Österreichischer Städtebund

Mit „amtsweg.gv.at“ hat der Österreichische Städtebund 2006 den Aufbau eines elektronischen Formularservices für Österreichs Städte und Gemeinden initiiert, der mittlerweile bereits 100 Formulare für den kommunalen Bereich anbietet. Die Übernahme von gemeindespezifischen Formularen aus HELP.gv.at, die Integration des Services in den Portalverbund, ein einziges Antragspostfach für jene Gemeinden, die HELP- und Amtsweg-Formulare nutzen, die Möglichkeit einer standardisierten und automatisierten Datenübernahme in kommunale Fachanwendungen und eine Verbesserung der Software für die Formulargestaltung bieten nun noch mehr Komfort. Das Bundesland Kärnten bietet seinen Gemeinden mittlerweile eine länderspezifische Formularsammlung über amtsweg.gv.at an.

 

Im November 2008 hat HELP.gv.at sein Formularangebot auf ein kommunales Basispaket mit 24 Formularen – überwiegend aus dem übertragenen Wirkungsbereich des Bundes – reduziert. Alle weiteren Formulare aus dem Gemeindebereich wurden eingestellt und werden von HELP.gv.at nicht mehr angeboten. Auf Wunsch des Österreichischen Städtebundes wurden diese Online-Formulare in den von der IT-Kommunal GmbH betriebenen kommunalen E-Formular-Service „amtsweg.gv.at“ (www.amtsweg.gv.at) übernommen und den HELP-Partnergemeinden weiterhin kostenlos zur Verfügung gestellt. Seit der Übernahme der Formulare haben sich bis Juli 2009 bereits 230 HELP-Partnergemeinden zur kostenlosen Nutzung dieser 17 Formulare angemeldet. Die Formulare werden nach Vorgabe der Gemeinde im jeweiligen Corporate Design (Stadtfarben, Wappen/Logo) eingerichtet, außerdem wird jeder Gemeinde ein Antragspostfach zur Verfügung gestellt.

HELP-Formularabholung durch amtsweg.gv.at und Portalverbund
amtsweg.gv.at-Kunden sowie alle jene Städte und Gemeinden, welche die von amtsweg.gv.at übernommenen kommunalen HELP-Formulare und das nach wie vor von HELP.gv.at angebotene Formular-Basispaket nutzen, können Anträge aus allen diesen Formularsammlungen über das amtsweg-APF (Antragspostfach) abholen. Dies bedeutet nicht nur eine wesentliche Komfortsteigerung, sondern erleichtert auch die Übernahme von Formulardaten in Backoffice-Anwendungen der Kommune. Eine Gemeinde benötigt somit nur noch ein zentrales Postfach!
Darüber hinaus ist das amtsweg-Antragspostfach auch über den Portalverbund zugänglich, sodass die Gemeinden dadurch direkt über ihr Stammportal auf das amtsweg-Antragspostfach zugreifen können und eine gesonderte Benutzerregistrierung sowie ein gesondertes Login nicht mehr notwendig sind.

Schnittstelle zur Datenübernahme
amtsweg.gv.at stellt außerdem eine normierte Schnittstelle zur Verfügung, mit welcher Formulardaten in gemeindeinterne Fachanwendungen beziehungsweise in ein elektronisches Aktenmanagementsystem (ELAK) automatisiert übernommen werden können. Diese Schnittstelle wurde im XML-E-Format konform der sogenannten „E-Government-Kommunikationsarchitektur“ umgesetzt.

Neues Formular „Allgemeines Anbringen“
Aufgrund des aktuellen Bedarfs hat IT-Kommunal als Betreiber von amtsweg.gv.at die kostenlose Sammlung der 17 kommunalen HELP-Formulare um ein neues, für Behörden überaus wichtiges Formular erweitert: Das „Allgemeine Anbringen“ steht ab sofort als weiteres E-Formular kostenlos zur Verfügung. Es entspricht den Anforderungen des § 13 AVG, welcher für Anbringen an die Behörde jede technische Form, die die Behörde empfangen kann, vorsieht. Anbringen sind laut AVG somit auch per E-Mail möglich, diese Übermittlungsform birgt jedoch sowohl für Bürger/Absender als auch für die Behörde/Empfänger Unsicherheiten in sich (unverschlüsselte Kommunikation, Authentizität des Absenders ist nicht eindeutig feststellbar etc.). Daher empfiehlt unter anderem auch das Bundeskanzleramt Behörden den Einsatz eines Webformulars für allgemeine Anfragen, Anliegen oder Anbringen, die keine gesetzlich zwingende Eingabeform erfordern.

Landesformularsammlung in Kärnten
Das Gemeindeinformatikzentrum Kärnten (GIZ-K) stellt sämtlichen Kärntner Gemeinden E-Formulare über eine zentrale amtsweg-Formularsammlung zur Verfügung. Diese können die Formulare im Rahmen eines neu konzipierten „Regionenmodells“ nützen, das den vollen Funktionsumfang von amtsweg.gv.at bietet mit der einzigen Einschränkung, dass sich alle Gemeinden eine einzige Formularsammlung teilen müssen und somit nicht selbstständig Änderungen oder Erweiterungen bei Formularen vornehmen können. Die Formulare selbst werden trotzdem im Corporate Design der Gemeinde erstellt, außerdem erhält jede Gemeinde ihr eigenes Antragspostfach. Inhaltliche Änderungen sind individuell nicht möglich, allerdings haben teilnehmende Gemeinden die Möglichkeit, sich im Rahmen einer vom GIZ-K koordinierten Arbeitsgruppe bei der Erstellung oder Adaptierung von Formularen einzubringen. Derzeit nutzen bereits mehr als 80 Kärntner Gemeinden (rund 60%) die Kärnten-spezifischen amtsweg-Formulare. Ein ähnlicher Service ist auch für die Steiermark geplant, zur Zeit läuft diesbezüglich gerade eine Erhebung des Österreichischen Städtebundes.

Softwareverbesserungen ermöglichen noch intelligentere Formulare
Im dritten Quartal 2009 erfolgt ein Update der zum Einsatz kommenden Software „AFS“ von aforms2web. Die Durchführung von Minor- und Major-Updates ist Bestandteil des „All-in-Servicevertrages“ – amtsweg-Kunden steht somit regelmäßig verbesserte und erweiterte Software für eine Formularerstellung zur Verfügung. Die neue Version „AFS 2.1“ enthält u. a. eine Vielzahl von sogenannten „Extendern“, individuelle Programmerweiterungen, mit denen Formulare „intelligenter“ und spezifischen Anforderungen entsprechend gestaltet werden können.
Die interkommunal abgestimmte Standardformularsammlung von amtsweg.gv.at kann online auf
www.amtsweg.gv.at/formulare durchgesehen werden – es werden hier Testformulare zum Durchklicken und Ausfüllen ohne Folgen bereitgestellt.
Bei Interesse zu einem Beitritt zu amtsweg.gv.at oder für nähere Auskünfte rund um das Projekt steht Ihnen gerne zur Verfügung:

Julia Reifensteiner
Projektleitung amtsweg.gv.at
E-Mail: julia.reifensteiner@it-kommunal.at
Tel.: +43(0)676/84 84 24 241 bzw. +43(0)1/890 09 19