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Archiv-Software

Umfrage beendet am 12. 12. 2019

 

 

 

Ingesamt Antwortende: 28

Setzt Ihre Stadt/Gemeinde bereits Archiv-Software ein?
No 10 35.7%
Yes 18 64.3%

wenn ja - welche Software in welchem Bereich?
  • E-Mailarchivierung
  • derzeit Projekt DIMAG (Archiv-Software der Kooperation Bayern, Baden-Würthemberg etc) Wien als "Österreich - Kooperationspartner" eingestiegen, Beteiligung einiger Bundesländer
  • DIMAG Sind gerade dabei das Produkt einzusetzen ist ein Kooperationsprojekt wo andere Kommunen einsteigen können
  • Aktuell verwenden wir keine Archivsoftware, weil wir unser historisches Archiv an das Landesarchiv übergeben haben. Das Verwaltungsarchiv wird von 2 Pensionisten geführt, die mehr oder weniger mit Excel arbeiten. Erst wenn sich das ändert und wir einen Archivar, der das auf einer professionelleren Basis verwaltet, werden wir auch auf eine Archivsoftware umstellen.
  • AUGIAS im Bereich Akten, Codizes, Urkunden (klass. Archivbereich) MBox im Bereich ergänzende Sammlungen (vor allem Fotografien)
  • Mail Archiv
  • Easy Documents und Easy Archiv in allen Abteilungen
  • IMDAS - Erfassung musealer Gegenstände
  • Elektronischem Akt
  • PSC DSM
  • Im Zwettler Stadtarchiv wird AUGIAS-Express verwendet
  • Saperion ELM, Mailarchivierung
  • Easy Archiv, Dokumente und Rechnungen
  • archivis pro - Bestandserschließung
  • E-Mail Archivierung für "Micro Focus GroupWise" mit "Micro Focus Retain" Für Dokumenten-Workflow und Archivierung zusammen mit k5-Programmen ist ab 2020 der Einsatz von "Easy Documents und Easy Archive" vorgesehen.
  • Software Retain, Email Verkehr
  • arcivis pro und m-box im Stadtarchiv, Kulturamt und Stadtmuseum Opentext Archivserver im gesamten Haus Graz zum Archivieren von Rechnungen, Verträgen und Akten
  • Augias im Gemeindearchiv
  • Eine OAIS-konformes Digitales Archivsystem wird noch nicht eingesetzt. Wir evaluieren DIMAG mit den dazugehörigen IngestTool und AccessTool. Auch eine Eigenentwicklung mit Archivis Pro und den Kunden wie Land Steiermark steht im Raum. Zwischenarchivlösung ist Archivis Pro bzw. in den Fachabteilungen OpenText bzw. OTS-ELAK
  • M-Box und tirol.kommunalarchive.at

wenn ja, bitte um ein paar erklärende Worte zur Anwendung
  • Das Produkt MailStore ermöglicht eine revisionssichere Archivierung aller E-Mails im Sinne der GoBD unter Wahrung der DSGVO-Konformität. Das Produkt ist im Exchange Server integriert, jeder Outlook User kann seine eigenen (und sonst keine) archivierten E-Mails abfragen, aufrufen, wiederherstellen und suchen! Siehe https://www.mailstore.com/de/ Für Archivierung im Sinne einer Dokumentenarchivierung haben wir nichts!
  • erfüllt den Standard - Kriterienkatalog der Archivare
  • https://www.landesarchiv-bw.de/sixcms/media.php/120/59114/Keitel_DIMAG_Kooperationen.pdf
  • In Vorarlberg wird von vielen Städten und Gemeinden das Programm "Augias" eingesetzt. Dieses wird im zentralen Portalverbund aller Vorarlberger Gemeinden betrieben. Wenn wir umstellen, werden wir sicherlich auch in diese Richtung gehen.
  • Geplant ist die Mitarbeit bei einer Archivplattform für ganz Vorarlberg, deshalb auch die Entscheidung für AUGIAS, das auch vom Vorarlberger Landesarchiv verwendet wird
  • Lösung zur Verkleinerung von Mail-Boxen
  • Easy bietet seit vielen Jahren eine Schnittstelle zu k5-Finanzmanagent (von der Gemdat OÖ)
  • Archivsystem im Zusammenhang mit dem elektronischem Akt
  • wir haben die Gemeindesoftwar zur Firma PSC vor 3 Jahren gewechselt/migriert und dabei zeitverzögert ein Dokumentenmanagement erworben. Leider aus Personalressourcenprobleme noch nicht in Betrieb, wir hatten mehrere Testanläufe und wollen es bis Ende Jänner laufen haben. Es gibt aber mehrere Gemeinden, die dieses System einsetzen.
  • 1) Mails älter als 6 M werden automatisch in das Archiv verschoben, es verbleiben einige kB im Postfach 2) "händische" ad-hoc Archivierung durch Outlook Plug-In
  • ...Archivierung nicht wirklich. Wir setzen Easy Dokumentenmanagement ein, das zwar eine Archivierung hat, jedoch nicht wirklich einer Archivierung entspricht.
  • Wir haben MF GroupWise schon viele Jahre im Einsatz, somit auch MF Retain. Das System läuft bei uns auf einem virtuellen Linux Server und kann auch mit MS Exchange betrieben werden. Mit Easy-Software haben wir noch keine Erfahrungen.
  • Das Programm Retain als Archivierungssoftware für den gesamten Email Verkehr der Stadtgemeinde Traun!
  • Die Anwendung steht ín Vorarlberg landesweit zur Verfügung. Es ist im deutschsprachigen Raum ein verbreitetes Programm für die Verwaltung von Archiven. Die Ablage von "Daten" als Archivalien erfolgt derzeit noch im ELAK. Ein elektronisches Langzeitarchiv haben wir hier noch nicht.
  • Siehe Erläuterung unter: https://tirol.kommunalarchive.at/ Tirol hat erst seit 2018 ein Archivgesetz. Unter diesem Gesichtspunkt wurde das Portal TiGa - Tiroler Gemeindearchive ins Leben gerufen. Wir starten im Frühjahr 2020 mit dem Besuch der Ausbildung zum Gemeindearchivar und werden dann mit tirol.kommunalarchive.at starten. Die bisherigen Daten von M-Box werden dann ebenfalls in dieses System einfließen

Haben Sie Bedarf für eine Archiv-Software?
No 17 60.7%
Yes 11 39.3%

Planen Sie in absehbarer Zeit Archiv-Software einzusetzen?
No 14 56%
Yes 11 44%

Allgemeine Anmerkungen zum Fragebogen
  • Wir sind schon lange auf der Suche nach einem umfassenden und praktikablen Softwaresystem, um beispielsweise Zeitungsartikel zu archivieren oder auch Fotos hochzuladen, um diese in einem Bereich der Homepage der Öffentlichkeit zugänglich zu machen. Weiters gibt es viele Filme eines ehemaligen Stadtchronisten, die so zugänglich gemacht werden könnten.
  • Ein Fragebogen sollte folgende Bereiche abdecken: - Compliance und Revisionssicherheit (Abbildung von Prozessen - Technische Realisierung der DSGVO Anforderungen (Recht auf Löschung / Need to Know / zeitliche Fristen) - Contentsearch und Meta Daten Verwaltung - Universal Repository - Schnittstellen inkl. Validierung der Daten
  • Bitte um Rückmeldung der Erhebung und eventuelle Entscheidung von Liezen! DANKE
  • Zu Punkt 7 und 8 ist anzufügen, das zukünftig geplant ist, die Software EASY Documents von der Firma Gemdat OÖ. zur revisionssicheren Archivierung einzusetzen!
  • Es war unklar was gemeint ist!? OAIS-konformes Digitales Archivsystem für das Archivieren aller digitalen Dokumente nach konvertierung in Archivwürdige Formate oder eine Zwischenarchivlösung.
OEGZ

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