Österreichischer Städtebund

Die Zahlen sprechen für sich: Kaufte die Bundesbeschaffungsgesellschaft (BBG) anfangs ausschließlich für Bundesdienststellen ein, so entfallen nach vier Jahren Tätigkeit schon 20% der Einkäufe auf die Drittkunden der BBG: Immer öfter greifen Länder, Städte, Gemeinden und ausgegliederte Betriebe auf die Verträge der staatlichen Einkaufsgesellschaft zurück. Im Jahr 2005 wanderten Waren und Dienstleistungen im Wert von 130 Millionen Euro in Amtsstuben, Schulen oder Pflegeheime.

Im Moment haben schon 420 österreichische Städte und Gemeinden eine Grundsatzvereinbarung mit der BBG abgeschlossen. In Vorarlberg greift überhaupt schon jede zweite Gemeinde auf die Angebote der BBG zurück, dahinter folgt schon Tirol. In den westlichsten Bundesländern wird damit honoriert, dass die in Wien ansässige Bundesbeschaffung eine ausgewogene Verteilung der Lieferanten über ganz Österreich erreicht hat.
Die meisten Gemeinden an Bord befinden sich in Niederösterreich. Hier hat die BBG schon in eigenen Informationsveranstaltungen die Vorzüge eines Einkaufs über die Beschaffungsagentur aufgezeigt. Nun melden sich immer mehr Kommunen, die sich über das Portfolio der BBG informieren wollen.

Highlights IT und Briefpost
Der Löwenanteil der Abrufe erfolgt in den Bereichen Hard- und Software. In diesen Bereichen ist es der BBG gelungen, durch die Bündelung und Standardisierung einzigartige Preise zu erzielen. „Die meisten Anfragen bekommen wir im Moment aber wegen des neuen Postvertrages“, berichtet Eveline Pfneiszl, Key-Account-Managerin für Städte und Gemeinden in der BBG.
Die BBG hat Anfang 2006 einen neuen Vertrag mit der Österreichischen Post AG abgeschlossen. Neben dem Bund können nun auch Städte, Gemeinden und Gemeindeverbände die Leistungen in Anspruch nehmen. Die Abrechnung erfolgt über die Business Post.Karte ohne Barzahlung, am Monatsende gibt es eine übersichtliche Sammelrechnung. Sonderkonditionen auf alle Formate, vom Fliegengewicht bis zum RSb-Brief, führen bei einer durchschnittlichen Gemeinde zu Einsparungen von mehreren Hundert Euro an Portokosten.

Pauschale für 100 Verträge
Kein Wunder, dass nun immer mehr Städte und Gemeinden eine Grundsatzvereinbarung mit der BBG abschließen wollen. Bezahlen sie doch nur eine pauschalierte Jahresgebühr zwischen 150 und 500 Euro und können neben den Dauerbrennern Hardware, Software und Postvertrag auch aus rund 100 anderen BBG-Verträgen auswählen.
Mit der einwohnerabhängigen Jahrespauschale ist man den Städten und Gemeinden ein großes Stück entgegengekommen. Früher waren ein fixes Benutzungsentgelt für den Zugang zu Kundenweb und e-Shop und ein abrufabhängiges Serviceentgelt zu bezahlen. Seit Anfang 2006 kann man nach Herzenslust einkaufen, es bleibt trotzdem beim fixen Jahresbetrag.
Inkludiert in die Pauschale ist auch der Zugang zum Kundenweb und zum e-Shop der BBG für zwei User. Im Kundenweb finden sich die Vertragsdatenblätter aller BBG-Kontrakte, um aus den bestehenden Verträgen abrufen zu können. Daneben hat die BBG aber im letzten Jahr einen europaweit einzigartigen Web-Shop aufgebaut.

e-Shop: Einkauf per Mausklick
Anfang Jänner ging der e-Shop in Betrieb, in dem von Bleistiften bis zu Büromöbeln alles per Internet bestellt werden kann. Der e-Shop der BBG deckt nicht nur einzelne Produktgruppen ab wie beispielsweise Bürobedarf, sondern enthält bald alle Bestellkataloge mit den unterschiedlichsten Waren und Dienstleistungen, von der Schultafel bis zur Laborausstattung.
Nach den ersten sechs Monaten im Vollbetrieb zeigt sich die BBG überaus zufrieden: Über 5.000 User haben sich bislang für den Shop registriert, pro Tag sind durchschnittlich 400 online. „Seit Jahresbeginn wurden Abrufe im Wert von 14 Millionen Euro über den e-Shop abgewickelt“, freut sich Mag. Andreas Nemec, Geschäftsführer der BBG.

Weniger Aufwand
„Professioneller Einkauf heißt nicht nur, beste Preise zu erzielen, sondern auch, die Prozesse zu vereinfachen“, erklärt BBG-Geschäftsführer Andreas Nemec. Der e-Shop leitet eine Anforderung automatisch an den Zuständigen weiter, der noch eine Genehmigung erteilen muss, und übermittelt die Bestellung anschließend an die Lieferanten. Damit macht die BBG den Einkauf wesentlich schneller und effektiver als bisher.
Die BBG benötigte ein extrem flexibles System, denn die Abläufe bei einer Bestellung erfolgen in jedem Ministerium, in den Ländern, Städten und Gemeinden ganz unterschiedlich.
Die Zeitersparnis für die Anwender ist beträchtlich. Eine Studie ermittelte, dass eine Bestellung im e-Shop nicht einmal ein Drittel der Zeit erfordert, die der konventionelle Einkauf benötigt. Die eingesparte Zeit steht für Wichtigeres zur Verfügung: Bürgerservice, Förderung lernschwacher Schüler, Patientenbetreuung.

Ausgegliederte Betriebe
Auf das rasant steigende Interesse an den Diensten der BBG ist auch der Städtebund aufmerksam geworden: Im Zuge der Verhandlungen über die nächste Stufe der Verwaltungsreform forderte er im Herbst, dass auch ausgegliederte Betriebe der Städte und Gemeinden die Dienste der BBG nutzen können sollten. Ein Wunsch, dem der Finanzminister nachkam und eine Novellierung des BBG-Gesetzes veranlasste. Mit der Ende Juni in Kraft getretenen Gesetzesänderung kann nun die gesamte öffentliche Verwaltung ihren Bedarf an Waren und Dienstleistungen über die Bundesbeschaffungsgesellschaft decken.
„Die Möglichkeit, dass die Bundesbeschaffungsgesellschaft nunmehr im Namen und auf Rechnung der ausgegliederten Einrichtungen einkaufen kann, wird zu Einsparungen bei diesen Institutionen führen“, ist Städtebund-Generalsekretär Pramböck überzeugt. Der Österreichische Städtebund erhofft sich neben einer „Senkung der Beschaffungskosten“ auch eine „Rationalisierung bei den Vergabeverfahren“.

Fokus KMU
Dem Städtebund ist daneben aber auch eine Stärkung der regionalen Wirtschaft ein Anliegen – diesem Umstand versucht die BBG Rechnung zu tragen. „Mit einem Einkaufsvolumen von 660 Millionen Euro im Jahr wickeln wir lediglich 0,25 Promille der Einkäufe in Österreich ab. Aber überall dort, wo es wirtschaftlich Sinn macht, versuchen wir, die kleinräumige lokale Wirtschaft einzubeziehen“, erklärt Geschäftsführer Andreas Nemec. Losteilungen, das Zulassen von Bietergemeinschaften und Subauftragnehmern und KMU-freundliche Eignungskriterien gehören inzwischen zum Standardrepertoire der Einkaufsgesellschaft.
So ist es in den vergangenen Jahren gelungen, den Anteil der kleinen und mittleren Unternehmen unter den Vertragspartnern der BBG auf 73% zu schrauben. Damit liegt man vermutlich sogar über den Werten, die es vor der BBG in diesen Beschaffungsbereichen gegeben hat.

Städtebund-Linktipp:
www.bbg.gv.at

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