit also der zuverlässigen Feststellung der Identität des Erklärenden durch das Beurkundungsorgan –, sondern auch einem Übereilungsschutz bzw der fachkundigen Beratung der Betroffenen dient.
42 Vgl § 4 Abs 2 Z 1 SigG in EB zu RV 1169 XXII. GP, 18.
43 NotariatsaktsG, RGBl 1871/76 idF BGBl I 2001/ 98.
44 § 4 Abs 3 GmbH-G, RGBl 1906/58 idF BGBl I 2006/103.
45 § 76 Abs 2 GmbH-G.
46 § 39 PrivatstiftungsG – PSG, BGBl 1993/694 idF BGBl I 2005/120.
47 § 111 AktienG 1965 – AktG, BGBl 1965/98 idF BGBl I 2006/103.
48 § 49 GmbH-G.
49 Vgl EB zu RV 1169 XXII. GP, 31.
50 Da die österreichische Rechtsordnung eine Vielzahl derartiger Regelungen enthält, sind in dieser Übersicht einige Materiengesetze lediglich als Beispiele angeführt.
51 VersicherungsaufsichtsG – VAG, BGBl 1978/569 idF BGBl I 2006/104.
52 Ausgenommen der Versicherungsnehmer hat ausdrücklich zugestimmt oder die Weitergabe bzw Verwertung liegt im öffentlichen oder in einem berechtigten privaten Interesse; vgl § 108a Abs 1 Z 1 VAG.
53 Auch Journal genannt, welches Geschäftsvorfälle in chronologischer Ordnung beinhaltet.
54 Darin finden sich die Geschäftsvorfälle in systematischer Ordnung.
55 Torggler H./Torggler U., Vor § 189, in Straube (Hrsg), HGB, Bd 22, 19 ff.
56 Vgl § 189 Abs 2 Satz 1 HGB.
57 S auch § 131 Abs 2 und 3 BAO.
58 Torggler H./Torggler U., § 212, in Straube (Hrsg), HGB, Bd 22, 365.
59 AbgÄG 1998, BGBl I 1999/28.
60 In diese Archive sollen hauptsächlich Urkunden eingestellt werden, die für den elektronischen Urkundenverkehr mit Gerichten bestimmt sind, wobei auch eingescannte, ursprünglich auf Papier errichtete Urkunden gespeichert werden können.
61 S § 11 WAG, insbesondere § 11 Abs 2.
62 S § 17 Abs 1 Z 3 WAG.
63 Fundstelle s Z 7.a).
64 Vgl § 4 Z 9 DSG 2000.
65 Drobesch/Grosinger, Datenschutzgesetz, 165 ff.