Österreichischer Städtebund

Wir befinden uns mitten in der neuerlichen Frist zur Abgabe der Kommunalsteuerjahreserklärungen für das Jahr 2006. Nachdem das Erklärungsjahr 2005 als das erste, für welches die Kommunalsteuererklärungen via FinanzOnline abgegeben werden mussten, in die Verwaltungsgeschichte einging, ist es nun an der Zeit, Resümee zu ziehen und Probleme, welche bei der erstmaligen „elektronischen“ Erklärungsphase aufgetreten sind, zu beleuchten.

 

Grundsätzliches
Im Artikel XIV des Abgabenänderungsgesetzes 2004 – AbgÄG 2004 BGBl. I Nr. 180/2004 wurde das Kommunalsteuergesetz 1993 – KommStG 1993 im § 11 Abs. 4 dahingehend geändert, dass die Übermittlung der Steuererklärung elektronisch im Wege von FinanzOnline zu erfolgen hat, sofern dem Unternehmen die elektronische Übermittlung mangels technischer Voraussetzungen nicht zumutbar ist. Der Bundesminister für Finanzen wird ermächtigt, den Inhalt und das Verfahren der elektronischen Übermittlung mit Verordnung festzulegen. Das tat er dann auch mit der Verordnung des Bundesministers für Finanzen über die elektronische Übermittlung von Kommunalsteuererklärungen BGBl. II Nr. 257/ 2005. Darin wird auch über die Zumutbarkeitskriterien der Abgabe der Kommunalsteuererklärung auf elektronischem Wege im § 2 entschieden wie folgt:
„Dem Steuerpflichtigen ist die elektronische Übermittlung der Steuererklärung unzumutbar, wenn er nicht über die dazu erforderlichen technischen Voraussetzungen verfügt Der Steuerpflichtige muss daher die Steuererklärung, die er selbst einreicht, nur dann elektronisch übermitteln, wenn er über einen Internetanschluss verfügt und er wegen Überschreitens der Umsatzgrenze zur Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen verpflichtet ist. Reicht ein inländischer berufsmäßiger Parteienvertreter die Erklärung ein, so besteht die Verpflichtung zur elektronischen Übermittlung nur dann, wenn der Parteienvertreter über einen Internetanschluss verfügt und wegen Überschreitens der Umsatzgrenze zur Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen verpflichtet ist.“
Das heißt: Unternehmen oder ihre gewerbsmäßigen steuerlichen Vertretungen, welche über keinen Internetanschluss verfügen und einen Vorjahresumsatz von 100.000 Euro nicht erreicht haben, sind nicht verpflichtet, die Kommunalsteuererklärung über FinanzOnline abzugeben. Diese Unternehmen sind nach wie vor berechtigt, ihre Kommunalsteuererklärung in Papierform in ihrer Betriebsstättengemeinde einzubringen – aber Achtung! Es muss dabei der dafür vorgesehene amtliche Vordruck – KommSt 1 oder KommSt 2 – verwendet werden und die hebeberechtigte Gemeinde ist verpflichtet, die Kommunalsteuerbemessungsgrundlage in das FinanzOnline-System einzuspielen!

Warum und wozu?
Durch die Einführung der „Gemeinsamen Prüfung aller lohnabhängigen Abgaben“ im Jahr 2003 und somit der Durchführung der Kommunalsteuerprüfungen durch Organe der Bundesfinanz oder der Sozialversicherungsträger ergab sich die Notwendigkeit der Zurverfügungstellung von Kommunalsteuerbemessungsgrundlagen für zu prüfende Kalenderjahre. Dies gestaltete sich in vielen Kommunen mühsam, mussten doch die Daten meist händisch in FinanzOnline „hineingeklopft“ werden. Gelangten die Kommunen durch die GPLA auch zu kostenlosen Prüfungsergebnissen der Kommunalsteuer, so hatte sich der Bearbeitungsaufwand pro abgegebener Kommunalsteuerjahreserklärung doch erheblich erhöht. Kommunalsteuer Online tritt dem nun entgegen und führt so zu Vorteilen für Kommunen, aber auch für die neuen Prüfungsorgane der Kommunalsteuer. Durch das Einbringen der Kommunalsteuererklärungen im Wege von FinanzOnline entstehen den Städten keine Kosten, im Gegenteil, es kommt zu einem weitgehenden Entfall der Ausgaben für die Aussendung der Erklärungsformulare. Die Kommunen ersparen sich zum Großteil die Eingaben der Kommunalsteuerbemessungsgrundlagen in FinanzOnline (nur mehr für in Papierform abgegebene Erklärungen erforderlich), die gesamte Kommunalsteuerbemessungsgrundlage für alle Betriebsstättengemeinden ist ersichtlich, durch den Zugriff auf die Dienstgeberbeitragsdaten der Bundesfinanz wird eine Plausibilitätsprüfung der abgegebenen Kommunalsteuererklärungen ermöglicht und schlussendlich ist durch die Übermittlung der Daten im .xml-Format eine interne automationsgestützte Weiterverarbeitung möglich.
Gleichzeitig stehen die Kommunalsteuerbemessungsgrundlagen den GPLA-Prüforganen der Finanzämter und Krankenversicherungen sofort zur Verfügung.

Die Benutzerverwaltung
Steuerdaten sind, wie wir alle wissen, eine heikle Materie. Der Zugang zu diesen Daten soll daher auch nur einem explizit dafür berechtigten Personenkreis vorbehalten bleiben. Die Berechtigungen in FinanzOnline gliedern sich daher in eine Vielzahl von Möglichkeiten, die der sogenannte „Supervisor“ für die jeweiligen Benutzer gesondert freischalten muss. Wer dieser Supervisor ist, bestimmt meistens der Bürgermeister, der in der Regel persönlich für seine Gemeinde die Anmeldung bei FinanzOnline vornehmen musste und dafür die Teilnehmeridentifikation seiner Gemeinde erhielt und auch eine Benutzerkennung mit Supervisor-Funktion. So manches Problem entstand in der Vergangenheit, weil die zuständigen Beschäftigten der Kommune nicht mit den für ihre Arbeit notwendigen Berechtigungen ausgestattet war. Fehlt dem Benutzenden nämlich für eine Funktion die Berechtigung, wird diese erst gar nicht am Computer angezeigt!
Wie muss die Benutzungsverwaltung vom Supervisor für eine/einen Gemeindemitarbeiterin bzw. -mitarbeiter freigeschaltet werden, der die Kommunalsteuererklärungen abfragen und bearbeiten soll?
Die Freischaltung erfolgt durch Aktivierung der entsprechenden Kontrollkästchen in der Verwaltung der Benutzungsdaten. Folgende Kästchen müssen aktiviert sein:

- In der Gruppe „Abfragen“:
Kommunalsteuerprüfung, Kommunalsteuergrundlagen, Dienstgeberbeitrag.

- In der Gruppe „Übermittlungen“, Spalte „Einbringen“:
Kommunalsteuerbemessungsgrundlage.

- In der Gruppe „Databox“, Spalte „Abfragen“:
Behördlich zugestellte Prüfungsergebnisse und Kommunalsteuergrundlagen,
persönlich angeforderte Prüfungsergebnisse, Kommunalsteuergrundlagen und
Dienstgeberbeitrag.

- Für Bedienstete, welche die Kommunalsteuererklärung für die eigene Gemeinde abgeben können sollen, sind an Kontrollkästchen weiters zu aktivieren:
In der Gruppe „Erklärungen“, Spalte „Erfassen“ und „Erklärungen“, Spalte „Einbringen“:
Kommunalsteuerbemessungsgrundlage und Kommunalsteuer.

- In der Gruppe „Übermittlungen“, Spalte „Einbringen“:
Kommunalsteuererklärung.

- In der Gruppe „Admin“, Spalte „Abfragen“:
Postausgangsbuch und eingebrachte Anbringen eigene.

Die Abfrage
Die von den Unternehmen übermittelten Kommunalsteuererklärungen werden den Kommunen im System FinanzOnline in die Databox gestellt, in welcher sie gelesen oder abgerufen werden können. Der Inhalt der Databox kann dabei aus ungelesenen, aber auch aus bereits gelesenen Inhalten bestehen. Wichtig! Die bereits gelesenen Inhalte werden nach einem Monat in der Databox gelöscht! Ein Grund mehr, nur verarbeitenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eine Zugangsberechtigung zu erteilen, damit Inhalte nicht irrtümlich „ausgelesen“ werden können.
Ein Unternehmen hat zwei Möglichkeiten, seine Kommunalsteuererklärung FinanzOnline zu übermitteln. Entweder es gibt die Daten (Gemeindenummer, PLZ, Gemeindename, Bemessungsgrundlage und Steuer) händisch am Computer online ein oder es bedient sich eines EDV-Programms, welches die Übermittlung aus seinen Datenbeständen, z. B. aus der Lohnverrechnung, vornimmt. Für die Anzeige in der Databox der Kommune spielt das jedoch keine Rolle. Es wird der Status (gelesen/ungelesen), „Kommunalsteuergrundlagen 2006“, der Name des Übermittlenden (Unternehmen, Steuerberatung, gew. Buchhalter, Hausverwaltung) und das Übermittlungsdatum angezeigt.
Die abrufende Gemeinde hat nun die Möglichkeit, die Kommunalsteuergrundlagen durch Anklicken in einer leicht lese- und druckbaren HTML-Form zu öffnen oder die Daten komprimiert in einer sogenannten ZIP-Datei abzurufen. Beide Varianten können natürlich in der Folge am Rechner der Kommune gespeichert werden, wobei die entpackte ZIP-Datei die Struktur einer .xlm-Datei aufweist und so einer weiteren automatisierten Verarbeitung zugeführt werden kann.
Viele Mitgliederstädte erhalten natürlich auch die Steuererklärungen der Großfirmen, wie z. B. der Post AG. Da in diesen Erklärungen viele Datensätze enthalten sind, kann es unter Umständen auch länger dauern, bis der Computer es schafft, die Dateien vollständig zu öffnen. Sollten Sie Ihre Gemeinde nicht auf Anhieb finden, geben Sie Ihrem PC vielleicht noch ein bisschen Zeit. Die Reihenfolge der angegebenen Gemeinden richtet sich nach der Eingabereihenfolge des Erklärungslegenden und muss weder eine alphabetische noch sonstige Sortierung aufweisen. Nützen Sie gegebenenfalls die Suchfunktion Ihres Programms und suchen Sie nach Ihrer Gemeindekennzahl. Die Rechenanlagen des Bundes leiten jede Kommunalsteuererklärung vollständig so weiter, wie sie eingebracht wurde.

Falsche Gemeinde – was nun?
Sie haben eine Kommunalsteuererklärung in ihrer Databox, welche offensichtlich nicht für Ihre Gemeinde bestimmt war. Dafür gibt es nur eine einzige Erklärung, nämlich der Übermittler hat irrtümlich eine falsche Gemeindenummer (Gemeindekennzahl) eingegeben! Die Gemeindenummer ist im System FinanzOnline das ausschlaggebende Kriterium, wohin die übermittelte Steuererklärung weitergeleitet wird. FinanzOnline macht keinen Abgleich, ob die Gemeindenummer mit dem eingegebenen Gemeindenamen übereinstimmt. Ist nun ein solcher Irrtum passiert, ist es ganz wichtig, den Übermittelnden (Unternehmen, Steuerberatung, Buchhaltung, Hausverwalter) auf dessen fehlerhafte Eingabe aufmerksam zu machen und dieser hat die Erklärung nun richtig neu einzubringen! Erstens hat die Gemeinde, für welche die Kommunalsteuererklärung gedacht war, keine erhalten und zweitens ist, mal abgesehen von einem einmaligen Tippfehler bei Online-Übermittlung, davon auszugehen, dass der Übermittelnde eine falsche Gemeindenummer vorgemerkt hat und der Fehler unter Umständen nochmals passieren könnte. Name und Adresse des Übermittelnden gehen aus der eingelangten Kommunalsteuererklärung hervor. Wie Sie den Übermittler verständigen, ob durch Kurzbrief, E-Mail oder Telefonanruf, wird im Einzelfall zu entscheiden sein. Machen Sie nur bitte eines nicht: leiten Sie die betreffende Kommunalsteuererklärung nicht an die Gemeinde weiter, von der Sie annehmen, dass sie die Richtige ist, denn so erlangt der Übermittler keine Kenntnis von seinem Fehler und bei Verlust ist die Einbringung einer Steuererklärung bei der falschen Kommune ist mit einer Nichteinbringung gleichzusetzen.

Eine Steuernummer – eine Kommunalsteuererklärung
Im System FinanzOnline gilt: Jede neu für den gleichen Zeitraum abgegebene Kommunalsteuererklärung überschreibt eine zu einem früheren Datum eingebrachte komplett! Es ist nicht möglich, Teilerklärungen abzugeben! Wird eine weitere Erklärung über das gleiche Kalenderjahr übermittelt, wird sie als Berichtigung eingestuft! Hat das Unternehmen (oder seine Vertretung) für seine Steuernummer bereits einmal eine Steuererklärung eingebracht, steht ihm in seiner Eingabemaske auch nicht mehr der Button „Erklärung senden“ zur Verfügung, sondern erscheint die Beschriftung „Berichtigung senden“, was aber offenbar nicht immer beachtet wird. Vom Städtebund wurde beim Bundesministerium für Finanzen bereits angeregt, im Kopf der Eingabemaske beim Versuch, eine neue Kommunalsteuererklärung für das gleiche Kalenderjahr zu senden, einen gut sichtbaren Warnhinweis einzubauen, um wiederholte oder Übermittlung von Teilerklärungen zu verhindern.

Nach dem 31. März
Die gesetzliche Frist zur Abgabe der Kommunalsteuerjahreserklärung ist abgelaufen und es sind für gewisse Betriebe keine Steuererklärungen in der Databox der Gemeinde eingegangen. Beim Abgabepflichtigen wird daraufhin die Abgabe einer Erklärung eingemahnt und dieser rechtfertigt sich mit der Angabe fristgerecht, bereits vor einiger Zeit, via FinanzOnline eine Kommunalsteuererklärung eingebracht zu haben. Prinzipiell können sie davon ausgehen, dass keine ordnungsgemäße Übermittlung seitens des Unternehmers oder seines steuerlichen Vertreters stattgefunden hat, wenn die Gemeinde keine Kommunalsteuerbemessungsgrundlagen in ihre Databox gestellt bekam. Aber – in den besten Verwaltungen können Fehler vorkommen, und vielleicht kam es zu einer unbeabsichtigten Löschung oder zu einer irrtümlichen Nicht-Gebührstellung und der gelesene Erklärungsdatensatz wurde nach Ablauf eines Monats aus der Databox gelöscht. Wenn eine Kommunalsteuererklärung für das vergangene Kalenderjahr eingebracht wurde, so sind die Kommunalsteuergrundlagen seitens der Kommune in FinanzOnline abrufbar. Dies geschieht über das Menü „Abfragen – Kommunalsteuergrundlagen“. Auf der nun angezeigten Maske muss Finanzamt- und Steuernummer des betreffenden Unternehmens sowie das Jahr, für welches die Abfrage durchgeführt werden soll, eingegeben werden. Darüber hinaus gibt es noch Möglichkeiten, die Suchabfrage einzuschränken auf eine bestimmte Erklärungsform – KommSt 1 oder KommSt 2; ebenfalls gewählt werden kann die sofortige Ausgabe am Bildschirm oder eine neuerliche Übermittlung in die Databox. Entschieden werden kann weiters die Ansicht nur der eigenen Gemeinde oder die aller Betriebsstättengemeinden. Die daraufhin erscheinende Anzeige der Kommunalsteuerbemessungsgrundlagen ist die gleiche wie in der Kommunalsteuererklärung und enthält den Übermittler sowie Datum und Uhrzeit der Übermittlung. Scheinen jetzt hier Kommunalsteuerbemessungsgrundlagen auf, die rechtzeitig übermittelt, jedoch von der Gemeinde nicht gebucht wurden, so liegt ein Fehler in der Verwaltung vor. Scheinen keine Daten auf, so können Sie sicher sein, dass auch keine Kommunalsteuergrundlagen ordnungsgemäß übermittelt worden sind. Was nun, wenn der/die Abgabepflichtige darauf beharrt, eine gültige Steuererklärung abgegeben zu haben – welche Unterlagen hat ihm die Kommune im Rahmen des Parteiengehörs abzufordern? Nun, der Übermittler hat die Möglichkeit, über das Menü „Admin – Eingebrachte Anbringen“ sich die von ihm übermittelten Kommunalsteuergrundlagen anzeigen zu lassen. Hier sind wieder Datum und Zeit sowie sämtliche betroffenen Betriebsstättengemeinden ersichtlich. Das gilt unabhängig, ob online oder über Datenstrom übermittelt wurde. Scheint hier keine Kommunalsteuerbemessungsgrundlage für das strittige Kalenderjahr auf, so wurde auch keine Erklärung erfolgreich übermittelt – es kann sein, dass der Unternehmer eine Fehlermeldung auf seiner Databox übersehen hat. Kann eine Kommunalsteuerbemessungsgrundlage aufgerufen werden, so ist sie dahingehend zu kontrollieren, ob die Gemeindenummern richtig sind oder ob vielleicht eine Betriebsstättengemeinde nicht angeführt ist. Alle diese Auswertungen können natürlich vom Übermittelnden ausgedruckt und der Kommune vorgelegt werden. Außer den genannten Unterlagen sind keine weiteren Belege aussagekräftig. Übermittlungsprotokolle der anwenderspezifischen Software sind überhaupt nicht in der Lage, eine ordnungsgemäße Übermittlung zu dokumentieren, da es der Gemeinde nicht möglich ist, die richtige Programmierung und Einstellung dieser Programme zu prüfen, und Übermittlungsprotokolle aus FinanzOnline (steht auch FinanzOnline drauf!) können nur belegen, ob eine Übermittlung angenommen wurde oder nicht, sprechen jedoch über den Inhalt der Übermittlung nicht ab.

Die Abfrage des Dienstgeberbeitrags
Die Kommunen haben die Möglichkeit, für Unternehmen unter bestimmten Voraussetzungen die bei der Bundesfinanz gebuchten Dienstgeberbeiträge einzusehen und damit die abgegebene Kommunalsteuererklärung einer Plausibilitätsprüfung zu unterziehen bzw. bei Nichtentrichtung der Kommunalsteuer im laufenden Jahr bei Vorliegen von Dienstgeberbeitragsbuchungen Mahnungs-, Einhebungs- oder Bemessungshandlungen einzuleiten. Zu beachten dabei ist, dass der Dienstgeberbeitrag für abgeschlossene Kalenderjahre nur dann abgefragt werden kann, wenn für das betreffende Jahr auch eine Kommunalsteuererklärung über FinanzOnline eingebracht wurde und für das laufende Jahr nur bei Vorliegen von Kommunalsteuergrundlagen für das Vorjahr!